Microsoft Teams è uno strumento di comunicazione all'interno di Office 365 che offre alle piccole imprese un modo semplice per comunicare e collaborare con i dipendenti. Per coloro che non hanno utilizzato Microsoft Teams, può aiutare a ottenere preziosi suggerimenti e approfondimenti dagli esperti per sfruttarli al meglio.
Suggerimenti per i team Microsoft
Simona Millham è un trainer certificato Microsoft e un trainer per la piattaforma di apprendimento IT CBT Nuggets. Ha condiviso alcuni preziosi suggerimenti per sfruttare al meglio Microsoft Teams per le piccole imprese in un'intervista via email con Small Business Trends.
$config[code] not foundRiduci al minimo le comunicazioni e-mail
Uno dei maggiori vantaggi dei Microsoft Teams è che consente alle aziende di mantenere tutte le loro comunicazioni organizzate in un'unica posizione, piuttosto che basarsi su lunghe catene di e-mail che possono facilmente perdersi nella riproduzione casuale. Quindi, se hai intenzione di sfruttare al meglio i Microsoft Teams, usalo al posto di, non in aggiunta a, email per le comunicazioni interne.
Millham dice: "Se qualcuno invia una e-mail al team che fa una domanda relativamente banale, e tutti rispondono, questo genera un'enorme quantità di e-mail. Le conversazioni sono al centro dei team, rendendo facile vedere i thread a colpo d'occhio e rispondere rapidamente laddove necessario. "
Condividi conversazioni con i nuovi membri del team
I team Microsoft possono anche facilitare l'assunzione dei nuovi dipendenti. Quando si effettua un nuovo noleggio o si aggiunge un membro del team esistente a un nuovo progetto, è possibile condividere conversazioni da quel thread o progetto con essi in modo che possano essere recuperati facilmente, anziché inoltrare numerose e-mail o consegnare loro documenti ingombranti.
Rimani con pochi gruppi
Microsoft Teams consente di designare diversi gruppi all'interno della propria organizzazione in modo da poter mantenere conversazioni con i membri del team pertinenti. Ma non esagerare creando gruppi per ogni possibile combinazione di dipendenti fin da subito. Considera chi collabora più spesso con i progetti e crea solo quei gruppi che hanno senso per non sopraffare tutti con tonnellate di opzioni. Puoi sempre aggiungerne altri più tardi.
Avere un obiettivo per ogni gruppo
Se stai cercando di determinare quali gruppi iniziare, considera ciò che vuoi ottenere per ciascun gruppo. Ad esempio, potresti volere un gruppo solo per la gestione di livello superiore, a cui ti rivolgerei quando prendi decisioni strategiche importanti. Ma potresti anche volere gruppi solo per scopi specifici come il supporto IT e il marketing sui social media.
Aggiungi gruppi mentre vai
Da lì, puoi sempre aggiungere gruppi poiché i progetti specifici li richiedono. Supponiamo che tu abbia un progetto cliente speciale che coinvolga persone di diversi dipartimenti che normalmente non lavorano insieme. Crea un gruppo che è solo per quell'istanza in modo che quei lavoratori non debbano comunicare in un thread più generale.
Configura conferenze audio
Microsoft Teams offre anche una funzione di audioconferenza in modo da poter ospitare riunioni vocali all'interno di gruppi specifici o solo con uno o due membri del team. Questa può essere una caratteristica particolarmente utile soprattutto se si dispone di alcuni membri del team che lavorano in remoto. Puoi anche usarlo per comunicare con client esterni tramite una nuova funzione di accesso ospite.
Crea una strategia di comunicazione
Naturalmente, Microsoft Teams non è l'unico prodotto Microsoft che offre funzionalità di comunicazione come le chiamate di chat e audio. Ma Millham avverte di non essere troppo preso dall'usare ogni singola opzione disponibile. Invece, crea un piano specifico che delinea in quali situazioni utilizzerai Microsoft Teams per la comunicazione rispetto ad altre piattaforme.
Millham spiega: "Penso che una delle maggiori sfide sia aiutare gli utenti aziendali a capire quale strumento Microsoft Office 365 utilizzare WHEN. C'è una sovrapposizione tra le funzionalità di Teams, Yammer e Skype for Business che è davvero fonte di confusione per gli utenti, ed è probabile che tornino automaticamente alle e-mail senza una guida. Quindi la mia raccomandazione è che l'azienda abbia bisogno di tempo per riflettere su quali strumenti si adattino meglio alle diverse parti della propria organizzazione - e gestire alcuni piloti con diversi gruppi di utenti - e quindi fornire orientamento e consapevolezza agli utenti finali ".
Testare le strategie di comunicazione
Come menzionato da Millham, può essere utile testare effettivamente le diverse strategie di comunicazione all'interno della tua organizzazione per vedere cosa funziona meglio per la tua squadra specifica. Ad esempio, potresti trovare utile utilizzare Skype per le chiamate client se la maggior parte dei tuoi clienti ha già un ID Skype e non desidera registrarsi per l'accesso ospite con Microsoft Teams. Ma si potrebbe scegliere di mantenere tutte le chiamate interne all'interno dei team per motivi di semplicità. Resta sempre aperto all'input dei dipendenti in modo da poter ottimizzare il tuo piano in base alle loro esigenze.
Rimani aggiornato con nuove funzionalità
Microsoft Teams è in continua evoluzione e aggiunge nuove funzionalità a vantaggio del tuo team o del modo in cui utilizzi la piattaforma. Ad esempio, Microsoft sta attualmente integrando le funzionalità di Skype for Business in Teams. Millham consiglia di consultare la documentazione di Microsoft Teams e indicazioni pratiche per ulteriori informazioni e aggiornamenti su eventuali modifiche o nuove funzionalità.
Allena i tuoi dipendenti
È anche importante assicurarsi che i dipendenti capiscano come sfruttare al meglio i Microsoft Teams. E ci sono molte risorse disponibili per questo scopo. CBT Nuggets offre un'opzione per l'addestramento Microsoft Teams.
Millham afferma: "Per i proprietari di piccole imprese, include una panoramica delle risorse da considerare quando si distribuiscono i team e si incoraggia l'adozione da parte degli utenti. Per i dipendenti, spiega come utilizzare canali, conversazioni, riunioni, condivisione di file, wiki e altro. "
Immagine: Microsoft
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