Già nel 1917, il primo Bankers Box® ha trasformato la contabilità degli uffici in testa. Come suggerisce il nome, è stato progettato per i banchieri per gestire i dati bancari. Ben presto, tuttavia, fu adottato da aziende di ogni tipo per organizzare e archiviare i record.
$config[code] not foundAvanti veloce 95 anni. Il mondo è cambiato, ma alcune cose no. Una cosa che non è cambiata è la necessità di gestire documenti e record nella tua azienda.
In effetti, la gestione dei record è diventata una preoccupazione ancora più grande nel nostro mondo moderno. Ad esempio, il contenzioso è un dato di fatto nella vita di oggi. Le preoccupazioni dei contenziosi hanno sollevato la posta in gioco in termini di conservazione dei record: è importante disporre di una solida politica per conservare e distruggere i record e poterli recuperare in modo accurato se necessario. E questo è solo un esempio.
Eppure troppe aziende non hanno una buona soluzione di gestione documentale e di conseguenza provano incertezza dovuta a record mal organizzati, oppure sono esternalizzate a causa di una percezione errata che è un grosso problema affrontare i record interni.
E questo è deplorevole. Perché? Perché gestire i record attraverso una soluzione interna è fattibile e ha dei vantaggi: non è difficile, può far risparmiare denaro, è conveniente, è più sicuro e ti fa organizzare.
La gestione interna dei record è ben integrata nelle capacità delle piccole e medie imprese.
Fellowes, una società riconosciuta per il suo impegno per l'innovazione sul posto di lavoro, ha recentemente intervistato i decisori delle piccole e medie imprese con 1 - 1.000 dipendenti. Questa indagine mostra i vantaggi della gestione dei record in-house, come segue:
1) Risparmiare - Il 52% di coloro che utilizzano un sistema di gestione dei documenti interno dichiara di aver risparmiato denaro / tagli alle spese. Non solo, il 16% di quelli afferma che un sistema di gestione documentale interno ha avuto un "impatto fortemente positivo" sulle spese operative.
In effetti, il costo è un fattore chiave per passare a una soluzione interna. Quasi il 65% di coloro che passano a una soluzione di gestione documentale interna afferma che i costi di archiviazione, sminuzzamento, rilegatura e laminazione dei documenti fuori sede sono stati un fattore decisivo.
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2) Niente più costi inattesi e nascosti - Uno dei problemi affrontati dalle aziende che utilizzano la memorizzazione e il recupero dei documenti fuori sede sono costi imprevisti che possono aumentare il costo complessivo della gestione dei record fuori sito. Oltre alle spese di base per lo stoccaggio e il recupero, ci sono costi aggiuntivi per sovrapprezzi carburante, scatole di dimensioni dispari, re-boxing, recupero rush, consegna a domicilio, consegna di terze parti, minimi di stoccaggio, spese di gestione, costi di programma, distruzione di archivio / distruzione fatturazione dettagliata e addebito per fotocopie. Una soluzione interna può minimizzare o eliminare tutti questi costi. Questo grafico mostra l'impatto negativo di così tante tasse:
Clicca per vedere l'immagine del grafico più grande
3) I tempi di recupero sono più veloci - Il tempo è denaro nel mondo degli affari. Solo il 14% ha dichiarato che il proprio fornitore di gestione documenti fuori sede ha recuperato i documenti lo stesso giorno richiesto. Quasi un terzo dice che ci vogliono tre o più giorni per recuperare i record, a volte più di una settimana! Con una soluzione interna, la velocità è sotto il tuo controllo.
4) Efficienza e convenienza migliorano - Secondo il sondaggio, il 74% afferma che la gestione dei documenti fuori sede non ha avuto alcun impatto o impatto negativo sull'efficienza.
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