Le mansioni di un segretario includono in genere l'organizzazione di viaggi per il suo capo e / o altri dipendenti. Poiché i segretari sono solitamente responsabili di mantenere il programma per i dirigenti indaffarati, si occupano anche dei loro piani di viaggio e assicurano che gli accordi siano presi in considerazione, comprese le prenotazioni alberghiere e l'autonoleggio.
Pianificazione di accordi di viaggio
Una volta che una segretaria scopre che il suo capo deve viaggiare per lavoro, deve imparare le date esatte del viaggio previsto. Se sei responsabile di organizzare il viaggio per tutti i membri del tuo dipartimento o ufficio, devi determinare se anche altri membri del personale viaggiano nello stesso momento. A seconda della compagnia per cui lavori, potresti dover determinare il budget per le spese di viaggio o contattare l'ufficio contabilità per vedere se il denaro è nel budget per i viaggi. Devi scoprire quali sono gli hotel nella zona in cui il tuo capo viaggerà, se ha qualche preferenza, e ottenere i costi e la disponibilità delle camere.
$config[code] not foundFare accordi di viaggio
Ora che hai confermato i giorni e il numero di persone che viaggiano, devi prendere le disposizioni del viaggio. Le funzioni di un segretario possono includere l'andare online e fare le prenotazioni da solo o contattare un'agenzia di viaggi con tutti i dettagli. Le società più grandi possono avere un dipartimento di viaggi in cui il segretario deve solo fornire l'itinerario proposto e il personale di viaggio ha la responsabilità di realizzare effettivamente tutti gli accordi. La tua responsabilità includerà anche la revisione della conferma degli accordi e la garanzia che siano corretti. Devi sapere se il tuo capo ha delle preferenze di posto sull'aereo, quanti bagagli saranno presi e se qualcuno deve essere controllato. L'incontro o la conferenza a cui il tuo capo è presente potrebbe richiedere la prenotazione del posto e probabilmente sarai responsabile dell'invio di RSVP a suo nome.
Completamento degli accordi
Un'altra parte del viaggio è quella di prendersi cura delle esigenze di viaggio del proprio capo mentre lei è via. Devi sapere se il tuo capo ha bisogno di trasporto per l'aeroporto o se sarà rimborsata per il costo di parcheggiare la sua auto all'aeroporto. Dovresti fornire una copia stampata dell'itinerario da utilizzare per il tuo capo quando arriva a destinazione in modo che lei conosca il suo programma giornaliero e includa gli indirizzi dell'hotel e la sede della riunione o della conferenza. È possibile prenotare un'auto a noleggio in anticipo che sarà disponibile al suo arrivo o organizzare la navetta dell'hotel per portarla in hotel. Le funzioni di un segretario quando si organizzano i viaggi includono la garanzia che ogni aspetto del viaggio sia coperto.
