I lavori di segreteria sono un gruppo di posizioni che si concentrano sulla fornitura di supporto per l'ufficio. Il personale ecclesiastico si trova in diverse strutture, tra cui scuole, enti governativi, studi legali e aziende Fortune 500. I posti di lavoro in ufficio o in ufficio rappresentano una vasta gamma di competenze ed esperienze che sono importanti in tutte le fasi di un ambiente aziendale, secondo il Distretto di Dallas County Community College. Molti lavori di ufficio richiedono competenze nel funzionamento di un'ampia varietà di macchine per ufficio, inclusi computer e programmi software. Inoltre, la conoscenza dell'ortografia e della grammatica e le abilità matematiche di base sono importanti per la maggior parte dei lavori di ufficio.
$config[code] not foundImpiegati di ufficio generali
Gli impiegati degli uffici generali assumono diversi impieghi per soddisfare le esigenze del datore di lavoro, secondo il Bureau of Labor Statistics (BLS). Non ci sono due giorni uguali. Non importa il ruolo, gli impiegati di ufficio generali devono avere la capacità di eseguire tutte le attività in modo efficace. Alcune delle loro funzioni comprendono archiviazione, inserimento dati, fotocopiatura di documenti, preparazione di mailing e risposta a telefoni. Inoltre, il BLS riporta che i commessi degli uffici sono incaricati in base all'esperienza. I lavoratori entry-level sono relegati in aree come le buste imbottite, mentre ai lavoratori con esperienza vengono assegnati compiti che richiedono più responsabilità, come ad esempio retribuzioni e calendario.
Impiegati specializzati
Gli addetti all'archiviazione dei dati, ai file e alla posta sono contenuti in una sola area dell'ambiente dell'ufficio. Gli addetti all'immissione dei dati immettono le informazioni in un database di computer. La loro precisione è misurata in battute al minuto. Gli impiegati della sala file gestiscono tutti i file elettronici e cartacei in ordine. In alcuni casi, gli impiegati della sala riunioni utilizzano uno scanner per archiviare elettronicamente documenti aziendali importanti. Gli addetti alla posta sono responsabili per l'ordinamento della posta e dei pacchi e per la consegna al personale dell'ufficio appropriato. Inoltre, gestiscono apparecchiature per posta come smistamento della posta e contatori postali.
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Gli addetti alla reception accolgono e indirizzano i visitatori e i chiamanti verso la loro destinazione. Dal momento che sono il primo punto di contatto per potenziali clienti, i receptionist dovrebbero essere professionali e cordiali. Anche gli addetti alla reception ordinano e consegnano la posta all'interno dell'ufficio. Allo stesso modo, preparano i pacchi per la spedizione e preparano le lettere per la posta in uscita. Monitorano il facsimile e l'account e-mail principale per l'ufficio. Gli addetti alla reception controllano l'area di accoglienza dell'ufficio, così facendo in modo che i materiali di lettura offerti siano raddrizzati e ordinati, e che le sedie siano pulite e presentabili è anche il lavoro di un addetto alla reception. Potrebbe anche essere responsabile del monitoraggio della macchina da caffè per ufficio.
assistenti
La promozione nel campo del supporto amministrativo è possibile. Gli impiegati con esperienza sono in grado di entrare in posizioni come segretario, assistente esecutivo e assistente amministrativo. Molte di queste opportunità richiedono un livello più elevato di responsabilità e conoscenza. Gli assistenti esecutivi sono responsabili per le chiamate di screening, la corrispondenza di battitura a macchina e la pianificazione degli accordi di viaggio per i dirigenti e i dirigenti dell'azienda. Gli individui in queste posizioni di solito possiedono un diploma associato o un certificato di un college tecnico o biennale. In alcuni casi, è richiesto un diploma di laurea.
Capo ufficio
Il ruolo del responsabile dell'ufficio è multidimensionale. Questo individuo assicura che l'ambiente di lavoro scorra liscio. Alcuni compiti includono interviste, assunzioni e licenziamenti di lavoratori; ordinare forniture; svolgere compiti contabili; e gestione del libro paga. Il responsabile dell'ufficio stabilisce il flusso di lavoro dell'ufficio. Mentre il responsabile dell'ufficio è visto come un leader in azienda, i dirigenti d'ufficio hanno ancora compiti di ufficio nella loro descrizione del lavoro. Compiti come rispondere a telefoni, archiviare e digitare documenti possono essere un evento quotidiano che un manager dell'ufficio gestisce. Nell'ufficio di un medico, ad esempio, il responsabile dell'ufficio è responsabile per l'ordinazione di forniture mediche e la gestione della fatturazione a venditori, pazienti e compagnie assicurative.
