La conservazione dei registri è una parte essenziale di molti tipi di business oggi. Sia che lavori in uno studio medico, in università, in uno studio legale o in un altro istituto, la gestione dei moduli che gestiscono queste attività è spesso un lavoro a tempo pieno. A volte, la quantità di scartoffie generate dall'organizzazione può apparire travolgente. I problemi comuni affrontati dalla gestione dei record possono essere alleviati disponendo di sistemi per gestirli.
$config[code] not foundRecord persi
I record persi possono andare da un piccolo inconveniente per le aziende a un enorme problema che richiede mesi o addirittura anni per risolverlo. Ad esempio, se i clienti richiedono regolarmente documenti alla società e non sei in grado di fornirli tempestivamente (o del tutto), rischi di perdere la loro attività in futuro. Se sono necessari documenti importanti per una questione legale, come difendere la società da una causa, non fornire i documenti appropriati può costare ingenti somme di denaro, o addirittura significare la dissoluzione del business interamente. Un modo per evitare di perdere record è disporre di un'organizzazione dettagliata e del processo di archiviazione.
Registra Organizzazione
La corretta organizzazione dei file è uno dei capisaldi di una buona gestione dei record. In genere, le aziende organizzano i file in ordine cronologico per anno e quindi in ordine alfabetico per nome del cliente. Oltre alle copie cartacee dei registri della tua azienda, l'archiviazione elettronica è un'opzione valida che consente di risparmiare spazio e tempo che la tua azienda può destinare ad altri usi. Tuttavia, anche se si sceglie di salvare la maggior parte dei file importanti sui computer della propria organizzazione, le copie cartacee hanno il loro posto nell'archiviazione e organizzazione dei record. I documenti originali, come quelli con firme autenticate, devono spesso essere conservati per un certo numero di anni o, a volte, per un tempo indefinito.
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Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingArchiviazione dei record
A seconda del tipo di attività per la quale si tengono i registri, nonché di quanto a lungo l'azienda ha operato, potresti trovarti a corto di spazio per tutti gli archivi dei file che vale la pena di conservare. Una possibile soluzione a questo problema non è quella di conservare registrazioni estranee. Considerare per quanto tempo la tua azienda ha davvero bisogno di avere queste forme a portata di mano. Ai fini fiscali federali, la maggior parte dei documenti può essere smaltita dopo un determinato periodo di tempo, come indicato dall'Internal Revenue Service (IRS), a seconda del tipo di reso archiviato (vedere la sezione Risorse). Diverse aziende, come gli uffici legali e medici, sono tenuti a mantenere le informazioni dei clienti solo per un determinato numero di anni, a seconda dello stato in cui operano. Un'altra soluzione è quella di archiviare i record in una struttura separata, ad esempio un'unità di archiviazione in affitto. In questo modo, non occupano spazio prezioso nei locali della tua attività che potresti utilizzare per gestire l'organizzazione. Tenere presente, tuttavia, che tali unità possono essere costose in base al numero di record che è necessario memorizzare.
