In una posizione di receptionist, una persona è responsabile di gestire la reception in modo fluido ed efficiente mentre rappresenta la società. Dopo tutto, la prima persona che vedi quando entri in un business di solito è l'addetto alla reception. Nell'essere un receptionist efficace, una persona deve possedere una forte conoscenza delle capacità amministrative e clericali e della comunicazione interpersonale.
Conosci il tuo modo di aggirare un computer. Per gestire una buona reception, una persona ha bisogno della capacità di navigare bene in un computer. Un sacco di essere un addetto alla reception comporta la risposta alle e-mail, la stampa di ordini del giorno settimanali e la distribuzione di comunicazioni ai membri dello staff. Alcuni programmi utili per gli addetti alla reception includono Microsoft Word, Office, PowerPoint, Excel, QuickBooks e Access. Digitare in modo rapido e accurato è anche un vantaggio.
$config[code] not foundAffrontare i problemi frontalmente. Gran parte dell'essere un addetto alla reception efficace è saper gestire i problemi in modo efficiente e tempestivo. Le abilità di pensiero critico rapido sono un must-have, sia che tu debba gestire un inceppamento della carta della stampante o che il tuo capo sia in ritardo per un incontro critico in un'altra città.
Comunicare efficacemente con gli altri. La reception operativa è una posizione ideale per le persone che possiedono personalità amichevoli e brillanti e forti capacità interpersonali. Il lavoro non è certo per l'antisociale. Per essere un addetto alla reception, è necessario essere in grado di comunicare in modo chiaro e conciso con le altre persone. È anche fondamentale mantenere sempre un contegno composto, rilassato e professionale, non importa quanto frenetico o schiacciante possa essere.
Usa il telefono come un professionista. Alla reception, il telefono deve essere il tuo migliore amico. Gli addetti alla reception passano una gran fetta della giornata al telefono, sia per smontare i messaggi per il capo, per dirigere i chiamanti verso le singole linee dei membri dello staff o per impostare le teleconferenze. Per funzionare correttamente il telefono, un addetto alla reception deve sempre parlare in tono educato, evitare di mangiare mentre parla, astenersi dall'usare un linguaggio scadente e mostrare una vera preoccupazione nell'assistere la persona dall'altra parte della linea.
Mostra un forte senso dell'organizzazione. Le capacità organizzative sono essenziali per gestire bene la reception. Essere receptionist significa tutto sul multi-tasking.A volte, potresti essere responsabile della gestione di una dozzina di cose alla volta, dal tenere qualcuno in attesa a parlare con qualcuno in attesa di un appuntamento per l'invio di fax e la digitazione delle fatture. La posizione può essere caotica, ma un addetto alla reception esperto deve avere la capacità di gestirlo con facilità.
Mancia
Sii flessibile e accomodante. Per brillare come receptionist, devi avere la volontà di assumere nuovi ruoli e andare oltre, anche se non fa parte della descrizione del tuo lavoro. Se il tirocinante è fuori per un giorno e si sta avvicinando un grande incontro, non esitate a fare una rapida corsa al caffè per i dirigenti dell'ufficio.
