Una carriera come pianificatore di conferenze offre l'opportunità di viaggiare verso destinazioni interessanti mentre si lavora su una vasta gamma di attività commerciali. Puoi lavorare come membro del personale interno per una società, un'organizzazione senza fini di lucro o una società di riunioni ed eventi o esercitare la tua attività come consulente indipendente. Gran parte del lavoro di un pianificatore di conferenze arriva dopo che l'evento è stato pianificato; l'organizzazione e l'attenzione ai dettagli sono le caratteristiche chiave dei professionisti delle riunioni di successo.
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I pianificatori di conferenze aiutano a sviluppare riunioni, anche quando il cliente ha idee dettagliate. Alla riunione di pianificazione iniziale, il pianificatore discute gli obiettivi del cliente; questi obiettivi potrebbero includere la generazione di un profitto, la creazione di un reclutamento di membri e di un premio di retribuzione o la ricompensa di membri attivi o di importanti professionisti del settore con spazi linguistici. Il team di pianificazione discute le località che potrebbero attrarre il maggior numero di partecipanti, le migliori date, un tema per la riunione, la cronologia degli eventi passati, l'agenda e le esigenze logistiche.
budgeting
Dopo l'incontro iniziale, un pianificatore di conferenze crea la prima bozza del budget, incluse le proiezioni dettagliate delle entrate e delle spese. Una volta che il cliente ha approvato il budget, il pianificatore avanza con la negoziazione e la prenotazione della sede oltre a venditori e fornitori. La negoziazione di tariffe, spese di ristorazione, prezzi audiovisivi e altre spese è una responsabilità chiave di un pianificatore di conferenze. La capacità di trovare le migliori offerte e ridurre questi costi è un punto di forza per molti professionisti delle riunioni. In alcuni casi, il pianificatore è autorizzato a firmare contratti per conto del cliente; in altri casi, il pianificatore li prepara per la revisione e la firma del cliente.
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Una volta che i contratti sono in atto, il pianificatore gestisce i numerosi dettagli associati alla conferenza. Ciò include marketing, registrazione, creazione di badge, prenotazione di sale conferenze, vendita di pubblicità, cabine e sponsorizzazioni, organizzazione di cibi e bevande, creazione di attività per bambini e coniugi e organizzazione di eventi esterni come tornei di golf e tennis. Questo lavoro richiede un notevole monitoraggio e tracciamento, con il lavoro sui dettagli una responsabilità primaria del pianificatore di conferenze. Dimenticare di ordinare i badge, ad esempio, può danneggiare l'intero meeting.
Esecuzione
Durante l'evento, il pianificatore di conferenze è spesso sul posto, presentandosi presto per incontrarsi con lo staff del sito. Il pianificatore monitora le impostazioni della sala seminari, l'area della fiera, il banco di registrazione e le aree di ristorazione e registra tutte le spedizioni nella sede. Il pianificatore di conferenze deve essere disponibile a tutte le ore per gestire eventuali problemi che emergono. I pianificatori esperti dispongono sempre di piani di backup pronti in caso di problemi. Se il cliente paga cibo e bevande in base al numero di partecipanti, il pianificatore conferma i numeri di presenza con il responsabile della ristorazione in ciascun evento.
Azione supplementare
Dopo l'evento, il pianificatore rivede tutto ciò che è accaduto durante la conferenza e prepara un rapporto post-conferenza. Il planner esamina e approva tutti i contratti, esamina i partecipanti e compila i risultati e invia fatture per qualsiasi stand, pubblicità, sponsorizzazione o registrazione non ancora raccolti. È importante sottolineare che il progettista si incontra con i clienti per discutere la loro valutazione dell'evento.
