Come scrivere un memo formale con allegati e iniziali

Scrivere un promemoria formale è un modo efficace per comunicare all'interno di un'azienda. Scrivi il memo con una voce autorevole che intende informare piuttosto che intimidire il lettore. Le informazioni supplementari incluse nel memo sono note come allegati e le enclosure sono in genere incluse con le lettere. Un promemoria formale include sezioni specifiche e include sia le iniziali dello scrittore che quelle dell'assistente alla fine. Sebbene la maggior parte dei memo abbia una pagina o meno, ricorda di includere un paragrafo di riepilogo alla fine del memo se è più lungo di una pagina.

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Creare l'intestazione per il memo, che include le sezioni "A", "Da" e "Oggetto". Decidi chi deve ricevere una copia del memo. Se si includono allegati, decidere chi deve ottenere gli allegati e chi ha solo bisogno di una copia del memo in modo che siano a conoscenza delle informazioni e che gli allegati siano stati distribuiti (ad esempio, un manager potrebbe aver creato l'allegato e non avrà necessariamente bisogno di una copia). Includere i nomi di tutti per ottenere il memo nella sezione "A" dell'intestazione. Le persone che vuoi copiare vanno nella parte "cc" del memo alla fine del memo. Potrebbero esserci anche persone a cui si desidera informare privatamente il memo. Questi destinatari saranno "copiati ciechi". Verrà data una copia del promemoria, ma non saranno elencati pubblicamente nelle sezioni "A" o "CC".

Scrivi il corpo del memo in modo chiaro e conciso. Usa un linguaggio diretto e formale, ma tieni il memo dal suono intimidatorio o sprezzante. I promemoria più lunghi dovrebbero includere i titoli dei paragrafi per renderli più facili da leggere.

Termina il memo. Alla fine del corpo del promemoria, dovrebbero apparire le iniziali dell'autore, con le iniziali dell'assistente dopo una barra "XX / aa". Le iniziali dell'autore sono in maiuscolo; gli assistenti sono in lettere minuscole. Sotto, due spazi in basso, dovrebbe essere la parola "Allegati (x)" con il numero di allegati inclusi tra parentesi se ce n'è più di uno. Quindi, elencare le persone che si desidera copiare o "cc". Dovrebbe essere in un formato elenco. Le persone che sono state copiate cieche dovrebbero essere scritte a mano sulle loro copie. Assicurati di includere il "bcc" in modo che sappiano che sono stati copiati in modo anonimo. L'autore del memo deve iniziare con il suo nome nella sezione "Da" dell'intestazione prima che il promemoria venga distribuito.

Mancia

Conserva una copia aggiuntiva o due del memo in un file con gli allegati nel caso in cui qualcun altro debba essere aggiunto alla lista di distribuzione.

Correggi il memo per errori tipografici che mancano i correttori ortografici (modulo / da).

La maggior parte dei software di elaborazione testi include un modello di memo se la tua azienda non ne ha specificato uno da utilizzare.

avvertimento

Assicurati di includere tutti i destinatari nella sezione "A" del memo.

I promemoria devono essere utilizzati solo per le comunicazioni aziendali interne. La comunicazione con i venditori o i clienti dovrebbe essere scritta in formato lettera.