Oltre a possedere buone capacità comunicative, organizzative, matematiche e informatiche, i segretari delle società di costruzione devono anche comprendere il processo di costruzione e la terminologia per svolgere le loro mansioni lavorative.
Doveri clericali
I segretari delle società di costruzione gestiscono i principali compiti di ufficio per l'ufficio, tra cui la composizione e la tipizzazione della corrispondenza di progetto, lo smistamento della posta, la presentazione di richieste di permesso di costruzione, la pianificazione di riunioni e la realizzazione di copie di documenti per offerte e progetti di costruzione.
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I segretari delle società di costruzione devono anche rispondere ai telefoni, rispondere alle domande generali di clienti e fornitori, scrivere messaggi e trasferire chiamate.
Video del giorno
Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingManutenzione dei file
I segretari sono responsabili dell'organizzazione dei file del progetto e dell'ufficio, compresi i documenti sui salari, i riepiloghi della fatturazione del progetto, i documenti di indennizzo dei lavoratori, i progetti, i contratti e le fatture dei fornitori.
Contabilità
I segretari possono assistere il reparto contabilità o il contabile con i conti da pagare, la fatturazione e il libro paga. Ciò può includere la revisione delle fatture, il calcolo del costo dei materiali e delle commissioni dei subappaltatori, la revisione delle cartelline dei dipendenti e l'aggiornamento delle paghe delle retribuzioni e delle spese.
Inserimento dati
I segretari delle società di costruzioni utilizzano programmi software per aggiornare e tenere traccia del costo dei materiali da costruzione e del lavoro per ciascun progetto. Possono inoltre assistere i project manager aggiornando le informazioni necessarie per creare proposte e report di budget.
