Il mondo degli affari sembra ruotare su un asse di incontri - ma non tutti gli incontri sono produttivi. Investi tempo a pianificare una sessione produttiva per assicurarti che le tue riunioni svolgano il lavoro. Pensa attentamente a ciò che devi realizzare e a chi dovrebbe partecipare.
Determina obiettivo e pubblico
Fissare un obiettivo per la riunione e renderlo breve e chiaro. Ad esempio, creare un breve elenco di punti elenco che descrivono obiettivi specifici. L'obiettivo della riunione potrebbe essere quello di comunicare informazioni importanti, prendere decisioni, risolvere problemi o assegnare azioni. Un obiettivo conciso e puntuale aiuta l'organizzatore della riunione a determinare chi deve partecipare alla riunione. Crea un elenco di invitati allineando ciascun obiettivo con i membri del team la cui presenza consentirà di raggiungere effettivamente l'obiettivo.
$config[code] not foundImposta l'agenda
Imposta l'agenda della riunione in base a ciascun obiettivo nell'obiettivo. Se un obiettivo è comunicare l'inizio di un progetto, impostare un elemento dell'agenda che identifichi chi presenterà tali informazioni e come saranno condivise le informazioni, ad esempio tramite la presentazione di PowerPoint. Se l'obiettivo è assegnare le azioni, impostare una voce dell'agenda che descriva come verranno effettuati gli incarichi. Ogni obiettivo dovrebbe avere uno o più elementi dell'ordine del giorno allineati direttamente con esso.
Video del giorno
Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingSeleziona la data e l'ora
Seleziona una data e un'ora della riunione in base alla disponibilità del leader della riunione e degli invitati più critici. Più grande è la lista degli invitati, più difficile è trovare un giorno e un'ora in cui tutti siano disponibili. Accetta un orario che soddisfi quanti più orari possibili. Prima di impostare l'ora, pensa ai fusi orari. Se alcuni invitati parteciperanno per telefono o Internet, considera il loro orario di lavoro e il tuo. A 13:00 l'incontro in Eastern Standard Time è un incontro di mezzogiorno in Central Standard Time. Quello stesso incontro è alle 2 di notte a Tokyo.
Scegli la posizione
Trova una sala conferenze che permetta di raggiungere tutti gli oggetti dell'agenda. Scegli una stanza grande o piccola abbastanza per adattarsi comodamente al numero di persone che dovrebbero partecipare. Una stanza con 40 posti è una scelta sbagliata per un incontro con 10 persone. Allo stesso modo, non si desidera che una folla si stringa in modo così stretto che è necessario portare sedie extra.
Organizzare materiali e spese accessorie
Se sono previste presentazioni, assicurarsi che la stanza sia dotata di un proiettore. In caso contrario, prendi accordi per portare un proiettore con te - assicurati anche di avere qualcosa su cui proiettare, come uno schermo o un muro bianco. Non dimenticare di considerare la disponibilità di altre spese accessorie, come lavagne bianche con marcatori cancellabili a secco, lavagne a fogli mobili e telefoni vivavoce per i partecipanti fuori sede. Per riunioni di più ore, organizzare cibo e bevande in modo che i partecipanti rimangano concentrati sull'argomento piuttosto che sullo stomaco.
Notifica agli invitati
Comunicare agli invitati gli obiettivi, la data, l'ora e il luogo della riunione con sufficiente anticipo in modo che possano prepararsi adeguatamente. Nella maggior parte dei casi, è preferibile un preavviso di almeno una settimana. Utilizzare il software del calendario del posto di lavoro per inviare un appuntamento per la riunione a tutti gli invitati. Molti programmi avviseranno gli invitati pochi minuti o alcuni giorni prima della riunione o personalizzeranno gli avvisi in base alle proprie esigenze.
