Cosa ne pensi: stiamo tutti sottovalutando l'importanza della posta elettronica? Forse perché si perde nello spam o a causa di canali alternativi su Twitter, LinkedIn e Facebook? Una persona intelligente mi ha ricordato di recente che l'e-mail è la spina dorsale dei social media.
E in un recente post sul galateo aziendale nel Forum OPEN dell'American Express, l'esperto di piccole imprese Steve Strauss ha scritto:
"L'email è ora la forma dominante di comunicazione aziendale e dovrebbe essere trattata come tale. Alcune politiche uniformi aiutano tutti a rimanere in pista. "
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Dico che anche con la "e" di fronte, è ancora posta. È la tua comunicazione d'affari. Non sono solo le vendite. E il nostro essere immersi in comunicazioni di testo rapide e spensierate non significa che non dovremmo prestare attenzione alle nostre e-mail. E se hai intenzione di farlo - e affrontalo, lo sei - fallo bene. Penso che la mia lista qui non sia nulla che non tutti già sappiamo, ma potremmo aver bisogno dei promemoria. Spero che questo possa essere d'aiuto:
1. Tenerlo corto. Siamo tutti occupati. Molti di noi stanno sfogliando le nostre e-mail, cercando i punti chiave e cercando di entrare e uscire rapidamente da loro. Non ho mai scritto nulla che non fosse più utile se tagliato a metà della sua lunghezza.
2. Rendi la riga dell'oggetto una sintesi. Questo sembra ovvio, ma scansiona le tue e-mail e troverai che la maggior parte delle righe del soggetto sono a casaccio nella migliore delle ipotesi. Abbiamo discussioni che crescono come palle di neve attaccate al soggetto del primo messaggio, un argomento che è stato da tempo cambiato. Abbiamo argomenti su come titoli, cercando di indurci a leggere ulteriormente. Non sembrare uno spammer. Descrivi il tuo messaggio nella riga dell'oggetto.
3. Inizia e termina con "tu". Questo è uno dei fondamenti della scrittura di lettere commerciali: indirizza il tuo interesse personale al lettore. Inizia il tuo primo paragrafo con la parola "Tu" e includi qualcosa come "mi hai chiesto …" o "volevi …" o "hai menzionato" o "hai bisogno". Inizia il tuo ultimo paragrafo con "tu" di nuovo e sottolinea ciò che il tuo il lettore uscirà dal fare qualunque cosa tu stia chiedendo.
4. Solo un argomento per messaggio. Scoprirai che i tuoi risultati effettivi delle e-mail vanno al rialzo quando si interrompono le e-mail in un singolo messaggio per ogni argomento. Quei messaggi aggiuntivi che vorresti includere sono molto più probabilità di perdersi. Rompere i messaggi.
5. Usa il tono appropriato. Stai attento e sii corretto con il tono. Sarcasmo, parodia e ironia sono difficili da inserire nel freddo testo bianco e nero. I toni sono facilmente fraintesi. Non scrivere mai un'email che potrebbe essere interpretata erroneamente e inoltrata a qualcuno fuori dal contesto. Non scrivere mai un'email che sarebbe imbarazzante se citata.
6. Non inviare copie extra. È un messaggio, non un archivio o un vault. Tutti noi odiamo quelle copie extra sul retro che inviano messaggi di posta elettronica a chiunque possa un giorno vagamente accusarti di non aver inviato qualcosa o di aver maneggiato qualcosa o di aver seguito. Invia la tua email alle persone a cui è destinata, e nessun altro.
7. Rispetto ortografia e grammatica. Usa almeno un correttore ortografico, ma riconosci il fatto che i correttori ortografici non prendono molti errori brutti. Usando "lì" per "loro", per esempio, o la confusione molto comune di apostrofi e plurale, come se ogni parola plurale necessitasse di un apostrofo. Prova questa ricerca su google o il mio preferito, 10 comuni errori di ortografia su oatmeal.com. Questi errori fanno alla tua comunicazione quello che un grosso pezzo di spinaci preso nei tuoi denti fa al tuo sorriso.
8. Ricorda che non è privato. La tua email aziendale appartiene alla società e la tua email personale può essere richiamata in tribunale. Le persone che vogliono e sanno come possono curiosare nella posta elettronica. Non scrivere mai in email nulla di imbarazzante per te o per il tuo destinatario, inappropriato, bigotto, illegale o stupido.
9. L'email non è per argomenti. Le parole arrabbiate non sono biodegradabili. Non discutere mai in email. Cammina lungo il corridoio o prendi il telefono. L'ho imparato io stesso nel modo più duro, pensando che il mio brillante uso della lingua inglese potesse in qualche modo migliorare il mio interesse con i dialoghi vecchio stile. Non lo fa mai. L'email non conquista quasi mai un punto o interrompe un argomento. Fa quasi sempre peggiorare le cose, non meglio.
10. Occupati di questi fili. La maggior parte del nostro software di posta elettronica genera e-mail lunghe come i bambini costruiscono palle di neve che rotolano in discesa. Ogni nuova email è raccolta sotto nella discussione. C'è qualcuno là fuori che almeno una volta non si è reso conto con sgomento, troppo tardi, di aver inviato per sbaglio una lunga discussione che includeva troppe informazioni o commenti imbarazzanti su qualcuno lungo la strada. Non lo odi quando succede? E poi, a parte questo problema, c'è solo il semplice eccesso di informazioni inutili dato che ogni nuova e-mail nella discussione include tutte le e-mail precedenti. Pensa a quanti fanghi stiamo inviando attraverso la pipeline. Tutti devono essere ricordati in ogni e-mail su tutto ciò che è stato detto in tutte le e-mail correlate?
