La maggior parte dei proprietari di piccole imprese sono sepolti nella posta elettronica. Questo è scoraggiante dal momento che non sempre riescono a rispondere a quelli importanti. Il galateo aziendale suggerisce che ogni e-mail debba essere inviata entro 24 ore.
Lasciare messaggi senza risposta più a lungo di questo può avere un profondo effetto negativo sulle relazioni nel loro business. Il mittente è preoccupato che l'e-mail non sia stata ricevuta o che "nessuna risposta" significhi una risposta negativa. In molti casi, non significa nessuna di queste cose.
$config[code] not foundL'etichetta corretta per le e-mail è fondamentale perché la fortuna aziendale aumenta e diminuisce con i tempi economici. Incontri le stesse persone durante la salita mentre ti incontri durante la discesa. In altre parole, oggi hai bisogno di qualcosa da parte mia e domani ho bisogno di qualcosa da te. Se non avessi mai restituito la tua email quando avevi bisogno di me, cosa pensi che succederà quando i ruoli saranno invertiti?
10 modi per rispondere a un flusso di email in un giorno
Ecco come rispondere ad ogni e-mail entro 24 ore, specialmente in una giornata impegnativa.
1. Utilizzare i risponditori automatici
Imposta una risposta automatica dal tuo sistema di posta elettronica notificando i mittenti con quanto tempo impiega in media per rispondere alle e-mail. Impostando questa aspettativa, il mittente sa che è stata ricevuta la sua e-mail e approssimativamente quando ascolterà il tuo messaggio. La cosa fondamentale è quindi attenersi al periodo di tempo promesso quando si risponde.
2. Sii breve
Non rispondere con un romanzo o qualcosa che dovrebbe essere detto in una telefonata personale o in una conversazione personale. Mantenendo le risposte a poche parole o una singola frase, ci vuole meno tempo. Ricorda, diventa anche più difficile leggere lunghe e-mail di risposta sugli smartphone.
3. Chiedi domande numerate
Questo rende molto più facile rispondere dove è possibile copiare le domande dalle e-mail e rispondere brevemente a ciascuna di esse.
4. Scadenze
Cerca un intervallo temporale in cui è prevista una risposta. Quindi impostare un follow-up per questa data per considerare la risposta in quel momento. Inserisci email in cartelle specifiche per diverse categorie o clienti.
5. L'ho capito, dopo
Se non hai tempo per rispondere ad esso ora. Scrivi "Capito, risponderà". In realtà, questo può essere impostato come una scorciatoia con pochi tratti sul tuo desktop o dispositivo palmare. Questi expander di testo possono risparmiare molto tempo. Quindi imposta un follow-up in modo da poter rispondere più tardi.
6. Non aggiungere al Mess
Dimentica risposta a tutti. Questo aggiunge semplicemente un'altra email a qualcun altro da leggere.
7. Keep Anger Out
Non rispondere mai quando sei arrabbiato. Brucia molta energia e può avere conseguenze negative non intenzionali. Se devi esprimerti, scrivi una risposta a te stesso e leggi 24 ore dopo prima di considerare di inviarlo al destinatario previsto. Le conversazioni telefoniche o di persona sono sempre più produttive delle e-mail arrabbiate.
8. Disattiva le notifiche
Imposta determinati orari durante il giorno in cui puoi concentrarti sulla risposta alle e-mail senza il multitasking. Otterrai molto di più ed essere efficace.
9. Utilizzare regole e cartelle
Configura le regole all'interno del tuo sistema di posta elettronica in modo che le e-mail specifiche con titoli particolari vadano in cartelle speciali in modo da poterle rivedere per prime o entro un determinato periodo di tempo. Questo ti impedisce di guardare una casella di posta monolitica, che può essere travolgente.
10. Programma per il futuro
Molti programmi di posta elettronica ti consentiranno di pianificare il futuro. Rispondilo ora e chiedi al sistema di inviarlo più tardi.
Comunicare in modo efficace in modo tempestivo è sempre il modo migliore per costruire il capitale relazionale di cui hai bisogno per il successo della tua attività e ti aiuterà a rispondere a un'ondata di email in un giorno.
Ripubblicato con il permesso. Originale qui.
Foto di sapone fatto a mano tramite Shutterstock
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