Se sei come gli altri proprietari di piccole imprese, negli ultimi anni hai probabilmente trascorso molto tempo in riunioni online. Ma ci sono situazioni complicate coinvolte in questi tipi di incontri, contro la riunione della vecchia scuola tenuta intorno a un tavolo da conferenza o nell'ufficio di un cliente, potresti voler ricordare. Per assicurarti di essere cortese con tutti gli altri partecipanti alla riunione, ecco 50 consigli per l'etichetta di business meeting online.
$config[code] not foundSuggerimenti per l'etichetta di business meeting online
Organizza solo riunioni necessarie
La prima regola delle riunioni, anche quelle online, è che dovrebbero servire a uno scopo specifico. Se si tratta di qualcosa che si può semplicemente inviare in una e-mail veloce o risolvere in un altro, in termini di tempo, non fare in modo che il tuo team passi il tempo seduto in un intero meeting.
Invita persone essenziali
Allo stesso modo, il tuo incontro dovrebbe includere solo quelli che sono effettivamente essenziali per la conversazione. Se inviti qualcuno a cui le informazioni non sono realmente pertinenti, allora ti perderai solo il loro tempo.
Non invitare ospiti non annunciati
Dovresti anche rendere chiaro a tutti coloro che partecipano a chi è presente nella lista degli ospiti. Non vuoi che nessuno si sorprenda quando inizia la riunione.
Chiedi alla gente informazioni sulla pianificazione
Per gli incontri online, può anche essere una buona idea chiedere ai partecipanti essenziali i tempi che lavorano per loro invece di limitarsi a programmarli e quindi invitare le persone.
Invia un invito ufficiale
Una volta che hai scelto un'ora e una data, puoi inviare un invito ufficiale su un programma come Google Calendar in modo che le persone abbiano un modo semplice per prenotare quell'ora specifica.
Conferma se necessario
Se hai programmato un incontro con largo anticipo, puoi anche solo confermare rapidamente con le persone con cui ti stai incontrando circa un giorno prima, per essere sicuro.
Invia un'agenda specifica
Prima della riunione, almeno alcuni giorni prima di una settimana prima, se possibile, invia un ordine del giorno a tutti i partecipanti che specificano cosa coprirà l'incontro.
Offri un orario fisso
Dovresti includere anche orari nella tua agenda in modo che i partecipanti abbiano la possibilità di pianificare il resto della giornata.
Lascia che le persone sappiano cosa aspettarsi
Se hai bisogno di persone per avere documenti o altri materiali accessibili durante la riunione, la riunione, che si tratti di un documento importante o di alcune informazioni di contatto del cliente, chiarisci in anticipo.
Assicurarsi che tutti possano accedere alle sale conferenza online
Se stai organizzando una riunione virtuale, è una buona idea fare il check-in con tutti in anticipo per assicurarti che abbiano accesso al programma che intendi utilizzare. Informali con un sacco di tempo nel caso in cui sia necessario scaricare un'app per poter partecipare alla riunione.
Fai un test in anticipo
È inoltre consigliabile testare la propria app o il proprio programma di riunione in anticipo per assicurarsi che la riunione proceda senza problemi.
Avere un nome utente e una foto appropriati
Se stai utilizzando un programma come Skype per le riunioni, assicurati che il tuo nome utente e la tua foto siano appropriati per le riunioni professionali.
Conferma i fusi orari
Con le riunioni virtuali, è inoltre necessario essere chiari sul fuso orario durante la pianificazione. Non pensare che i nuovi contatti siano nel tuo fuso orario.
Mostra fino al tempo
Sia che tu stia organizzando la riunione o semplicemente partecipi come ospite, devi presentarti in tempo. Realisticamente, dovresti essere un po 'in anticipo solo per essere sicuro.
Chiama se hai un conflitto
Se hai un'emergenza o un conflitto che ti farà perdere una riunione o tarderà, devi informare l'host o i partecipanti il prima possibile. Se il tuo conflitto si verifica il giorno della riunione, ciò significa probabilmente che devi chiamare la persona in modo che tu possa essere certo di ricevere il messaggio.
Aspetta che tutti arrivino
Dopo aver effettuato la connessione o aver inserito la tua sala conferenze online, accolgi le persone mentre si presentano, ma attendi che tutti quelli che conosci partecipino prima di immergersi realmente.
Scegli una posizione tranquilla
Anche se puoi avere riunioni online praticamente ovunque, è meglio scegliere un posto tranquillo dove non ci saranno molte distrazioni o rumori.
Stabilire immediatamente i volumi
Quando tutti si presentano in una conferenza online, chiedi a tutti di testare il volume in modo da poter apportare immediatamente le modifiche necessarie.
Vestito in modo appropriato
Se stai partecipando a una videoconferenza, devi considerare il tuo aspetto. Potrebbe non essere così importante come lo è per le riunioni di persona. Ma hai ancora bisogno di un aspetto professionale.
Fai introduzioni
Se hai invitato persone che potrebbero non conoscersi a un meeting online, assicurati di presentarle personalmente o dare loro l'opportunità di presentarsi all'inizio della riunione.
Ricorda nomi
Che tu stia incontrando qualcuno per la prima volta o la settima volta, ricordare i nomi e usarli effettivamente quando saluti le persone può fare molto.
Rimani sull'argomento
Durante l'incontro, potresti occasionalmente interrompere le conversazioni. Ma assicurati di riportare sempre la conversazione allo scopo principale e di tenere d'occhio l'orologio in modo da essere cortese del tempo di tutti.
Parla più forte
Quando parli durante una riunione, assicurati di enunciare e parlare ad alta voce abbastanza da permettere a tutti di sentirti.
Non interrompere gli altri
E quando gli altri parlano, lasciali sempre finire prima di offrire un tuo pensiero.
Evita di parlare subito
Quando viene posta una domanda all'intero gruppo, puoi evitare interruzioni imbarazzanti aspettando un secondo per parlare. Se gli altri lo fanno subito, allora aspetta il tuo turno. Se nessuno parla, sei a posto.
Chiedi prima di condividere pensieri lunghi
Se hai una lunga idea o idea da condividere, chiedi se è possibile farlo in anticipo, nel caso tu stia perdendo tempo. Puoi sempre arrotondarlo in una e-mail più tardi o condividere un'altra riunione.
Muto quando non stai parlando
Per evitare che i rumori di sottofondo diventino una distrazione per gli altri, semplicemente muti te stesso quando non parli per un bel po 'di tempo.
Ascolta attentamente
Anche mentre altri stanno parlando, assicurati di ascoltare effettivamente. Non vuoi perdere qualcosa e poi portarlo in una domanda più tardi.
Mostra che stai ascoltando
Dovresti anche mostrare alle persone che stai ascoltando quando parlano, se stai partecipando a una videoconferenza. Non solo seppellire la testa nei tuoi appunti. Guardali e pratichi l'ascolto attivo.
Usa Cura con umorismo
Se senti il bisogno di usare l'umorismo durante le riunioni, assicurati che sia appropriato per il tuo pubblico. Questo è molto più facile quando stai solo parlando con i membri del team vicini. Ma usa più cautela nell'incontrare clienti o persone che non conosci bene.
Fornire copie di documenti essenziali
Se si fa riferimento a documenti importanti durante la riunione, inviare tali elementi ai partecipanti alla riunione prima o durante in modo che possano averli come riferimento.
Preparati con i materiali di presentazione
E se hai bisogno di attrezzature per fare una presentazione, assicurati che tutto funzioni in anticipo, in modo da non perdere tempo a cercare di farlo funzionare.
Conosci il tuo pubblico
Quando prepari la presentazione o altri elementi dell'ordine del giorno, è anche importante che tu consideri il tuo pubblico e fornisca specificamente i tuoi messaggi a loro. Non sprecare il tempo delle persone con tiri che non sono rilevanti. E non usare un tono o un argomento che non piaccia alle persone esatte che incontri.
Metti via il tuo telefono
È inoltre necessario mantenere il telefono silenziato durante le riunioni in modo che non si interrompa.
Evita le abitudini nervose
In alcuni casi è naturale per i partecipanti alla riunione praticare abitudini nervose come fare clic su penne o gomme da masticare. Ma fai uno sforzo consapevole per evitare quelli durante gli incontri professionali.
Non mangiare mentre parli
Si dovrebbe anche evitare di mangiare durante le riunioni online. Quindi fai uno spuntino in anticipo.E sorseggia solo acqua quando è il turno di qualcun altro per parlare, se necessario.
Avere un tempo stabilito per le domande
È anche una buona idea avere un tempo preciso in cui le persone possono porre domande se sei l'unico a guidare l'incontro. E se partecipi, assicurati di individuare quell'opportunità all'ordine del giorno in modo da sapere quando alzare punti.
Non dominare la sezione Domande
Quando la sezione di domande è disponibile, puoi porre una o due domande. Ma non dominare la conversazione. Dare anche agli altri una possibilità.
Offri credito per idee
Se durante una riunione stai sollevando qualcosa che inizialmente non era la tua idea, assicurati di dare credito al mittente. Se non lo fai, la gente penserà che sia stata la tua idea.
Discutere questioni personali dopo la riunione
Se qualcosa emerge durante una riunione di gruppo che è davvero rilevante solo per te e un'altra persona, prendi il tempo per discuterla più tardi invece di occupare il tempo di tutti gli altri.
Non chiamare le persone
A volte potresti anche incontrare situazioni in cui un membro della tua squadra commette un errore che ha un impatto negativo sulla tua riunione. Ma non usare l'orario della riunione per dar loro lezioni. Chiama un incontro privato con quella persona per discuterne se necessario.
Tieniti fresco
E non importa con chi hai a che fare, non perdere la calma durante una riunione.
Dare pause per lunghe riunioni
Se stai organizzando un meeting che durerà alcune ore o più, includi le pause programmate nella tua agenda in modo che le persone possano prendere qualcosa da mangiare, controllare i loro telefoni e usare il bagno.
Fine in tempo
Durante l'incontro, tieni d'occhio l'orologio in modo da essere sicuro di terminare la riunione quando hai detto che lo avresti fatto.
Offri alle persone l'opportunità di andarsene
Se, per caso, non hai avuto la possibilità di discutere tutto ciò che volevi nel tempo assegnato, puoi chiedere alle persone se vorrebbero rimanere e finire la riunione. Ma dare alla gente la possibilità di partire in tempo se hanno impegni precedenti.
Grazie a tutti per la partecipazione
Se hai chiamato la riunione, assicurati di dire anche grazie a tutti quelli che hanno partecipato prima di partire.
Essere consapevoli di altre lingue e culture
In alcuni casi, potresti anche trovarti ad incontrare persone di background e culture diverse. Quindi sii consapevole della loro lingua e delle loro abitudini al meglio delle tue capacità prima di incontrarti.
Seguire le note
Dopo l'incontro, è una buona idea condividere alcune note o promemoria con persone via email. O se non hai nulla di specifico da seguire, invia una breve nota di ringraziamento.
Evitare di condividere le informazioni sulla riunione con gli altri
Quando si tratta di riunioni, gli argomenti discussi dovrebbero rimanere all'interno del gruppo di partecipanti, a meno che tu non abbia chiaramente spiegato diversamente. Quindi non condividere i dettagli con altri che non erano presenti.
Completa qualsiasi azione
E se ti sei offerto volontario per completare qualsiasi attività dopo la riunione, assicurati di seguire immediatamente tali elementi.
Foto di videoconferenza tramite Shutterstock
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