Software come servizio per l'ufficio virtuale

Sempre più fornitori introducono piattaforme cloud e offerte di software as a service (SaaS) per riunire le persone online.

Non lasciare che termini di settore come "Piattaforme cloud" e SaaS ti confondano. Tutto ciò significa che le persone utilizzano applicazioni software basate sul Web per lavorare insieme.

Lo scopo di questi sistemi software collaborativi è quello di imitare l'ambiente di lavoro che avevamo dal primo ufficio organizzato.

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Pensa all'ambiente di lavoro che le persone usano da quando l'ufficio organizzato è diventato un luogo comune. Lo vediamo meglio nei vecchi film ora (o negli episodi di Mad Men) - ogni reparto su un piano diverso, file di segretarie che siedono nelle macchine da scrivere IBM Selectric, dirigenti junior nei cubicoli, anziani negli uffici.

Nei miei primi giorni all'AT & T, abbiamo costantemente riorganizzato le persone in modo che tutti i membri dei team di account nazionali si sedessero uno accanto all'altro. Abbiamo persino appeso segni di squadra dal soffitto. Le riunioni si sono svolte in un momento preciso e, per condividere un documento, ho appena depositato una cartella di file sulla scrivania di un collega.

Oggi l'ambiente di lavoro è cambiato radicalmente. Altre persone lavorano da remoto da casa. Abbiamo team virtuali, più consulenti e personale in outsourcing. L'aumento dei prezzi del gas e le situazioni economiche renderanno l'ufficio virtuale ancora più necessario.

Ognuno ha una descrizione diversa dell'ufficio virtuale. Gestisco società virtuali dagli anni '80. Ricordo di essere stato elettrizzato dall'avere un account e-mail MCI e mi sono reso conto che non avevo a che fare con la posta vocale per comunicare con le persone.

Da allora ho avuto molta esperienza con ciò che funziona e cosa no. Lasciatemi condividere i requisiti che ritengo debbano avere le applicazioni software per aiutare le persone a lavorare insieme nell'odierna "sede virtuale":

Semplicità e familiarità

Le persone resistono naturalmente (alcuni dicono che odiano) il cambiamento. L'interfaccia di un'applicazione software deve somigliare a ciò che le persone conoscono molto bene. Deve anche essere il più intuitivo possibile.

Questo può sembrare basilare, ma se guardi i giocatori nello spazio di collaborazione in questo momento, solo alcuni lo hanno fatto molto bene. Alcune applicazioni software sono così funzionalmente estranee e difficili da utilizzare che si arrendono rapidamente dopo alcuni tentativi di trovare solo le basi. Per attraversare la voragine e diventare dominante nel mercato, l'esperienza dell'utente deve essere familiare e semplice.

Presenza / Chat

Sento che la "presenza" e la capacità di comunicare immediatamente e direttamente sono l'aspetto più importante. Conoscere lo stato di tutti coloro con cui si sta lavorando è la pietra angolare di un sistema di successo.

Nel vecchio modello di ufficio convenzionale potevamo dare un'occhiata alla stanza o sporgerci dalla parete del cubicolo per parlare del tempo o di una nuova versione del prodotto. L'alternativa oggi è la chat istantanea o la conferenza telefonica. Servizi come VOIP o servizi di teleconferenza gratuiti hanno reso le conferenze ad hoc facili e veloci da configurare.

Controllo / condivisione dei file e collaborazione in tempo reale

Al centro del business ci sono documenti e file. Sono entrambi un prodotto di lavoro e un processo di lavoro. Con l'aumento esponenziale di consulenti, outsourcing e comunità di partner, la capacità di applicare livelli significativi di autorità documentale è uno degli imperativi cruciali di oggi.

Ai vecchi tempi era possibile controllarlo fotocopiando solo alcune pagine per determinati destinatari o limitando la lista di distribuzione. Oggi, in una buona applicazione software collaborativa, è possibile assegnare diversi livelli di autorità con poche sequenze di tasti.

Aggiungi un audit trail dettagliato per sicurezza, controllo, convenienza e medicina legale e hai gli ingredienti di un valido documento e sistema di gestione dei file. La collaborazione in tempo reale e la tecnologia push automatizzano la maggior parte di queste attività di gestione. In combinazione, questi strumenti di gestione rendono obsoleta - ed eliminano - la necessità di allegati di posta elettronica.

All'inizio ho menzionato la resistenza delle persone al cambiamento. Esistono molte soluzioni potenzialmente potenti sul mercato per il controllo dei documenti, il backup dei file e la collaborazione. La sfida che devono affrontare è (1) essere facili da usare e (2) minimizzare la necessità di cambiamenti nel comportamento. Per l'adozione di massa, devi imitare il modo in cui le persone lavorano oggi e automatizzare il maggior numero possibile di funzioni - non provare a modificare radicalmente i loro schemi di lavoro.

Conferencing

La conferenza è una categoria ampia - tendo a pensarci nei secchi.

• Mostra e racconta eventi sono sessioni programmate che hanno un presentatore designato e un pubblico di gruppo. Ora sul mercato sono presenti numerosi prodotti che gestiscono perfettamente questo aspetto con diversi modelli di prezzi e livelli di funzionalità / funzionalità, ad esempio Webex.
• credo che condivisione ad hoc è una delle funzionalità più utilizzabili nel mondo della collaborazione. La possibilità di condividere istantaneamente uno schermo o un prodotto di lavoro senza configurazione è il più vicino possibile a "appoggiarsi al muro cubico". Ci sono due modi per farlo: (1) prodotti che consentono la condivisione istantanea dello schermo (di solito su base uno a uno) o (2) prodotti che forniscono condivisione e aggiornamento di documenti in tempo reale tra più utenti. Li uso estesamente e li trovo inestimabili nel "Virtual Office"

Modificare

Ogni generazione che entra nel mondo del lavoro apporta diversi set di abilità e pregiudizi. La prima vera società di software con cui ho lavorato aveva un sistema di posta elettronica mainframe cresciuto in casa. Il CFO avrebbe il suo assistente amministrativo stampare copie cartacee delle sue e-mail. Avrebbe mandato a mano le risposte e lei doveva essere l'unica a digitare il suo messaggio e inviare l'e-mail di risposta.

Per quanto ridicolo possa sembrare ora, tra un decennio o giù di lì, l'idea che abbiamo tenuto le applicazioni e i file del software sul nostro PC locale suonerà altrettanto ridicola.

Nel frattempo abbiamo bisogno di una soluzione ibrida per soddisfare le nostre abitudini lavorative. Accelerare l'uso del cloud per applicazioni e dati, ma offrire alle persone la possibilità di lavorare dai loro desktop.

Rendendo il lavoro online più semplice e più conveniente, il desktop tradizionale diventerà funzionale come le tue tonsille - ancora lì ma non necessario.

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Circa l'autore: George Langan è l'amministratore delegato di eXpresso Corporation, un servizio di software collaborativo. George porta in campo una vasta esperienza nell'esecuzione di attività software. Il suo blog può essere trovato su:

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