Non c'è niente di peggio di un noioso incontro di lavoro. Ogni giorno, ci sono circa 25 milioni di riunioni negli Stati Uniti da soli. Al fine di facilitare tali riunioni, i quadri intermedi tendono a rinunciare a circa il 35 percento del tempo trascorso in ufficio, mentre è probabile che qualcuno nei vertici aziendali perda circa la metà della giornata intera nelle riunioni.
Quegli alti impegni di tempo sarebbero valsi la pena se tutti questi incontri stessero generando grandi idee, ma si stima che il 67% degli incontri siano generalmente classificati come cancellazioni - sprecando oltre 37 miliardi di dollari l'anno in perdita di produttività.
$config[code] not foundTenendolo a mente, ha senso solo provare a ridurre le riunioni inutili. E se sei un piccolo imprenditore senza una risoluzione di Capodanno per migliorare il modo in cui le cose vengono gestite nella tua azienda, rimuovere gli incontri noiosi dalla tua settimana lavorativa potrebbe essere il modo perfetto per rafforzare il morale e iniziare il 2017 con il botto.
Come ridurre il tempo trascorso nelle riunioni
Per aiutarti a iniziare, ecco 15 modi per eliminare o accelerare tutti i tuoi incontri del 2017:
Porta un ordine del giorno
Uno dei più grandi timewasters in qualsiasi riunione è una mancanza di scopo. Per mantenere le cose in movimento al ritmo giusto, assicurati di avere un'agenda dettagliata che ti guidi attraverso il tuo incontro il più rapidamente possibile.
Portalo fuori
Se fai il check-in con una piccola squadra, uno dei modi migliori per coinvolgere le personalità e far parlare la gente è portare fuori la riunione. Non solo un po 'di aria fresca e di sole svegliaeranno i colleghi e faranno scorrere il sangue, ma stimoleranno anche il pensiero creativo. Un cambiamento nell'ambiente genererà quasi sempre un cambiamento nel modo in cui i lavoratori pensano e collaborano.
Alzati e muoviti
Un modo per ridurre i tempi di riunione è quello di mettere tutti in piedi e muoversi. Rimuovendo le sedie dai tuoi incontri, i lavoratori sono generalmente più inclini a parlare di qualcosa di importante e archiviare argomenti che sprecano tempo per un'altra volta. Se vuoi davvero infondere un senso di urgenza, e hai lo spazio, convincere il personale a parlare in movimento.
Portare Treats
Gli incontri a pranzo hanno una cattiva reputazione per essere noiosi, gli affari di un giorno. Ma fare in modo che i membri del personale attorno a un tavolo possano effettivamente essere uno dei modi migliori per incoraggiarli a parlare apertamente l'uno con l'altro. Il cibo tende a riunire le persone e fa parlare sempre le persone - e quindi se le riunioni tendono ad essere piene di silenzi imbarazzanti, prova ad allettare i lavoratori con un po 'di pizza (o qualcosa di un po' più sano).
Tenere il tempo
Di solito ci vuole solo un middle manager prolisso e tre domande stupide per trasformare un rapido check-in in un orribile incontro di due ore. Uno dei modi migliori per mantenere i membri del team e i dirigenti in missione durante una riunione è prendere un cronometro, impostarlo per 15 minuti e far sapere a tutti che quando l'orologio si esaurisce, la riunione è finita. Non solo ti aiuterà a imparare a spiegare le cose in modo più conciso, ma i lavoratori apprezzeranno essere in grado di sapere quando saranno in grado di tornare ad esso.
Rompilo
Se davvero non puoi sfuggire a una riunione di quattro ore, renderà la vita molto più facile e più piacevole se riesci a suddividerla in capitoli distinti. All'inizio del tuo incontro, fai sapere ai colleghi che lo affronterai in pochi pezzi. Usa ogni chunk per affrontare un gruppo di problemi e rompi dopo che ogni problema è stato affrontato per fare il check-in con altri team, prendere un po 'di aria fresca e riorganizzarsi.
Interrompere l'utilizzo di PowerPoint
Anche nel 2017, PowerPoint è ancora praticamente sinonimo di business. Utilizziamo PowerPoint per tutto, dai rapporti sulle spese e i tiri di vendita agli aggiornamenti di marketing. E mentre può essere incredibilmente utile, non si può negare che sia un po 'stanco. Non c'è niente di peggio di mescolare in una sala conferenze e guardare il tuo manager di linea caricare una presentazione di 30 diapositive - quindi se vuoi mantenere i tuoi colleghi svegli, tieni le luci accese e impegnati verbalmente. Manterrà tutti svegli e le idee scorreranno.
Pianificare in anticipo
Uno dei più grandi timewasters nelle riunioni è in attesa che la gente offra suggerimenti e questioni da sollevare. Per perdere i silenzi imbarazzanti e far uscire tutti fuori dalla stanza più velocemente, incoraggia tutti i partecipanti a venire al tavolo con almeno un'idea o un punto di discussione prima ancora che inizi la riunione.
Premere Registra
Se stai cercando di superare rapidamente una riunione, è facile che alcuni punti azione si perdano nella mischia. Questo porta spesso a un sacco di domande di follow-up mentre stai cercando di far uscire tutti dalla stanza, e può essere un grosso svantaggio in tempo. Se sei appassionato di eliminare le domande, vale la pena registrare la riunione sul tuo telefono e quindi inviare il file audio a tutti i partecipanti dopo la rottura. In questo modo, tutti sanno cosa devono fare e quando è necessario.
Sentenze popcorn
Vuoi assicurarti che tutti stiano contribuendo? Riportalo alla scuola elementare e fai partecipare la tua squadra a un po 'di pensiero sui popcorn. Inizia una frase, prendila in circolo e chiedi a ogni membro dello staff di completare la frase per far conoscere le loro idee. Ciò non solo renderà le persone coinvolte, ma costringerà i lavoratori a pensare fuori dagli schemi per contribuire.
Prendere una posizione
Se trovi spesso che la tua squadra perde ore cercando di prendere decisioni di gruppo apparentemente semplici, prova a rimuoverli e prendere letteralmente una posizione per prendere una decisione. Disegna una linea in mezzo alla stanza e chiedi a ciascun lavoratore di stare sul lato che corrisponde alla sua opinione. Quindi, usa questo come un trampolino rapido per costringere tutti a razionalizzare la loro scelta e andare avanti.
Dare a tutti un lavoro
Un altro modo per garantire che le cose vengano svolte rapidamente in ogni riunione è dare a ciascun partecipante un lavoro da svolgere in quella riunione. Ad esempio, chiedi a una persona di prendere appunti, una per conservare il tempo e una per portare spuntini. Dando a ciascuno il proprio dovere di esibirsi, l'incontro dovrebbe svolgersi in modo più fluido e le persone saranno più focalizzate.
Vai virtuale
Trascorri molto tempo viaggiando tra uffici e sedi per incontrarti con i team? Smetti di correre da un posto all'altro e inizia a utilizzare strumenti come Skype, Google Hangouts o FaceTime. In questo modo, i lavoratori possono ottenere il succo di ciò che cerchi e di ciò che devono fare senza nemmeno lasciare le loro postazioni di lavoro.
Smetti di parlare
Se ritieni che molti dei tuoi incontri si stiano rivelando monologhi inutili, è probabilmente perché le tue riunioni sono monologhi inutili. Di 'ciò che hai bisogno di dire, poi tagliati fuori e chiedi a tutti gli altri cosa pensano. Non solo potrebbe ridimensionare il tempo che trascorrerai nelle riunioni, ma darà anche agli altri la possibilità di esprimere i propri pensieri e portare nuove idee sul tavolo.
Prova ed errore
Alla fine della giornata, non ci sono due compagnie uguali. Ciò che funziona per le tue riunioni potrebbe non funzionare per altre aziende, quindi dovrai fare un po 'di prove ed errori per scoprire quale tipo di riunione funziona meglio per te e il tuo team. Ricordati di essere paziente e concentrati nello scoprire i modi perfetti per rendere le tue riunioni più rapide e meno dolorose.
Riunione foto tramite Shutterstock
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