Assistenti amministrativi - o assistenti, come vengono anche chiamati - forniscono il supporto amministrativo e logistico di cui un ufficio ha bisogno per funzionare. Le responsabilità di base dipendono dalla descrizione del lavoro, ma in generale, i datori di lavoro preferiscono i candidati alfabetizzati al computer con capacità comunicative superiori, un acuto senso organizzativo e capacità avanzate di multitasking. I manager non sono sempre disponibili a supervisionare ogni parte di un progetto, quindi anche la capacità di lavorare in modo indipendente è importante.
$config[code] not foundRequisiti di base
I requisiti iniziali dipendono dal lavoro. Le posizioni iniziali sono solitamente aperte a diplomati con base ufficio, computer e grammatica inglese abilità. Le lezioni in queste materie sono disponibili presso le scuole locali e le scuole tecniche. Queste istituzioni attirano anche i candidati di segreteria medici e legali che hanno bisogno di imparare il gergo specifico del settore, osserva il Bureau of Labor Statistics. Molte agenzie di collocamento temporaneo offrono una formazione simile; tuttavia, i datori di lavoro preferiscono generalmente una laurea di primo livello per le posizioni di segreteria esecutiva.
Coordinamento e programmazione
Dalla risposta ai telefoni all'aggiornamento dei calendari degli eventi, gli assistenti amministrativi sono intimamente coinvolti in ogni significativa attività organizzativa di un ufficio. Il routing di posta e fax in entrata alla persona appropriata fa parte del lavoro, così come la prenotazione di appuntamenti e riunioni dello staff. Gli assistenti di organizzazioni più grandi come college o agenzie pubbliche fungono anche da collegamento tra i loro capi e i vari dipartimenti delle organizzazioni.
Video del giorno
Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingCorrispondenza e comunicazioni
La modifica e la composizione di memo, report e altri documenti di ufficio è un altro compito chiave che i manager assegnano agli assistenti amministrativi. I lavori di livello più elevato hanno responsabilità più complesse. Ad esempio, gli assistenti esecutivi possono condurre ricerche e preparare presentazioni e fogli di calcoloe gli insegnanti del distretto scolastico possono comporre, modificare e produrre materiali per pubblicazioni dipartimentali, divisionali e scolastiche - oltre a bollettini, codici, newsletter e programmi di rendimento.
Relazioni con i clienti
Riservatezza e buon giudizio sono qualità essenziali per gli assistenti amministrativi, che servono come volto pubblico del loro datore di lavoro. Questo ruolo spesso implica rispondere alle domande e assistere i clienti insoddisfatti. Ad esempio, un assistente presso l'ufficio di una società di gestione immobiliare dovrebbe registrare i dettagli del reclamo di un inquilino e contribuire a risolvere il suo problema. Aiutanti hanno bisogno di capacità superiori di risoluzione dei problemi e risoluzione dei conflitti per affrontare situazioni del genere.
Conservazione dei record e gestione dei dati
Un assistente amministrativo mantiene la memoria istituzionale di un'organizzazione attraverso le sue capacità di gestione dei record e di gestione dei database. Ad esempio, in un distretto scolastico un collaboratore può coordinare e conservare file e indici. Al contrario, l'associazione di un proprietario di casa può aspettarsi che gli assistenti organizzino e gestiscano la corrispondenza generale, le fatture, i portachiavi, le piccole ricevute di cassa e gli ordini di lavoro, nonché i documenti interni dell'organizzazione. Nelle organizzazioni più grandi, gli assistenti possono gestire magazzini o biblioteche aziendali.
