Come accettare i verbali in una riunione

Prendendo minuti in una riunione è un modo efficace e utile per annotare i punti di azione, le decisioni e le domande da risolvere durante una riunione di lavoro in cui le persone possono essere troppo coinvolte nella discussione per prendere appunti. Normalmente c'è un minuzioso designato, il cui compito è prendere appunti durante la riunione, disporli in un formato leggibile e rilasciarli ai partecipanti dopo la conclusione della riunione. Nelle riunioni formali, il verbale della riunione precedente deve essere concordato e accettato nella trascrizione dei verbali della riunione corrente incontrando i partecipanti.

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Accettare i minuti

Determina se è presente un quorum nella riunione corrente. Un quorum è definito come il numero minimo di membri necessari per approvare una mozione e prendere le decisioni definitive come da statuto dell'associazione o del gruppo. Senza il quorum, nessuna riunione ufficiale può aver luogo.

Leggi, o chiedi al segretario dell'associazione, del consiglio o del gruppo, di leggere i verbali a voce alta nella riunione precedente, prendendo nota dei presenti e di tutte le azioni emerse.

Discutere i minuti della riunione precedente, apportando eventuali correzioni prima dell'approvazione. La discussione dovrebbe essere fattuale e amichevole, non aprire vecchi dibattiti o conflitti.

Chiama per una mozione dal pavimento. Il presidente o il presidente del consiglio, del gruppo o della riunione chiede una mozione per accettare i verbali della riunione precedente come letti o con le modifiche discusse, come indicato. La mozione può essere presentata da qualsiasi membro della commissione di voto e dovrà essere distaccata da qualcun altro. I minuti precedenti devono essere accettati prima che la riunione corrente possa procedere.

Chiedi a tutti i partecipanti di votare per accettare i minuti. Ciò avviene attraverso uno spettacolo di mani, a voce o dal presidente che chiede a ciascun partecipante individualmente. Annotare nel verbale della riunione corrente che i precedenti sono stati accettati.

Prendendo minuti

Ottenere una copia dell'agenda della riunione, per determinare cosa deve essere discusso. Questo descriverà il flusso dei minuti da prendere. Secondo le Regole dell'ordine di Robert, come punto all'ordine del giorno, i verbali delle riunioni precedenti devono essere letti e accettati prima dell'inizio della riunione.

Sedersi accanto alla persona che presiede la riunione per chiarimenti mentre la riunione avanza. Usa un registratore per catturare i procedimenti e verificare le note una volta che la riunione è finita.

Scrivi il titolo del verbale, registrando la data, l'ora e il luogo dell'incontro, nonché i nomi di ciascun partecipante alla riunione.

Prendi appunti mentre la riunione continua, prendendo nota di ciascun argomento dell'agenda in discussione. Registra i nomi di coloro che fanno i movimenti, nonché se sono stati adottati o respinti. Annota come è stata presa questa decisione, sia attraverso una dimostrazione di mani che con un altro metodo.

Trascrivi le note della riunione il più presto possibile dopo la fine della riunione, mentre le discussioni sono ancora fresche.

Utilizzare il modello delle riunioni precedenti per scrivere i minuti correnti. Se non ci sono minuti precedenti, crea un modello, indicando chiaramente il titolo della riunione, la data e i partecipanti.

Mostra chiaramente le risoluzioni fatte, con tutti i dettagli su cosa sia questa risoluzione.

Allegare eventuali documenti aggiuntivi presentati durante la riunione da includere con i minuti come appendice.