Il personale amministrativo dell'ufficio fornisce assistenza agli impiegati. Mantengono record e sistemi di archiviazione e sono spesso responsabili dell'inserimento dei dati.Possono mantenere un database di clienti o inventario e produrre corrispondenza per posta, e leggere e inoltrare la posta al reparto corretto. L'obiettivo generale di qualsiasi amministratore di ufficio è quello di rendere più semplice il lavoro del proprio supervisore.
Gestione del database
Generalmente non ci si aspetta che un membro dell'amministrazione di un ufficio costruisca un database, ma sarà tenuto a inserire i dettagli ed essere in grado di richiamare record che soddisfano determinati criteri in un preavviso di pochi istanti. Devono anche produrre report basati sulle informazioni del database. Questi rapporti vengono generalmente trasmessi ai membri dello staff senior o presentati in una conferenza.
Preparare la corrispondenza
La corrispondenza può essere una lettera individuale o una newsletter destinata a tutti i clienti. Il personale amministrativo dell'ufficio deve preparare memo e annunci e inviarli a tutto il personale. Ci si aspetta che il personale dell'ufficio amministrativo si occupi delle richieste via e-mail e entrambe le risposte inoltrano l'e-mail al dipartimento appropriato.
Video del giorno
Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingGestione degli orari
Prenotare appuntamenti, pianificare conferenze e informare lo staff degli orari significava tradizionalmente scrivere tutti gli appuntamenti in un diario centrale e inviare aggiornamenti settimanali o giornalieri allo staff. Ora, la maggior parte della pianificazione è completata elettronicamente con programmi di gestione dei dati come Outlook, iCal o Eudora. Ciò consente ad un membro del personale dell'amministrazione dell'ufficio di aggiornare e pubblicare diversi calendari elettronicamente. Ciò consente ad altri membri dello staff di controllare i calendari contemporaneamente, apportando le modifiche necessarie.
Rispondere ai telefoni
Il personale dell'amministrazione dell'ufficio risponde ai telefoni e si occupa dei clienti o li trasferisce in un reparto più adatto a rispondere alle loro domande. È anche compito del personale dell'amministrazione dell'ufficio registrare i messaggi dettagliati insieme a tutte le informazioni di contatto del chiamante.
