Come proprietario di una piccola impresa, la tua azienda potrebbe essere creata o distrutta dal tuo sistema di telecomunicazione o dal tuo fornitore. Le vendite vengono perse a causa di una chiamata persa o di una segreteria telefonica persa. E dal momento che tutte le imprese, grandi e piccole, dipendono da telefoni e computer funzionanti, la decisione su quale tipo di sistema e su quale fornitore utilizzare sono di grandi dimensioni.
C'è molto di più da prendere in considerazione quando si sceglie un sistema di telecomunicazioni, perché il costo è solo un fattore. Quindi quali sono le considerazioni quando si sceglie un sistema di telecomunicazione e un fornitore? Diamo un'occhiata.
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Il primo passo nella scelta di un sistema di telecomunicazione è quello che si è a rischio di perdere se il sistema fallisce o ha un problema tecnico. C'è un importo in dollari che puoi nominare se succede? Numero di clienti persi? Impiegati frustrati? Dare una buona occhiata a ciò che è in gioco è un buon punto di partenza per prendere una decisione.
Il prossimo passo sarebbe guardare il tuo sistema attuale e capire perché è stato scelto in primo luogo. Questo sistema ha soddisfatto i bisogni e gli obiettivi dell'azienda? Continua a soddisfare i bisogni e gli obiettivi? Altrimenti, è tempo di cercare un nuovo sistema o fornitore.
Progettare un piano generale in base ai requisiti
Dal momento che ottenere un sistema di telecomunicazioni è un compito importante per qualsiasi azienda, indipendentemente dalla sua portata, è necessario sedersi e ideare una strategia sul numero di connessioni necessarie e le caratteristiche che dovrebbero venire con ogni connessione. A causa della natura variabile del loro lavoro, alcuni membri del tuo staff avranno bisogno di telefoni con tutte le funzionalità, mentre alcuni avranno semplicemente bisogno delle connessioni di base. Elenca le loro esigenze e prendi una decisione economica.
Numero di connessioni o linee necessarie
Il numero di linee che potresti avere dipende strettamente dalla natura della tua attività. Se stiamo parlando di un call center, è necessario un rapporto 1: 1 delle linee telefoniche. Tuttavia può essere inferiore per le imprese in una diversa linea di lavoro.
Funzionalità che i tuoi dipendenti richiedono
Con il progresso della moderna tecnologia di telecomunicazione, l'elenco delle funzionalità fornite con le connessioni telefoniche è diventato molto lungo. Con una gamma così ampia di servizi, è un compito arduo scegliere i servizi di cui avrai bisogno sul posto di lavoro. Pensa in modo approfondito alla diversa natura del lavoro che i tuoi dipendenti sono tenuti a fare; ti renderà più facile decidere quale linea telefonica avrà bisogno di quali funzioni.
Razionalizzazione dei sistemi
Una volta individuato il numero di linee telefoniche e la gamma di funzioni che saranno richieste dai dipendenti, il prossimo compito più importante è quello di ottimizzare i sistemi per ridurre al minimo il costo mensile delle comunicazioni. Tony Campbell, fondatore e managing partner di WhichVoip suggerisce: "Siediti con il tuo fornitore di servizi per discutere le tue opzioni. Se il tuo fornitore di servizi non è in grado di darti ciò di cui hai bisogno, dovrai guardarti intorno per verificare i confronti tra i fornitori, le recensioni degli utenti e i materiali didattici. "
Salvare il costo della comunicazione
Analizza nuovi modi per ridurre al minimo le tue fatture; alcuni dei modi per farlo includono la riduzione del numero di connessioni o linee che si hanno sul posto di lavoro, ritiro del circuito point-to-point, utilizzando i trunk IP in modo da poter ridurre l'utilizzo a lunga distanza, facendo uso di opzioni di composizione intelligente e ottenendo aggiornamenti hardware o software periodici del sistema.
Idea sbagliata su sistema VoIP e telefoni IP
Un numero di persone che sono alla ricerca di connessioni telefoniche convenienti presuppongono erroneamente che un sistema di telefoni IP debba disporre di telefoni VoIP che entrano in connessione. Questa concezione è sbagliata, se la maggior parte degli utenti del telefono dell'azienda ha bisogno di una connessione di base per andare avanti con il proprio lavoro, è possibile semplicemente ottenere telefoni analogici dove richiesto e risparmiare il costo di funzionalità aggiuntive.
Oltre ai suggerimenti sopra menzionati per la scelta di un sistema di telecomunicazione, devi anche assicurarti che l'apparecchiatura che hai acquistato sia compatibile con la tua connessione telefonica. È fondamentale renderlo sicuro, a causa dei costi legati alla sostituzione o all'aggiornamento dei sistemi.
Centralino Foto via Shutterstock
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