Le conferenze e gli eventi aziendali sono tecnologicamente più avanzati che mai. Se stai ospitando un evento, ci sono tanti metodi diversi che puoi usare per conoscere i partecipanti e connettersi con loro. E puoi utilizzare il CRM per raccogliere informazioni e organizzarle in modo da favorire la tua attività.
Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti sui modi per utilizzare il CRM per gli eventi, incluso il tipo di informazioni da raccogliere e il modo in cui raccoglierle, dagli esperti CRM. Puoi rendere il tuo prossimo evento di successo in più di un modo.
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Prima dell'evento, fai un elenco delle persone che si sono registrate per partecipare. Nel tuo programma CRM, assicurati di avere un record di contatto per ogni partecipante e inserisci qualsiasi altra informazione pertinente che potresti avere. Prendi in considerazione l'utilizzo di un programma come Nimble che ti aiuta a raccogliere e organizzare le informazioni sulle persone attraverso la loro impronta online.
Dovresti anche decidere alcuni obiettivi per l'evento: cosa vuoi imparare? Con chi ti vuoi connettere? Cos'altro vuoi realizzare?
Connettiti con i partecipanti chiave
Inoltre, considera di connetterti individualmente con alcuni dei giocatori chiave come relatori o presentatori prima dell'evento. L'amministratore delegato di Nimble Jon Ferrara raccomanda agli organizzatori di eventi, o anche a coloro che partecipano a eventi che vogliono ottenere il massimo da loro, di beneficiare in anticipo di raggiungere le persone.
Ti consiglia di contattare i social media condividendo alcuni dei tuoi contenuti o offrendo un prezioso feedback. Una volta che ti sei collegato a qualcuno un paio di volte, puoi suggerire di incontrarti durante l'evento o chiedere ulteriori suggerimenti per rendere l'evento migliore.
Impostare le liste
Anche prima dell'evento, dovresti avere alcuni elenchi che ti aiuteranno a identificare e classificare le persone che partecipano. Secondo Brent Leary, co-fondatore di CRM Essentials, questo ti aiuterà a organizzare e decidere il modo migliore per connettersi e seguire le persone in seguito.
Ad esempio, potresti cercare di entrare in contatto con persone che si occupano di marketing nella loro azienda e che hanno autorità di acquisto. Ti connetterebbe con quelle persone in modo diverso rispetto a quello che faresti con coloro che lavorano nella gestione e non hanno voce in capitolo negli acquisti di marketing.
Fai domande all'evento
Per ottenere le risposte più utili dalle persone, dovresti fare le tue domande mentre le informazioni sono ancora fresche nella loro mente. Esistono diversi modi per raccogliere le informazioni necessarie. Ma se chiedi feedback alle persone mentre sono effettivamente presenti all'evento, è probabile che riceverai più risposte e informazioni più accurate.
Automatizza il più possibile
Per rendere più facile per te stesso e coloro che sperano di ottenere feedback sia durante che dopo l'evento, Leary suggerisce di automatizzare il più possibile il processo. Imposta i contatti per i partecipanti nel tuo sistema CRM prima dell'evento. Quindi, quando le persone rispondono alle tue domande o scansionano i loro badge in varie sessioni dell'evento, sarai automaticamente in grado di raccogliere tali informazioni una volta che l'evento è finito.
Keep It Short
Quando chiedi ai partecipanti di rispondere alle domande durante l'evento, vuoi ottenere più informazioni possibili. Ma non puoi aspettarti che siedano e prendi un sondaggio di un'ora. Dai priorità alle informazioni che desideri ottenere dalle persone e chiedi solo l'essenziale. Potresti riuscire a scoprire di più quando ti connetti con le persone in seguito.
Scopri chi e perché
Che tipo di informazioni dovresti provare a raccogliere? Ciò dipenderà in gran parte dai tuoi obiettivi. Ma due informazioni che dovresti assolutamente ottenere non importa quali siano 1.) chi sono i partecipanti e 2.) perché sono venuti. Questo significa almeno ottenere alcune informazioni di base come un titolo di lavoro e poi scoprire esattamente perché ogni persona ha deciso di partecipare in primo luogo.
Usa il tuo software sondaggio preferito
Per raccogliere effettivamente queste informazioni, Leary suggerisce di utilizzare un numero qualsiasi di programmi di sondaggio che funzionano con il tuo CRM. Ad esempio, Salesforce può integrarsi con più programmi di feedback, tra cui GetFeedback, SurveyMonkey e QuestionPro.
Se utilizzi un programma che si connette automaticamente con il tuo CRM, ti impedirà di dover inserire manualmente tutti i dati raccolti in un secondo momento. A seconda delle dimensioni del tuo evento, questo potrebbe rivelarsi un enorme risparmio di tempo.
Utilizza la tecnologia mobile
Leary dice che negli ultimi anni una tendenza in crescita in più eventi a cui ha partecipato ha fatto sì che le persone rispondessero alle domande di feedback durante un evento utilizzando i loro dispositivi mobili. Dal momento che la maggior parte delle persone porta i propri telefoni ovunque, comunque, questo è un modo per rendere il processo più semplice per i partecipanti, osserva.
Dare alle persone le opzioni
Puoi anche offrire alcune opzioni aggiuntive in modo che le persone possano scegliere il metodo più conveniente per loro. Ad esempio, Leary dice che alcuni eventi utilizzano messaggi di testo mentre altri hanno persino app mobili dedicate. Offrendo diverse opzioni, puoi aumentare il numero di risposte che ricevi dalle persone. Questo ti dà la migliore possibilità di feedback accurato sul tuo evento.
Traccia l'attività del partecipante
Ma puoi anche ottenere informazioni dalle persone senza dover effettivamente chiedere loro nulla. Un metodo popolare per gli organizzatori di eventi per raccogliere informazioni consiste nell'utilizzare i badge che i partecipanti possono analizzare man mano che partecipano a diverse sessioni o segmenti dell'evento.
Ad esempio, se il tuo evento presenta relatori su vari argomenti, puoi conoscere i partecipanti vedendo quali sessioni di lingua hanno partecipato. Se stai cercando di entrare specificamente in contatto con le persone che lavorano per le società di e-commerce, ad esempio, puoi impostare un segmento per le persone che hanno partecipato a sessioni relative a tale settore.
Monitora i social media
Un altro utile strumento per il monitoraggio dei feedback e l'apprendimento dei partecipanti sono i social media. Gli eventi spesso designano hashtag che le persone possono utilizzare per condividere feedback e connettersi con gli altri. Passando attraverso i post sotto l'hashtag del tuo evento, impari cosa pensa la gente dell'evento. Ma impari anche i dettagli di base che potrebbero aiutarti a metterti in contatto con loro in futuro.
Aggiungi informazioni ai record di contatto
Dopo l'evento, assicurati che le informazioni che hai raccolto su ciascun partecipante siano completamente aggiornate nel tuo CRM. Dovresti avere le informazioni di contatto insieme a tutti i feedback che hai raccolto. Prendi i dettagli che hai raccolto e separa ciascun partecipante nei segmenti che hai designato prima dell'evento.
Seguito poco dopo
Puoi anche continuare a raccogliere informazioni dalle persone poco dopo l'evento. Ad esempio, invia una breve nota via e-mail ringraziandoli per la partecipazione. Quindi, se lo desideri, chiedi loro se risponderebbero a qualche domanda di follow-up. Queste potrebbero essere più domande su se stessi. Oppure potresti chiedere come hanno apprezzato l'evento o cosa avrebbero cambiato. Questo feedback ti aiuterà a migliorare gli eventi che pianifichi in futuro.
Decidere come connettersi con le persone in movimento
Utilizzando i diversi segmenti in cui hai separato i partecipanti, ora puoi decidere come connetterti ulteriormente con ogni gruppo che avanza. Ad esempio, invia informazioni alle persone in base ai loro interessi o settori. Questi segmenti possono essere basati sulle informazioni che i partecipanti ti hanno fornito prima di presentarsi al tuo evento. Ma possono anche essere basati sulle sessioni a cui hanno partecipato e sul feedback che hanno offerto durante l'evento. Se stai cercando di identificare le persone che lavorano nella produzione, ad esempio, potresti essere in grado di farlo in base alle informazioni che hai raccolto. Lo stesso vale per qualsiasi altro segmento o nicchia con cui potresti connetterti.
Crea connessioni significative
Infine, ricorda di non fare affidamento sull'automazione per tutte le tue interazioni con clienti, clienti e altri contatti. I nomi sulla tua lista non sono solo parte di un segmento di marketing, ma persone reali. Trattali di conseguenza. Ricorda, l'automazione può rendere più facile raggiungere un gran numero di persone tutte in una volta. Ma ci sono alcune persone a cui dovresti raggiungere a livello personale. In un'intervista telefonica con Small Business Trends, Ferrara spiega:
"Devi aggiungere valore reale alla conversazione. Se costruisci conversazioni autentiche e la paghi in avanti nel tempo, allora quella persona inizierà a vederti come un consulente fidato e quindi saranno più propensi a non solo tornare ma anche a portare amici. "
Foto di eventi tramite Shutterstock
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