Come scrivere una lettera di rimprovero

Una lettera di rimprovero serve come comunicazione a un dipendente e documentazione del suo comportamento. Può anche essere utilizzato per la disciplina futura o la risoluzione, o semplicemente per documentare le prestazioni di un dipendente per la considerazione futura della promozione. Molte società richiedono che una o più lettere di rimprovero vengano emesse prima che venga intrapresa un'azione disciplinare, quindi è importante emettere una lettera quando si presenta inizialmente una situazione. Un'efficace lettera di rimprovero ispirerà un dipendente a migliorare le sue prestazioni o il suo comportamento.

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Scrivi il nome del dipendente, il tuo nome, la data e la "Lettera di rimprovero" nella parte superiore della lettera. Puoi lasciare spazio per la tua firma in alto, vicino al tuo nome o alla fine della lettera.

Afferma che il problema è stato discusso in precedenza, se questo è il caso. Potresti scrivere una lettera di rimprovero come seguito formale di una riunione o di una conversazione.

Descrivere in che modo il dipendente ha violato la politica aziendale. Documenta tutte le occorrenze e nota specifiche come l'ora, la data e il luogo.

Fare riferimento al manuale aziendale e alle sezioni applicabili. Includi numeri di pagina o di sezione per il riferimento del dipendente.

Spiega che il comportamento deve essere corretto e perché. A seconda della trasgressione, affermare che la correzione del comportamento migliorerà l'efficienza della squadra nel suo complesso è accettabile. Se applicabile, è possibile includere anche che la correzione del comportamento migliorerà la qualità del lavoro individuale.

Informare il dipendente su quali conseguenze dovrà affrontare se il comportamento non migliora. A seconda della situazione, una scadenza per il miglioramento potrebbe essere appropriata.

Elenca i passaggi che il dipendente può intraprendere per migliorare il suo comportamento o le sue prestazioni. Sii il più specifico possibile quando formuli suggerimenti. Ciò fornisce al dipendente informazioni adeguate e opportunità di miglioramento.

Stampa la lettera di rimprovero sulla carta intestata dell'azienda e firmala. Fornisci copie per te stesso, il dipendente e il tuo supervisore. Chiedete al dipendente di iniziare, firmare e datare la vostra copia per il vostro archivio, e spiegare che questo è solo per confermare che ha ricevuto la lettera.