Un assistente di automazione di ufficio è il titolo di una posizione di supporto amministrativo comune all'interno del governo degli Stati Uniti. Queste diverse agenzie e dipartimenti come il Dipartimento dell'interno, Dipartimento del lavoro, Veterans Health Administration, Immigration and Customs Enforcement e Department of Agriculture assumono le persone come assistenti per l'automazione degli uffici. Questi impiegati federali sono responsabili di una serie di compiti amministrativi che aiutano il lavoro dell'agenzia in cui sono impiegati.
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Gli assistenti di automazione degli uffici facilitano la comunicazione in ufficio e mantengono un ambiente di lavoro professionale. Possono rispondere alle telefonate, inoltrare le chiamate, prendere messaggi, ricevere i visitatori in ufficio e scortare i visitatori mentre sono in ufficio. Gli assistenti di automazione di ufficio possono rispondere a e-mail e lettere di carattere generale, soddisfare richieste di informazioni generali, inoltrare la corrispondenza tecnica o specializzata alla persona più indicata e distribuire la posta esterna al personale dell'ufficio. Inoltre, gli assistenti di automazione dell'ufficio distribuiscono le comunicazioni tra uffici e mantengono la bacheca dell'ufficio.
Informazioni e produzione
Gli assistenti di automazione degli uffici sono responsabili della produzione e del miglioramento dei materiali scritti. Possono scrivere, formattare e modificare relazioni, lettere, moduli, memorandum e altri tipi di documenti. Mantengono registrazioni e file, in formato fisico o elettronico, inclusi i fogli di lavoro dell'ufficio e i record di presenze, e li trasmettono come indicato. Gli assistenti di automazione di Office aggiornano anche i manuali e le istruzioni procedurali d'ufficio secondo necessità.
Video del giorno
Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingPianificazione e fornitura
Gli assistenti di automazione degli uffici pianificano e provvedono affinché i membri del personale viaggino per affari ufficiali e per il normale funzionamento dell'ufficio. Possono preparare itinerari, organizzare il trasporto, effettuare prenotazioni alberghiere e prenotazioni di viaggi, raccogliere autorizzazioni di viaggio, preparare buoni viaggio e altre attività legate al viaggio. Possono preparare riassunti e materiale di presentazione per il personale in preparazione del viaggio. Gli assistenti di automazione degli uffici stimano anche la necessità di forniture per ufficio, accettano richieste di articoli speciali, seguono le procedure stabilite per procurarsi le forniture e quindi distribuiscono le forniture. Gli assistenti di automazione degli uffici seguono le procedure stabilite per organizzare i tecnici di riparazione in caso di problemi con una qualsiasi delle apparecchiature da ufficio.
Clericale e Amministrazione
Gli assistenti di automazione di ufficio soddisfano i bisogni di ufficio dell'ufficio. Potrebbero essere chiesti di digitare documenti, registrare dettatura, prendere verbali di riunione, fare fotocopie, inviare fax, documenti di archivio e rifornire le forniture d'ufficio. (In effetti, una velocità di battitura di 40 parole al minuto o più veloce è un requisito del lavoro.) Inoltre, gli assistenti di automazione dell'ufficio devono svolgere i compiti di altri impiegati quando sono assenti.
