Grazie alla tecnologia moderna, molti uffici sono ora quasi completamente senza carta. I documenti importanti vengono creati, firmati e inviati esclusivamente online e archiviati per un facile accesso da parte di tutte le parti. Mentre è conveniente avere tutti i documenti aziendali in formato digitale, non si potrebbe desiderare di liberarsi della stampante ancora. Abbiamo chiesto a un gruppo di esperti del Consiglio dei Giovani Imprenditori quanto segue:
$config[code] not found"Oggi molte attività vengono eseguite online e molti documenti non vengono mai stampati. Tuttavia, ci sono alcune situazioni in cui è necessaria una copia cartacea. Qual è un documento di cui dovresti sempre avere una copia fisica e perché? "
Documenti aziendali da stampare sempre
Ecco cosa hanno da dire i membri della comunità YEC:
1. I valori della tua azienda
"Avere oggetti stampati su carta li rende sempre più reali. La capacità di toccare, sentire, commentare o addirittura buttare via li rende tutti più reali. Mi piace personalmente che i valori della tua azienda siano stampati e seduti sulla tua scrivania o appesi a un muro, per servire da promemoria costante di ciò che sei (e non lo sono). "~ Corey Eulas, Factorial Digital
2. Contratti
"L'unico tipo di documento che penso debba essere stampato e archiviato online è qualsiasi contratto. Questi sono importanti negoziati e documenti legali, e non si sa mai quando si deve tornare indietro e fare riferimento ad esso. "~ Jacqueline Marrano, Marrano Solutions, LLC.
3. Licenze, permessi e documenti "sigillo rialzato"
"Dovresti conservare le copie cartacee delle licenze e dei permessi di lavoro, perché spesso i regolamenti richiedono di farlo. Inoltre, i documenti fisici di qualsiasi cosa con una firma originale o un sigillo sollevato dovrebbero essere conservati e posizionati in un luogo sicuro. La riproduzione di articoli con sigilli non verrà visualizzata correttamente in forma digitale e non sarà considerata come documento originale da molte entità. "~ Blair Thomas, eMerchantBroker
4. Piani di emergenza
"È importante mantenere una copia fisica di qualsiasi informazione o procedura che sarà necessaria se un'emergenza rende impossibile l'accesso al computer. Ciò potrebbe includere informazioni di contatto di emergenza, procedure di sicurezza antincendio, procedure di evacuazione degli uffici e piani di continuità operativa. "~ Roger Lee, Interesse umano
5. I tuoi obiettivi
"Non uso più carta e penna. Tutto è memorizzato sul mio computer o sul mio dispositivo mobile. Credo anche di essere verde e di ritagliare la carta. Ma se dovessi stampare qualsiasi pezzo di carta, sarebbero i miei obiettivi. Ho una lista di obiettivi trimestrali, annuali, triennali e decennali che ripasso ogni mese per assicurarmi di essere sulla buona strada. "~ Jean Ginzburg, Ginball Digital Marketing
6. Il tuo curriculum
"L'unico documento che dovresti sempre avere una copia fisica è il tuo curriculum. È sempre bene avere il curriculum con te come riferimento in un'intervista. Mostra anche che sei preparato e cogli l'occasione seriamente. "~ Vladimir Gendelman, Company Folders, Inc
7. Password
"Conserva una copia fisica di tutte le password pertinenti che usi durante il giorno. Queste informazioni probabilmente non dovrebbero essere archiviate ovunque online, per prevenire la possibilità di hacking o furto d'identità. "~ Andrew Schrage, Money Crashers Personal Finance
8. Certificati di borsa
"Quando distribuisci azioni a partner commerciali o dipendenti, è importante conservare una copia cartacea e una copia digitale, nel caso in cui la copia cartacea venga persa. Generalmente i dipendenti riceveranno una copia cartacea una volta che avranno esercitato la loro opzione per l'acquisto dello stock. "~ Syed Balkhi, WPBeginner
9. Qualsiasi file cruciale per le tue operazioni
"Esistono diversi tipi di documenti che troviamo a portata di mano nella stampa. Questi includono contratti firmati, file HR del personale e revisioni semestrali, i nostri manuali sulle politiche aziendali (uno per dipendente), i valori fondamentali della nostra azienda (appesi con orgoglio), dashboard visivi per le vendite, progresso chiave trimestrale degli obiettivi e corporate richiesto, postazioni HR assicurative e con mandato statale. "~ Joe Beccalori, Interact Marketing
10. Ricevute di pagamento
"Mentre le ricevute digitali sono grandi, è comunque opportuno avere la possibilità di stampare le ricevute quando necessario per motivi fiscali o per altra documentazione." ~ Serenity Gibbons, NAACP
11. Il tuo biglietto da visita
"Tengo sempre i biglietti da visita a portata di mano. Non sai mai dove o quando incontrerai qualcuno mentre sei fuori e su chi vorrà connettersi con te più tardi. Ne conservo una decina in varie località, come borsa, giacca, auto, portafogli, porta passaporto, scrivania e casa. Inoltre, assicurati che le tue carte siano memorabili come te. È facile perderli, quindi fai ciò che puoi per progettare qualcosa che rifletta la tua unicità. "~ Karlo Tanjuakio, GoLeanSixSigma.com
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