Le funzioni di segretario possono comprendere diversi compiti di ufficio, come rispondere a telefoni, digitare, archiviare, aprire la posta e prendere il caffè. Una segretaria che funge da assistente di un manager ha funzioni simili. Tuttavia, questo tipo di segretario riporta direttamente al manager (al contrario di tutti gli altri membri dell'azienda) e assiste il manager in vari modi per rendere più facile il suo lavoro e per mantenere l'ufficio organizzato.
$config[code] not foundFunzioni di comunicazione
Come segretaria di un manager, sarai spesso la prima persona di contatto per coloro che cercano di raggiungere il tuo capo sia all'interno che all'esterno dell'azienda. A differenza di un addetto alla reception o un segretario generale che risponde al telefono per l'intero staff, è possibile che tu sia responsabile della risposta alle chiamate in arrivo solo per il tuo manager. Dovrai effettuare una verifica delle chiamate per determinare se puoi aiutare il chiamante o se il tuo capo è disponibile per rispondere alla chiamata. Assistere il manager include accogliere i visitatori che entrano nell'ufficio del tuo manager e indirizzarli secondo le istruzioni del tuo manager. Le funzioni di segreteria per il tuo manager possono anche includere la connessione con altri professionisti per suo conto tramite corrispondenza scritta, effettuare chiamate telefoniche e inviare e-mail.
Funzioni organizzative
I manager si aspettano che i loro segretari siano organizzati. Sarai responsabile di garantire che i file dell'ufficio siano tenuti ordinati e che tutti i documenti riservati siano collocati in un'area sicura. Potrebbe essere necessario ordinare la posta in arrivo per determinare ciò che viene dato al proprio manager, archiviato o scartato. Assistere il manager spesso include mantenere il suo programma. Ti aspetterà che tu tenga traccia dei suoi appuntamenti, pianifichi le riunioni e organizzi il viaggio quando necessario. Altre funzioni possono includere l'impostazione di teleconferenze e la partecipazione alle riunioni, oltre a fornire l'agenda e prendere appunti.
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Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingFunzioni manageriali
Anche se sei la segretaria del manager, alcune delle tue responsabilità potrebbero includere la gestione. Assistere il manager a volte può significare comportarsi da manager. Il tuo capo potrebbe darti l'incarico di supervisionare determinati progetti come la gestione di un database o la creazione e l'aggiornamento di report. Se ci sono altri membri del personale clericale nell'ufficio, potresti essere responsabile della loro gestione e dell'assegnazione delle loro attività quotidiane. Potrebbero riferire direttamente a te al posto del tuo manager e potresti essere il loro diretto supervisore. Potresti anche essere chiamato a formare altri dipendenti e persino a istruire il tuo supervisore su questioni come insegnare loro come utilizzare le macchine d'ufficio o utilizzare pacchetti software.
