I responsabili della conformità stabiliscono e applicano politiche per garantire che le loro aziende rispettino le normative e le leggi del settore applicabili alle loro attività. Il loro ruolo è importante perché la non conformità può portare a sanzioni finanziarie. La non conformità può anche creare problemi di pubbliche relazioni se i clienti e gli investitori perdono la fiducia nella capacità di un'azienda di gestire correttamente la propria attività. In settori fortemente regolamentati, come assistenza sanitaria, servizi finanziari e prodotti farmaceutici, i professionisti della conformità sono membri chiave del team di gestione.
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I manager hanno la responsabilità di garantire che le aziende rispettino due tipi di regolamento: i regolamenti generali applicabili a qualsiasi tipo di attività e regolamenti specifici per settori quali servizi finanziari, produzione o media. Le norme generali comprendono salute e sicurezza, legislazione sul lavoro, diversità, protezione dei dati, tutela dei consumatori e diritti di proprietà intellettuale.
Gestione del rischio
I responsabili della conformità familiarizzano con le normative e identificano le aree aziendali alle quali si applicano le normative. In un'azienda di servizi finanziari, ad esempio, riesaminano le pratiche nei dipartimenti fornendo consulenza ai clienti o scrivendo politiche. Valutano il lavoro di tali dipartimenti e identificano gli scenari in cui vi è il rischio di non conformità. In un reparto che fornisce consulenza finanziaria, ad esempio, possono esaminare record di chiamate telefoniche, e-mail e lettere per garantire che i dipendenti rispettino le normative.
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Per mantenere la conformità, i manager creano politiche e procedure per tutte le attività in cui si applicano le normative. Distribuiscono le informazioni ai dipendenti e ai loro dirigenti e organizzano corsi di formazione per costruire comprensione e consapevolezza. Presentano anche copie delle politiche con i regolatori per dimostrare la conformità. Rendono i dipendenti consapevoli delle conseguenze personali e aziendali derivanti dal mancato rispetto delle politiche e delle procedure aziendali. Spiegano che l'inadempienza copre anche comportamenti illegali, immorali o impropri.
Rinforzo
I responsabili della conformità effettuano audit e revisioni per garantire che i dipendenti seguano le politiche. Se scoprono problemi, indagano sul caso e documentano le azioni che intraprendono. Rispondono inoltre ai reclami di clienti, autorità di regolamentazione o altri dipendenti in merito a casi di non conformità. A seconda dell'esito delle indagini, possono rivedere le procedure e le politiche per migliorare la conformità, raccomandare un ulteriore addestramento o intraprendere azioni disciplinari in casi gravi.
Segnalazione
La documentazione è un dovere importante per i responsabili della conformità. Documentano tutti i reclami e le violazioni dei regolamenti e li segnalano alle agenzie di regolamentazione. Forniscono inoltre report per i team di senior management per evidenziare eventuali problemi o tendenze che rappresentano un rischio per il business dell'azienda.
