Per migliorare, la tua segretaria o l'assistente amministrativo ha bisogno di obiettivi per cui sparare. Più gli obiettivi sono concreti e misurabili, più sarà facile per lei mirare all'obiettivo e più facile sarà valutare la sua prestazione. Vuoi fissare obiettivi che la metteranno alla prova senza essere fuori dalla tua portata.
Obiettivi SMART
Guide aziendali e siti web descrivono un buon obiettivo con l'acronimo SMART. Sta per rendere gli obiettivi specifici, misurabili, realizzabili, pertinenti e tempestivi.
$config[code] not found- Specifico: "Impara a utilizzare il nuovo sistema di posta elettronica" è meglio di "Migliora le competenze informatiche".
- Misurabile: "Keep board informato" è difficile da misurare. "È possibile misurare il report sull'avanzamento del progetto per due volte al mese". Ciò rende facile vedere se ha raggiunto l'obiettivo.
- Realizzabile: impostare un obiettivo irrealistico che la tua segretaria non può soddisfare lo mette in crisi per fallimento e frustrazione.
- Rilevante: "Impara a cucinare tre piatti indiani" potrebbe essere realizzabile, ed è certamente specifico e misurabile. Ma è uno scarso obiettivo professionale, perché non si riferisce al lavoro della tua segretaria.
- Tempestivo: dovrebbe esserci una scadenza per padroneggiare la nuova abilità o completare il progetto.
Vuole e ha bisogno
Stabilire degli obiettivi per qualsiasi subordinato non è un esercizio astratto: si tratta di un individuo specifico. Diversi segretari hanno diverse abilità e ambizioni; diversi capi hanno esigenze diverse. Se la tua segretaria dice che vuole migliorare le sue abilità informatiche, chiedi cosa si aspetta di ottenere da questo. Migliora le sue prestazioni lavorative? Sposta in una posizione più alta? Una volta che sai cosa vuole, puoi modellare gli obiettivi verso quello. Puoi anche considerare ciò che ti serve dalla tua segretaria. Potrebbe essere una particolare abilità informatica che le piacerebbe dare priorità o una debolezza che vorresti migliorare.
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Se nessun obiettivo SMART viene subito in mente, calcola alcune idee:
- Formazione: è disponibile una formazione che lo renda un dipendente più prezioso? O una certificazione che vorrebbe acquisire?
- Scadenze: può incontrarne di più?
- Documentazione: fategli elaborare un manuale di riferimento o una wiki che copra la programmazione, le spese di fatturazione, le procedure di archiviazione e altre attività quotidiane. Ciò sarà inestimabile se un temp deve intervenire per lui.
- Costi di taglio: ci sono posti in cui può risparmiare qualche soldo?
- Gestione del tempo: chiedi alla segretaria di tenere traccia del suo tempo e delle attività che spende. Questo può dirvi se ci sono aree in cui ha bisogno di diventare più efficienti.
