Scegliere un sistema di comunicazione aziendale per la tua azienda non è un compito da poco.
Che tu sia un soloperante che lavora da casa o un'attività in crescita con un ufficio e uno staff a tutti gli effetti, il tuo sistema di comunicazione aziendale è ciò che ti dà accesso ai tuoi clienti, fornitori e chiunque altro abbia bisogno di contattare.
Ecco un elenco di suggerimenti per la scelta di un sistema di comunicazione aziendale che aiuterà la tua azienda a prosperare.
$config[code] not foundComprendere l'importanza critica delle comunicazioni
Scegliere un sistema di comunicazione aziendale non è qualcosa da prendere alla leggera. Quindi non limitarti a scegliere un fornitore perché ha un nome riconoscibile o è stata la prima azienda che hai trovato. Fai qualche ricerca per assicurarti di ottenere il miglior valore e le funzionalità di cui la tua azienda ha bisogno.
Essere in grado di comunicare da qualsiasi luogo
Pochi piccoli imprenditori oggi si limitano a fare affari da un'unica posizione. E con un sistema di comunicazione cloud, offerto da alcuni provider VoIP come Nextiva, puoi accedere al tuo sistema di comunicazione aziendale da una varietà di dispositivi. Non devi restare nel tuo ufficio.
Trova un fornitore con un buon supporto
L'assistenza clienti è uno dei fattori più importanti che devi considerare quando scegli un fornitore di servizi di comunicazione. Quindi parla con altri proprietari di attività commerciali, leggi le recensioni e fai qualche ricerca online per scoprire quali fornitori hanno il miglior supporto per i loro sistemi.
Concentrati su come vuoi che il supporto sia consegnato
Più nello specifico, dovresti scoprire esattamente in che modo i fornitori che stai considerando offrono supporto e assicurati che siano in linea con le tue preferenze. Yaniv Masjedi, vice presidente marketing di Nextiva, ha dichiarato in un'intervista telefonica con Small Business Trends: "Alcune persone preferiscono ricevere assistenza telefonica e alcune persone preferiscono comunicare con te tramite Twitter, Facebook, live chat o e-mail. Quindi, se preferisci comunicare con un'azienda in un modo particolare, esaminala e chiedi alle persone della compagnia ", ha affermato.
Chiedi dove sono basati i servizi di assistenza
Per coloro che preferiscono ricevere l'assistenza clienti telefonicamente, Masjedi afferma che la posizione degli agenti è spesso un fattore importante. Se desideri assicurarti che i rappresentanti del supporto clienti abbiano sede negli Stati Uniti o in una particolare area geografica, chiedi specificamente che durante la tua ricerca.
Chiama il loro servizio clienti
Uno dei modi migliori per ottenere tutte queste informazioni è solo per chiamare direttamente le aziende. È possibile utilizzare questo per raccogliere informazioni, ma anche tenere conto della propria esperienza. Masjedi dice: "Chiama il loro servizio clienti e vedi com'è. Stai aspettando in attesa da molto tempo o rispondono al telefono subito? Attendere in attesa per 45 minuti quando hai un problema con il tuo sistema di comunicazione è l'ultima cosa che vuoi sperimentare. "
Guardarsi intorno per una buona idea dei servizi disponibili
Il mercato dei sistemi di comunicazione aziendale si è espanso negli ultimi anni grazie alle nuove tecnologie. Quindi ci sono molte opzioni tra cui scegliere. Una volta che hai chiamato e chiesto un particolare fornitore, fai lo stesso per diverse altre aziende e poi confrontale.
Confronta i prezzi tra cui opzioni di business a prezzi accessibili
Con l'espansione del mercato, abbiamo anche opzioni di prezzo. I servizi VoIP offrono opzioni che sono spesso più accessibili per le piccole imprese. E come per qualsiasi decisione commerciale, il prezzo dovrebbe essere una parte della tua determinazione.
Prenditi del tempo per scoprire i costi nascosti
Ma non dovresti solo prendere il prezzo di ciascun servizio al valore nominale. Alcuni fornitori offrono prezzi introduttivi o offrono solo determinati prezzi se sottoscrivi un contratto a lungo termine. Esaminare questi fattori prima di scegliere l'opzione di prezzo più basso.
Leggi le recensioni e cerca i segnali di allarme
Le recensioni possono essere un'ottima fonte di informazioni su diverse società. Fai una rapida ricerca delle tue scelte migliori e cerca eventuali segnali di allarme se le persone hanno dubbi su supporto o affidabilità.
Comprendi le esigenze della tua azienda
Con così tante diverse caratteristiche e tipi di piani, c'è qualcosa per praticamente qualsiasi attività commerciale. Ciò significa che devi scegliere un piano più adatto al tuo tipo di attività. Se hai bisogno di opzioni mobili, scegli un piano che includa queste funzionalità. Se desideri includere la funzionalità di invio fax, scegli un piano che includa quello. Pensa alle funzionalità che desideri e confronta i piani specifici di diversi fornitori.
Trova un sistema che si adatta alle dimensioni della tua attività
Ci sono anche piani che sono più adatti per le diverse dimensioni aziendali. Se hai pochi dipendenti, probabilmente non hai bisogno di un sistema che è impostato per centinaia. Ma se hai una squadra di dimensioni decenti, non limitarti a seguire il sistema che hai quando lavori a casa da solo.
Ma anche cercare soluzioni scalabili
Ma anche se non vuoi pagare più del necessario, una soluzione che può crescere con il tuo business è un vantaggio decisivo. Trova uno che ti dà la possibilità di aggiungere linee o membri del team. O per lo meno, non iscriversi a un contratto a lungo termine se si prevede di superarlo entro quel periodo di tempo. Masjedi dice: "Così tante aziende iniziano in piccolo e poi in pochi anni hanno centinaia di dipendenti. Quindi non vuoi un sistema telefonico progettato per dieci impiegati o meno. Vuoi un fornitore che ti supporterà man mano che cresci. "
Scopri quanto spesso gli aggiornamenti sono forniti
Con così tanta crescita che sta accadendo nel settore, non vuoi perdere le nuove funzionalità che potrebbero essere utili solo perché sei bloccato in un contratto. Prima di registrarti per qualsiasi cosa, chiedi informazioni sulle nuove funzionalità a cui sta lavorando la società e con che frequenza aggiornano la loro tecnologia.
Non trascurare le piccole caratteristiche
Anche piccole funzionalità possono fare una grande differenza quando si tratta del sistema di comunicazione aziendale. Ad esempio, Masjedi afferma che molti clienti di Nextiva apprezzano davvero la possibilità di cambiare facilmente i messaggi in uscita o in attesa. Se hai un piccolo problema con il tuo attuale sistema, o qualcosa di piccolo che vorresti poter fare con esso, chiedi informazioni quando cerchi dei fornitori. Non c'è nessun dettaglio troppo piccolo.
Porta il tuo sistema mobile
I sistemi di comunicazione mobile stanno diventando popolari ora che molti di loro sono basati sul cloud. Aziende come Nextiva offrono anche app mobili che i titolari di aziende possono utilizzare per ricevere chiamate sulle loro linee di business da qualsiasi luogo.
Cerca le opzioni come una linea di business separata
Per alcuni imprenditori, avere solo un numero separato per le operazioni aziendali può essere un grande vantaggio. Masjedi afferma che gli avvocati in particolare tendono ad apprezzare la capacità di effettuare e ricevere chiamate di lavoro su una linea separata, anche se in realtà stanno usando il proprio telefono cellulare, perché consente loro di evitare di fornire il loro numero personale.
Esplora tutte le nuove funzionalità innovative
Esistono innumerevoli modi per utilizzare diversi sistemi di comunicazione. Quindi, se c'è una funzione o un'abilità che desideri, probabilmente c'è un fornitore che la sta offrendo. Ad esempio, Masjedi afferma che alcune aziende apprezzano molto la funzione vFax di Nextiva, che consente loro di inviare documenti virtuali come fax anche se non si dispone di un apparecchio fax effettivo.
Scopri di Analytics
Analytics può essere un'altra caratteristica utile. Anche se attualmente non li usi, possono aiutare la tua attività in vari modi. Quindi è un fattore che vale la pena esaminare.
Raccogli i dati per far crescere la tua attività
Le informazioni di Analytics possono fornire dati che è possibile utilizzare per espandere le operazioni. Masjedi ha offerto questo esempio:
"Se sei un lavasecco e chiudi alle 5 tutti i giorni, ma vedi che le chiamate arrivano per qualche motivo il sabato fino alle 7, saprai che forse devi tenerlo aperto altre due ore il sabato, " Egli ha detto.
Utilizzare le chiamate registrate per formare i dipendenti
Molti sistemi telefonici offrono anche la possibilità di registrare le chiamate. È possibile utilizzare questa funzione per valutare il servizio telefonico e persino utilizzare le chiamate per formare dipendenti e migliorare il servizio.
Attingi alla tecnologia per ottimizzare la tua squadra
Puoi anche utilizzare la registrazione delle chiamate e l'analisi per tenere d'occhio le abitudini dei dipendenti. Non vuoi vedere i membri del team che passano tutto il giorno in chiamate inutili. Quindi è possibile utilizzare i dati per assicurarsi che tutti siano in attività.
Non affidarti al tuo fornitore per ogni piccolo aggiornamento
Un altro vantaggio principale di VoIP e servizi simili è che danno agli utenti la possibilità di aggiornare parti del proprio servizio da soli. Questo non significa che non puoi chiamare per assistenza o aiuto. Ma se vuoi semplicemente aggiornare il tuo messaggio in uscita o qualcosa di piccolo, puoi farlo senza doverti mettere in attesa o chiamare un rappresentante della tua azienda alla tua posizione. Quindi, se questo è qualcosa che è importante per te, trova un fornitore che ti dà la possibilità di gestire parti del tuo account da solo.
Ma assicurati che ti aiuteranno quando ne avrai bisogno
Ma un buon servizio è ancora essenziale per le tue operazioni. Assicurati che il tuo provider sia aperto e disponibile per aiutarti a qualsiasi cosa tu possa avere bisogno, non solo una piccola serie di opzioni sul loro menu telefonico pre-registrato.
Foto di lattine via Shutterstock
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