La gestione dei record consente alle aziende di conservare e massimizzare il valore delle informazioni memorizzandole correttamente, proteggendole e assicurandone la disponibilità e l'accessibilità in futuro. Un gestore di record svolge un ruolo significativo nel garantire che le informazioni come una risorsa in un'azienda siano sicure e ben gestite. I candidati richiedono una specializzazione in biblioteca e amministrazione archivistica, o un campo strettamente correlato. Il lavoro richiede anche un pensiero critico, capacità di problem solving e la capacità di monitorare e coordinare attivamente grandi volumi di informazioni.
$config[code] not foundProgettare e implementare sistemi di gestione dei record
Le aziende generano molte informazioni relative a vendite, marketing, risorse umane e azioni. Senza un adeguato sistema di gestione, l'identificazione, la memorizzazione, la circolazione e lo smaltimento di record può essere una sfida difficile e noiosa. I direttori dei registri sovrintendono alla progettazione e all'implementazione di sistemi di gestione di record elettronici e di stampa, come la memorizzazione dei file dei dipendenti in ordine alfabetico. Un gestore di record può anche progettare un sistema di riferimento per aiutare gli utenti ad accedere ai record e garantire che i dipendenti salvino i record di stampa in un formato elettronico o altro sistema di backup prima di eliminarli.
Attuazione della politica di supervisione
Un responsabile del record definisce e classifica i record in base alla loro accessibilità e rilevanza per gli stakeholder interni ed esterni. Ad esempio, gli azionisti possono avere accesso alla relazione finanziaria annuale di una società ma non ai dati dei dipendenti. In un'organizzazione governativa, il gestore garantisce che il pubblico acceda solo a informazioni che non compromettano la sicurezza o le innovazioni dello stato. Un manager del record delinea inoltre le procedure attraverso le quali i dipendenti rilasciano i documenti a soggetti esterni come revisori dei conti, agenzie federali e azionisti.
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Un manager del record progetta e implementa programmi di formazione e sensibilizzazione per illuminare i dipendenti su come gestire i record in conformità con le politiche e le linee guida dell'azienda. Fa in modo che i dipendenti comprendano le politiche di gestione dei record come la riservatezza, l'accuratezza e l'autenticità. La mancata osservanza delle regole stabilisce conseguenze, che un responsabile della documentazione spiega ai dipendenti del suo dipartimento. È anche sua responsabilità assumere nuovi dipendenti attraverso l'orientamento e definire la portata del loro lavoro all'interno del dipartimento di documentazione. Il gestore del record identifica anche i bisogni delle abilità dei dipendenti, come la capacità di implementare nuove tecnologie nella gestione di record elettronici e organizza soluzioni di formazione che mantengano aggiornate le loro competenze.
Registra sicurezza e archiviazione
Un'altra responsabilità significativa di un gestore di record è garantire la sicurezza e l'accessibilità dei record. Il gestore supervisiona l'archiviazione sicura dei record implementando i sistemi di sicurezza. Ad esempio, può preventivare e implementare l'installazione di telecamere per monitorare l'attività in una libreria di record. Il manager può anche garantire che specifici dipendenti abbiano password per un database per garantire che solo il personale autorizzato acceda ai record.
