Per i proprietari di piccole imprese, la creazione di una politica sui social media è un modo efficace per aiutare i dipendenti a interagire con i clienti, a chiarire i messaggi di marketing e a proteggere la credibilità online. Diamo un'occhiata a come creare una politica sui social media.
Cos'è una politica sui social media?
Ecco una definizione:
"Una politica sui social media è un insieme di linee guida che descrive come i dipendenti devono interagire con i clienti online."
In generale, la maggior parte delle politiche fornisce linee guida per:
- Blog aziendali
- cinguettio
Ricorda, non è necessario creare politiche individuali per ciascun sito di social media. Invece è possibile creare un documento di politica principale e sviluppare brevi capitoli per ciascun sito specifico. Ciò semplifica la gestione del documento e mantiene le modifiche sotto controllo.
Manuali per i dipendenti e politica sui social media
Da un angolo, puoi sviluppare la tua politica sui social media come sottoinsieme del manuale del tuo dipendente. Ciò significa che quando qualcuno si unisce alla compagnia, le linee guida per interagire online sono trattate in quel capitolo nel manuale.
Oppure, è possibile creare un documento autonomo e fare riferimento al manuale del dipendente ove necessario. Questo riduce il conteggio delle parole come, ad esempio, puoi fare riferimento alle informazioni legali e alle politiche sulle risorse umane in questo documento.
Iniziare
Come molte cose, fare il primo passo è la parte più difficile dello sviluppo di una politica sui social media. Allora, da dove inizi? Un approccio è guardare le aziende nel vostro settore, esaminare le loro politiche (molte sono pubbliche) e utilizzarle come elementi costitutivi per i vostri documenti.
Quando stai esaminando le norme, considera quanto segue:
- Tono - La politica è formale o usa uno stile di conversazione più rilassato? Quale pensi che funzioni meglio? Alcuni documenti usano frasi come "L'utente deve …" che suona un po 'duro. Cerca di adottare un tono professionale, utile e rispettoso.
- Lunghezza - Alcune politiche sono molto brevi, mentre altre sono dense e leggere come documenti legali. Di nuovo, vedi quale funziona meglio per te. Non c'è giusto o sbagliato.
- Livello di informazione - Alcune politiche forniscono linee guida generali, mentre altre forniscono informazioni più dettagliate, ad esempio, che specificano come rispondere a un commento negativo sul blog aziendale.
- Scopo - Le politiche coprono le reti di social media su base individuale o adottano un approccio più ampio? Quale approccio funzionerebbe meglio per la tua azienda? Quale sarebbe più facile da gestire?
- uso - Riesci a vedere il tuo staff usando questi documenti? Se no, perché? Cerca degli esempi che ti piace leggere e che ritieni funzionino bene per la tua squadra.
Creazione di un documento bozza
Se l'idea di scrivere una politica sui social media ti riempie di terrore, prendi coraggio. Non è così difficile e ti mostrerò il perché. Nello stesso modo in cui Roma non è stata costruita in un giorno, la creazione dei tuoi documenti politici richiederà un po 'di tempo … ma ci arriverete. Il trucco è scomporlo in attività gestibili - ad esempio, una politica a settimana.
Ad esempio, iniziamo con una politica per la tua pagina Facebook:
- Scopo - Descrivi lo scopo di questa politica in una frase. Tenerlo a fuoco e rimuovere ogni ambiguità. Scrivi in tono positivo.
- obiettivi - Descrivi come questa politica aiuterà i lettori (ad esempio i tuoi dipendenti e i fan di Facebook) a interagire.
- Politica - Scrivi una breve politica che delinei le tue aspettative, la tua posizione e le azioni che potresti intraprendere in caso di violazione di queste linee guida.
- Contatti - Includere le informazioni di contatto se il lettore ha bisogno di chiarimenti.
Aiuto o ostacolo?
Perché così tante persone pensano che le politiche sui social media siano una brutta cosa? Il motivo principale per cui le politiche non funzionano (o ottengono una cattiva reputazione) è che rendono più difficile per i dipendenti svolgere il proprio lavoro. Forse non è completamente vero, ma per molti dipendenti, queste politiche sentire come un'intrusione e un'altra regola da seguire. Come puoi aggirare questo?
Penso che sia la parola politica questo turba le persone In tal caso, modifica il tono del documento e fai riferimento ad essi come linee guida, istruzioni ed esempi per dare maggiore sicurezza ai tuoi dipendenti quando interagiscono online. Quindi, dopo aver creato le politiche, tenere un seminario informale e presentare il documento. Ricorda, la maggior parte dei dipendenti vuole fare bene il proprio lavoro. Ma a volte si sentono frustrati quando devono cambiare il modo in cui svolgono le loro attività quotidiane. Il laboratorio dovrebbe ridurre la loro ansia e dare loro la direzione di cui hanno bisogno.
Quando avvii la sessione, consulta i seguenti elementi:
- ipotesi - Rimuovere eventuali ipotesi o incomprensioni che potrebbero avere sulle politiche.
- Esempi - Esaminali attraverso criteri di esempio in modo che comprendano come la politica si applica al loro ruolo.
- scenari - Mantenere la sessione pratica discutendo gli scenari in cui le politiche li aiuteranno.
La parte dello scenario del workshop è molto importante. Mostra esempi reali di dove i social media possono causare problemi, come ad esempio:
- Il personale condivide le informazioni riservate per sbaglio
- Rispondendo ai commenti negativi e entrando nelle guerre di fiamma
- Lasciando le osservazioni sui siti Web dei concorrenti
Quindi mostra come gestire questi problemi in modo più efficace. I dipendenti vedranno il valore dei documenti e saranno più inclini a utilizzarli.
Pubblicare
Una volta finalizzati i documenti della politica, inviare un PDF a tutti i dipendenti. Chiedi loro di leggerlo attentamente e di rispondere se hanno notato lacune, errori o errori di battitura. Quindi pubblica la politica sul tuo sito web, blog e altri canali di social media. Ricordarsi di aggiungere una data, il numero di versione e il proprietario del documento in modo da poter tenere traccia delle modifiche del documento.
Tenere sotto controllo
Lo sviluppo di politiche è un processo di perfezionamento. Ogni sei mesi, rivedere i documenti e aggiornare se necessario. Ad esempio, se hai avviato un sito per dispositivi mobili, potresti voler includere delle politiche per questo nel documento. Ancora più importante, guarda il feedback che ricevi dal tuo team e vedi come può essere usato per rifinire il testo.
Conclusione
Scrivere la tua prima politica sui social media è più facile di quanto tu possa pensare. Vedilo come un piccolo progetto che dovrai affrontare nelle prossime quattro settimane. Creare un team con buone capacità di scrittura e conoscenza dei social media, quindi lavorare verso una scadenza.
Se hai già scritto le norme sui social media, qual è la parte più difficile del processo per te? Una volta che hai creato le politiche, come le realizzi?
Immagine da Dirk Ercken / Shutterstock
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