Una delle maggiori sfide che molte aziende devono affrontare quando si cerca di rimanere conformi a determinate normative governative sta implementando correttamente il software di tracciamento del tempo. Con una miriade di opzioni, tra cui sia a bassa tecnologia che ad alta tecnologia, può essere una sfida determinare il software giusto, i giusti metodi e le migliori pratiche da attuare a livello aziendale.
Ecco alcune best practice sulle schede attività che includono alcune delle pratiche più basilari e importanti per trovare il software di tracciamento del tempo giusto per la tua organizzazione.
$config[code] not foundImplementare il monitoraggio del tempo dall'alto, dal basso
Nulla può demoralizzare i dipendenti più che sentirsi dire che esiste un doppio standard, soprattutto quando si tratta di tracciare il proprio tempo. Quando il capo non solo promuove il monitoraggio del tempo, ma lo usa, questo aiuta a sottolineare ai dipendenti l'importanza del monitoraggio del tempo per tutti i soggetti coinvolti.
Esistono molti modi creativi per rendere responsabile l'intera organizzazione. L'agenzia pubblicitaria Colle + McVoy ha implementato non solo un sistema di scheda attività, ma una soluzione software che consente di aprire un frigorifero per birreria aziendale ogni venerdì, a condizione che tutte le schede attività dei dipendenti vengano presentate in tempo.
Secondo Adweek:
"Colle + McVoy ha costruito una macchina meravigliosa denominata TapServer - un" sistema di distribuzione multi-birreria "che utilizza RFID e software personalizzato per verificare se hai smesso di essere un idiota pigro, hai finito i tuoi timesheet e hai guadagnato la tua pinta gratis “.
Specialmente con qualcosa come potenzialmente impopolare come il monitoraggio del tempo, sapere che il capo lo giudica abbastanza da farlo da sé e applicare le stesse regole a livello aziendale può essere una potente motivazione per tutti gli altri a fare la propria parte.
Offrire la formazione necessaria
La comunicazione è tutto. Assicurare che tutti comprendano ciò che è implicato nell'accurata registrazione del tempo può cambiare il modo in cui i dipendenti rispondono alle nuove politiche della scheda attività a passi da gigante. Nonostante le buone intenzioni di un dipendente, se non capiscono ciò che è coinvolto, può portare a errori e informazioni mancanti su timesheet.
Ciò è particolarmente importante per le aziende che lavorano con agenzie governative, che hanno tipi di impiegati orari o di stipendio o qualsiasi altra organizzazione che ha requisiti di tracciamento temporale rigorosi. Una corretta formazione può spesso significare la differenza tra rimanere conformi e perdere un contratto di valore del tutto.
Automatizza l'intero processo
DCAA News è un'organizzazione che fornisce informazioni per gli appaltatori che cercano di diventare contratti governativi conformi a DCAA e sicuri. Poiché il mantenimento della conformità a DCAA richiede un monitoraggio accurato del tempo, vale la pena di notare una delle raccomandazioni che DCAA News:
"… Salta qualsiasi forma di contabilità manuale; rendi la vita facile con un sistema software automatizzato conforme a DCAA. Questi pacchetti software possono informare quali dati devono essere tracciati, possono automatizzare le approvazioni, consentire ai dipendenti di entrare o uscire da qualsiasi luogo, creare fatture, abilitare i download in QuickBooks, tracciare i tempi di attesa, creare report ad hoc estremamente dettagliati, fornire password protezione e così via. Questi pacchetti software possono consentire ai manager di gestire attività più tangibili e allo stesso tempo di visualizzare dati della scheda attività precisi ".
L'automatizzazione dei processi aziendali non solo ti manterrà conforme al governo, ma contribuirà anche a proteggere in modo massivo i tuoi dati aziendali. Secondo uno studio dell'IBM, "il 95 percento di tutti gli incidenti di sicurezza comporta errori umani". Sì, lo è incredibilmente alto.
L'automazione dei processi non solo attenuerà il rischio dei dati, ma contribuirà anche a mantenerti conforme e, a patto che tu stia addestrando adeguatamente il personale a seguire questi nuovi sistemi, la tua organizzazione sarà in grado di sfruttare al meglio il tuo sistema di timesheet.
Sposta ai dipendenti orari
Sebbene i dipendenti stipendiati possano sembrare validi in teoria, nella pratica l'accordo raramente funziona per il datore di lavoro o il dipendente. È fin troppo facile per un dipendente sfruttare lo stipendio non orientato ai risultati, mentre molti datori di lavoro cercano di ottenere più del valore del proprio denaro dal dipendente. Il risultato è spesso una lotta al tiro alla fune in cui la produttività è l'ultima vittima.
April Dykman, scrivendo per Get Rich Slowly descrive alcune di queste sfide:
"In un altro lavoro, mi è stato detto che essere stipendiati significava che" se chiudiamo l'ufficio presto, verrai comunque pagato ". Ma abbiamo chiuso l'ufficio forse due o tre pomeriggi l'anno, e ce n'erano molti, molti eventi che richiedono 8+ ore al giorno. Una volta ho messo una giornata di 22 ore per un evento particolarmente importante. "
Una soluzione di gran lunga migliore è spostare tutti i dipendenti in retribuzioni orarie, in cui ogni parte comprende chiaramente ciò che si aspetta e c'è molto meno spazio per sfruttare l'altro.
Registra il tuo tempo ogni giorno
Uno dei più grandi errori che molti fanno è registrare i fogli di lavoro alla fine della settimana. Molti di noi difficilmente ricordano cosa abbiamo mangiato ieri a colazione, figuriamoci ricordare e ricreare interi giorni di lavoro dopo il fatto. Per conservare buoni record e best practice, assicurarsi che tutti gli utenti dell'azienda registrino la propria scheda attività almeno una volta al giorno.
Al contrario, per facilitare questo, assicurati che il processo di registrazione di una scheda attività non sia così complicato da farlo diventare un compito importante. La registrazione di una scheda attività dovrebbe richiedere non più di qualche minuto ogni giorno.
Sebbene certamente non esaustive, queste best practice relative alla scheda attività sono tra le più importanti e, purtroppo, trascurate.
Se la tua organizzazione può implementarle mentre il sistema delle schede attività è in fase di implementazione e può continuare a comunicare in modo chiaro ed efficace con i dipendenti, la tua azienda funzionerà al meglio.
Foto di cronometro tramite Shutterstock
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