La chiave per scrivere un rapporto efficace è attenersi semplicemente ai fatti. Concentrati sui dettagli più importanti. Le migliori relazioni forniscono una spiegazione chiara e concisa dell'argomento in questione. Molte persone credono che una relazione debba essere lunga e inondata di dettagli, ma in realtà una relazione efficace raggiungerà il punto della questione in modo conciso. Prima di iniziare a scrivere il rapporto, creare innanzitutto un elenco puntato di tutti gli argomenti che è necessario discutere. È quindi possibile organizzare il report in base a queste informazioni.
$config[code] not foundDescrivi il tuo rapporto prima di scriverlo. Creare sezioni generali e dividerle in sottosezioni più piccole con titoli descrittivi e facili da seguire. Trasforma il profilo in un sommario e includi il sommario all'inizio del rapporto, in modo che il lettore possa fare facilmente riferimento alle informazioni del rapporto.
Determina il tuo pubblico. Chi leggerà questo rapporto? Questo ti aiuterà a decidere sul tono del rapporto. Decidi se è informale o formale. Indipendentemente dal tono che usi, scrivi con un linguaggio semplice e diretto. Evita "parlare in privato", gergo e paroloni.
Avvia il report con un riepilogo esecutivo. Riassumi i punti chiave. Usa i proiettili per semplicità e attira l'attenzione sugli obiettivi principali del rapporto. Torna a questo sommario esecutivo dopo che il rapporto è completo per confermare che hai catturato tutti i dettagli più importanti.
Fornisci dettagli specifici su ogni sottosezione che hai delineato nel primo passaggio. Dividerli in brevi paragrafi. Ogni paragrafo non deve superare quattro o cinque frasi. Evita descrizioni elaborate: indica il tuo punto, le statistiche pertinenti o le azioni suggerite e passa alla sezione successiva.
Usa le immagini con moderazione per illustrare i tuoi punti. Grafici, grafici e foto che supportano le tue scoperte aiuteranno il lettore a cogliere i concetti.
Leggi il rapporto due volte dopo aver completato la prima bozza. Taglia parole inutili e linguaggio ridondante. Correggere errori di grammatica e di ortografia.
Disporre il testo del report in un modello attraente con una semplice copertina. Microsoft Office dispone di modelli di report gratuiti disponibili sul sito Microsoft (vedi Risorse). Includi il report a spirale vincolante in modo che i lettori possano sfogliare facilmente le pagine.
Mancia
Riduci al minimo il conteggio delle pagine se vuoi che il rapporto sia efficace.
Non permettere al tuo lettore di perdersi o intimidire dalla lunghezza del rapporto. Vuoi che la gente legga il rapporto nella sua interezza invece di limitarlo semplicemente.
Permetti ad un altro lettore di guardare il rapporto per assicurarsi che trasmetta efficacemente i tuoi punti.
