La legge consente al tuo datore di lavoro di richiedere che tu usi la tua macchina per lavoro, sia su base giornaliera che occasionale. A seconda del lavoro, ciò potrebbe includere la guida di un cliente da un luogo a un altro. Tuttavia, la legge impone anche ulteriori responsabilità al datore di lavoro, compresa la responsabilità legale e il rimborso delle spese.
Responsabilità
Quando un datore di lavoro richiede a un dipendente di utilizzare la propria auto per le attività aziendali, il datore di lavoro diventa responsabile di eventuali illeciti commessi dal dipendente. Ad esempio, se un membro del personale di assistenza diretta di una casa di gruppo per bambini autistici è tenuto a guidare i clienti agli appuntamenti del medico nel proprio veicolo, la compagnia di gruppo può essere citata in giudizio per qualsiasi cosa faccia nell'auto mentre svolge tale compito. Se entra in un incidente e il bambino è ferito, la famiglia del bambino può fare causa alla compagnia. Se qualcun altro è ferito o c'è un danno alla proprietà, la società può essere ritenuta responsabile anche per questo. La società ha il diritto di richiedere al dipendente di utilizzare il suo veicolo personale, ma esercitando tale diritto l'azienda si assume la responsabilità per qualsiasi cosa faccia il dipendente.
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Sebbene i datori di lavoro siano normalmente responsabili degli atti dei loro dipendenti ogni volta che il dipendente è in servizio, questo di solito non si applica al viaggio avanti e indietro dal lavoro. Tuttavia, se il datore di lavoro si aspetta che il dipendente utilizzi il suo veicolo personale per le attività aziendali, il possesso di un veicolo da parte del dipendente fornisce un vantaggio commerciale per l'azienda e la società può essere ritenuta responsabile delle azioni del dipendente durante il pendolarismo. Ad esempio, un venditore sarebbe normalmente responsabile delle proprie azioni mentre guida in ufficio, ma se la compagnia si aspetta che ritiri i clienti nella propria auto anche occasionalmente, un tribunale può ritenere che questo sia un motivo sufficiente per tenere la società responsabile per le sue azioni durante il pendolarismo da o verso il lavoro su base giornaliera.
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Se il tuo datore di lavoro si aspetta che tu guidi i clienti in giro con la tua auto, deve rimborsarti le spese. Ciò include non solo il costo del gas, ma anche le spese di assicurazione e di manutenzione. Questi costi possono essere molto difficili da calcolare, soprattutto se si utilizza l'auto solo occasionalmente per il business aziendale. Il metodo usuale consiste nel pagare una tariffa forfettaria per il chilometraggio in base alla formula che l'IRS utilizza con i propri dipendenti, ma non vi è alcuna legge che richieda alle società di utilizzare questo metodo piuttosto che un altro.
Le tasse
Il rimborso per l'uso della propria auto può creare una complicata situazione fiscale. L'IRS ha una serie di regolamenti per determinare se il rimborso debba essere pagato come parte delle normali retribuzioni o come pagamento separato non tassabile. In generale, il rimborso dovrebbe essere pagato come parte della tua retribuzione, a meno che la compagnia ti chieda di allontanarti da qualsiasi luogo tu ritenga la tua residenza ai fini fiscali. Ad esempio, se il tuo datore di lavoro vuole che tu guidi in un altro stato per incontrare un cliente e devi pernottare in un motel, le spese del tuo veicolo dovrebbero essere deducibili.
