In molte aziende, il dipartimento delle risorse umane gestisce tutti i registri del personale di ciascun dipendente, passato e presente. Questi documenti erano tradizionalmente tenuti su carta, creando problemi con l'archiviazione, la capacità di individuare i record e la longevità. Passare a un sistema di personale computerizzato può aiutare a risolvere alcuni di questi problemi.
Spazio
Mantenere i documenti cartacei occupa molto spazio. Maggiore è il numero di dipendenti di un'azienda, maggiore è lo spazio necessario per archiviare tutti i record, soprattutto se l'azienda conserva i record per i dipendenti passati. Un sistema computerizzato consente a un'azienda di trasferire documenti cartacei in formato digitale, che occupa solo lo spazio per il computer. La maggior parte dei computer dispone di molto spazio su disco rigido per archiviare tutti i record dei dipendenti richiesti. Un'azienda è quindi libera di utilizzare il precedente spazio di archiviazione per i registri cartacei di un altro ufficio o di un altro tipo di archiviazione.
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I documenti cartacei, indipendentemente dal modo in cui sono archiviati, possono richiedere diversi minuti per cercare ogni singola informazione. È necessario trovare il file per il dipendente corretto, che di solito è semplice purché i file siano mantenuti in ordine alfabetico, ma può comunque richiedere del tempo a seconda di quanti schedari è necessario percorrere per raggiungerlo. Dopodiché devi ancora individuare il documento specifico di cui hai bisogno, il che può richiedere tempo, soprattutto se il file del dipendente è spesso. Tuttavia, se il sistema del personale è memorizzato su un computer, è una questione di secondi per cercare le informazioni che stai cercando attraverso le funzionalità di ricerca del computer. I datori di lavoro possono visualizzare i file da più computer e anche uffici situati in più città.
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Oltre a risparmiare tempo durante la ricerca di documenti specifici all'interno di file cartacei, i datori di lavoro possono risparmiare tempo in altri modi. Se un datore di lavoro richiede un fascicolo a causa di un'azione disciplinare o di un riesame delle prestazioni, dovrebbe aspettare che qualcuno trovi il file e consegnarlo a lei. Quando il sistema è computerizzato, può semplicemente cercare le informazioni sul suo computer senza dover attendere. Archiviare documenti è anche fatto più velocemente, risparmiando tempo nel deposito.
statistica
I datori di lavoro a volte si affidano alle statistiche per valutare i propri dipendenti e le esigenze dell'azienda. Quando i registri del personale sono informatizzati, un datore di lavoro può istruire il computer a raccogliere statistiche specifiche, come livelli di produzione, assenze o tassi di rotazione, per trovare modi per migliorare l'azienda. Queste statistiche possono dare a un datore di lavoro una grande quantità di informazioni importanti. Se la gestione superiore richiede queste statistiche, il computer facilita la compilazione delle informazioni e può creare rapidamente un grafico per illustrare meglio le statistiche.
tendenze
Alcuni dipendenti mostrano tendenze nelle loro abitudini lavorative che possono indurre un datore di lavoro a potenziali problemi. Ad esempio, un dipendente può avere l'abitudine di chiamare in malattia una volta ogni due settimane nello stesso giorno della settimana. Alcuni dipendenti scelgono il lunedì o il venerdì per prolungare un fine settimana, mentre altri scelgono un percorso più discreto utilizzando un giorno a metà settimana. Un sistema computerizzato per il personale può aiutare un datore di lavoro a identificare tendenze come questa più facilmente che affidarsi a documenti cartacei e alla memoria.
