L'etica commerciale per la firma di documenti e lettere si evolve con ogni progresso tecnologico, tuttavia alcuni aspetti richiedono ancora metodi tradizionali per indicare che hai scritto o che accetti il documento e il suo contenuto. Le migliori pratiche e l'etichetta corretta per le firme includono non solo sapere quando firmare, ma anche come firmare un documento.
Firma come prova
Mettere il tuo John Hancock su un documento può essere per il memo che hai effettivamente firmato per il tuo accordo con un documento e tutto ciò che contiene, compresi eventuali accordi contrattuali. Oltre ad aggiungere la tua firma a un documento, inserendo le tue iniziali in aree in cui tu o un'altra parte apporti modifiche, significa che accetti le modifiche, anche se sono scritte a mano come una modifica all'accordo formale.
$config[code] not foundFirma per qualcun altro
Nei casi in cui l'autore di un documento non può firmarlo, la corretta etichetta commerciale suggerisce che è consentito alla persona che ha preparato il documento o un'altra parte autorizzata a firmare per conto dell'autore. Ad esempio, un assistente amministrativo che trascrive una lettera che il suo capo vuole distribuire subito potrebbe firmare il nome del suo capo se il suo capo non è in ufficio per apporre la propria firma sulla lettera. In questo caso, se il nome dell'assistente è Mary Smith e il nome del boss è Jane Doe, il modo corretto per Mary di firmare il documento è: "Jane Doe / signed by ms" o semplice, "Jane Doe / by ms", che significa che Mary sta firmando in assenza di Jane.
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Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingQuando sono richieste le firme bagnate
La tecnologia ci offre l'opportunità di firmare documenti senza realmente mettere nero su bianco. Quando firmi un documento in inchiostro, viene indicato come firma "bagnata". Molti documenti ufficiali, come contratti federali, attestati personali o documenti firmati da un notaio richiedono una firma umida. Nei casi in cui un notaio inserisce la propria firma e sigillo, ciò indica che la persona che sta firmando il documento è chi afferma di essere - la firma di un notaio non attesta la veridicità del contenuto del documento o se il firmatario sta firmando correttamente il documento.
Firme elettroniche
Le firme elettroniche e digitali fanno risparmiare tempo e denaro. Con queste opzioni, non è necessario passare le copie cartacee avanti e indietro, trasmettendo i documenti via e-mail e non tramite il servizio postale degli Stati Uniti o una macchina fax del 1990. Diversi fornitori forniscono metodi per allegare la propria firma elettronica o digitale a un documento; tuttavia, è meglio chiedere se questo tipo di firma è accettabile prima di andare al problema di produrne uno, solo per scoprire che è effettivamente necessario firmare il documento con una penna a inchiostro.
È personale
Firma sempre la lettera in inchiostro se stai scrivendo una lettera di congratulazioni a un collega o scrivi una raccomandazione a uno dei tuoi dipendenti. Una firma digitale non è la stessa quando il tuo scopo è quello di esprimere apprezzamento per qualcuno che fa un buon lavoro o che esprime i tuoi pensieri personali. Molte persone attribuiscono un valore superiore a una lettera firmata a mano perché mostra che lo scrittore ha compiuto il passo extra per estendere i suoi desideri personali.
