Il tempo è uno dei beni più preziosi per gli imprenditori. Ma con così tante perdite di tempo nella tua lista di cose da fare, devi prendere il controllo del tuo lavoro o prenderà il controllo di te. Fortunatamente, la tecnologia può aiutare.
$config[code] not foundEcco 10 operazioni di spreco di tempo comuni da automatizzare per liberare il tempo:
Ordinare le email
Prima di riuscire a rispondere alle e-mail, è utile organizzarle. Una delle migliori mosse di efficienza che puoi fare è usare le funzioni etichetta, tag e / o cartella nel tuo programma di posta elettronica. In questo modo, puoi gestire prima le e-mail importanti e quelle meno importanti in un secondo momento (o forse mai). Ti aiuta anche a inviare e-mail "in blocco" per l'efficienza.
Ad esempio, alcuni messaggi potrebbero richiedere una risposta immediata mentre altri possono attendere. O potresti voler concentrarti sulle e-mail relative a un progetto specifico alla volta. Queste situazioni sono perfette per le cartelle etichettate.
Le piattaforme di posta elettronica come Gmail possono ordinare automaticamente le e-mail in cartelle, in base alle regole da te designate. Ad esempio, le newsletter settimanali possono andare in una cartella. Le e-mail dei clienti possono essere inviate a una cartella prioritaria o etichettate come "importanti".
Rispondendo alle email
Una volta che è il momento di rispondere alle e-mail, è probabile che alcune risposte siano uguali o almeno simili. Ad esempio, è possibile inviare risposte simili a richieste di potenziali clienti o del pubblico in generale.
In questi casi, puoi risparmiare un sacco di tempo utilizzando le risposte predefinite in Gmail o i modelli di email in Outlook.
Pubblicazione su social media
Coinvolgere personalmente i social media è importante - e non dovresti saltarlo. Ciò non significa che devi fare ogni singola cosa manualmente, però.
Quando pubblichi aggiornamenti generali, link o contenuti simili, la pianificazione di app come Buffer e Hootsuite può aiutarti a risparmiare tempo programmando i post per l'attivazione durante la settimana. Invece di andare avanti e indietro tra siti e app, puoi gestire tutto da un'unica dashboard.
Le piattaforme di blogging come WordPress e siti di e-commerce come Etsy offrono anche opzioni per pubblicare automaticamente nuovi collegamenti o prodotti su siti di social media.
Infine, se preferisci curare contenuti di terze parti per i tuoi follower, un servizio come $ 99 fonti sociali e pubblica contenuti sui tuoi account social, secondo le tue istruzioni. Questo ti renderà libero di lavorare sulla strategia sociale, piuttosto che sui dettagli dell'esecuzione.
Pianificazione degli appuntamenti
Sei mai andato avanti e indietro per fissare appuntamenti con molte persone impegnate, cercando di trovare una data e un'ora su cui lavorare ognuno è calendari? Può essere frustrante.
Se pianifichi un sacco di appuntamenti, potresti trascorrere ore ogni anno in questo periodo di spreco di tempo. Invece, perché non implementare un'app di pianificazione online come ScheduleOnce?
Connetti semplicemente il calendario esistente all'app. Una buona applicazione di pianificazione si integrerà con calendari popolari come Outlook e calendari di Google. Quindi invita terze parti ad andare online per vedere cosa è disponibile nel tuo programma e scegliere le date e le ore adatte a loro.
Alcune persone intelligenti includono persino un link al loro calendario online direttamente nelle loro firme via e-mail, tagliando ancora un ulteriore passo fuori dal processo.
Eviterete di perdere tempo a mettere in campo e confrontare le email. Pianificare le riunioni non è mai stato così facile come con un'app di pianificazione.
Invio di fatture ricorrenti
Se fatturi clienti o clienti per lo stesso importo ogni mese, è facile automatizzarli. Alcuni software di contabilità come Xero possono essere configurati per generare e inviare via e-mail fatture ricorrenti regolari. Alcuni sistemi inviano anche promemoria di follow-up se la fattura non viene pagata tempestivamente.
O forse hai clienti su accordi ricorrenti di fatturazione con carta di credito, come per gli abbonamenti. In tal caso, utilizzare qualcosa come Freshbooks o PayPal per addebitare la carta del cliente ogni mese.
Molte piccole imprese sono purtroppo negligenti nell'invio e nel pagamento delle fatture. L'automazione consente di risparmiare tempo, ovviamente. Rende anche meno probabile che questo importante compito cada attraverso le fessure.
Automatizzare i report sul traffico del sito Web
Uno dei modi migliori per imparare come attirare più traffico sul sito web è capire meglio il traffico esistente. Devi sapere cosa funziona oggi - e cosa non lo è. In altre parole, è necessario avere una buona padronanza su ciò che i visitatori stanno cercando, come stanno arrivando al tuo sito e cosa fanno quando arrivano lì. È importante rivederlo periodicamente per misurare se stai facendo progressi.
Ma passare al setaccio enormi quantità di dati di Google Analytics richiede tempo. E potresti procrastinare.
Invece, prenditi il tempo - una volta - per creare rapporti sulle statistiche chiave. Quindi invia tali rapporti via email a te e / o ad altri membri della tua squadra una volta alla settimana. Puoi averli inviati come PDF o come foglio di calcolo CSV.
Questi rapporti sul traffico ricorrenti di Google Analytics consentiranno di risparmiare tremendi tempi a lungo termine. Anziché visitare il dashboard di Google Analytics e setacciare manualmente i dati (quando ti ricordi di!), Riceverai un report ogni settimana che puoi rapidamente consultare o coprire nelle riunioni del team.
Gestione delle comunicazioni del supporto clienti
Le piccole imprese tendono a raggiungere un punto in cui gestire i problemi dei clienti tramite posta elettronica regolare diventa poco pratico. Si finisce per copiare e incollare le informazioni dalle e-mail in altri sistemi software, come il sistema di registrazione degli ordini o il database dei contatti.
Ancora peggio, comunicazioni importanti vengono seppellite nella casella di posta di un dipendente. Gli altri membri dell'azienda non hanno visibilità, a meno che non si ricordi di inviare manualmente email ai colleghi per mantenerli nel loop.
Il software di help desk come Groove può essere un vero toccasana. I sistemi di help desk o di bigliettazione portano le comunicazioni dei clienti in un unico punto centrale, notificando automaticamente tutti i membri del team giusti.
Allora vai meglio - usa uno strumento come Zapier per integrare le comunicazioni con l'assistenza clienti con altri sistemi che usi. Utilizzare Zapier per inviare una comunicazione al proprio software di contabilità (ad esempio per aggiornare le informazioni di contatto del cliente). O inviarlo al tuo sistema di gestione del progetto (ad esempio se è necessaria una manutenzione speciale dell'account).
Integrandosi con altri sistemi, eviterete l'immissione di dati duplicati o, peggio, gli sprechi di tempo causati da confusione e errori.
Automatizzare le email di marketing di follow-up
Programmi di automazione del marketing come Infusionsoft possono aiutare le piccole squadre a ottenere un effetto leva. Puoi impostare campagne di marketing con una serie di comunicazioni per ogni passaggio.
Per esempio, diciamo che una prospettiva arriva sul tuo sito web e compila un modulo per scaricare il tuo white paper gratuito. È possibile inviare una serie di comunicazioni di follow-up per alimentare tale lead, senza dover avviare manualmente le e-mail ogni volta. Questo è leverage!
Compilazione di moduli online
Ogni volta che stai cercando di iscriverti a una nuova piattaforma online, servizio, newsletter o qualsiasi cosa che richieda la registrazione, probabilmente dovrai compilare un modulo.Compilare un modulo qui o là non è un grosso problema. Ma insieme si sommano a uno dei compiti di spreco di tempo nella tua vita.
Programmi software come Roboform possono popolare automaticamente questi moduli. Non dovrai inserire più volte le stesse informazioni.
Backup dei dati
I tuoi dati sono una delle risorse più importanti della tua azienda. Ecco perché i backup regolari sono così importanti. Ma le persone dimenticano o semplicemente non si prendono il tempo per completare questa attività regolarmente.
I servizi basati sul cloud come Carbonite e Dropbox offrono soluzioni che eseguiranno automaticamente il backup dei tuoi file nel cloud.
Con Google Drive e Microsoft OneDrive, puoi designare automaticamente tutti i tuoi documenti per salvarli automaticamente nel cloud. E puoi anche configurare backup automatici localmente tramite Windows o Apple Time Machine.
Automatizza questi 10 compiti di spreco di tempo, quindi trova altri 10 da automatizzare. Alcuni minuti liberati qui e là alla fine si aggiungono fino a ore. Quelle sono le ore che puoi usare per rilassarti e goderti la vita.
Foto stanco sul lavoro tramite Shutterstock
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