Con tutti i metodi di comunicazione disponibili, si potrebbe pensare che i dipendenti non necessitino di addestramento sui messaggi di interoffice. La verità è che la varietà di opzioni rende spesso difficile scegliere la strada giusta. Stabilire alcune regole e best practice assicura che i dipendenti facciano le scelte giuste quando più uffici sono impegnati in un dialogo. Quando si hanno protocolli chiari, si verificano meno conflitti e incomprensioni.
$config[code] not foundCreazione di politiche e procedure
Redigere, scrivere, rivedere e pubblicare politiche e procedure formalizza le interazioni fondamentali che si verificano nella vostra azienda. Se non si prende il tempo di considerare queste situazioni, violazioni della sicurezza e problemi di privacy potrebbero far deragliare le vostre operazioni. È necessario stabilire degli standard per le modalità di raccolta, elaborazione, trasferimento e utilizzo delle informazioni tra gli uffici, tramite e-mail, buste speciali per posta ordinaria e altri metodi accelerati. Fai attenzione a proteggere il personale e i dati dei clienti e assicurati di rispettare la legge. Ad esempio, addestrare i dipendenti a individuare e-mail sospette che rappresentano il phishing o altre attività fraudolente su Internet.
Sviluppo di modelli
La formazione dei dipendenti sulla comunicazione interoffice deve comprendere come utilizzare i modelli per e-mail, newsletter, presentazioni e altre informazioni sull'ufficio. Creando un formato standard, imponi l'uso del logo, dei caratteri e dei colori dell'azienda. Pubblicarli su un sito intranet aziendale li rende facilmente accessibili a tutti i dipendenti. La formazione comporta la descrizione dello scopo del modello, come personalizzarlo e usarlo.
Esercizi di gioco di ruolo
La comunicazione interoffice inefficace si verifica quando le persone non si esprimono chiaramente, ascoltano attentamente e si rispettano a vicenda. Conducendo esercizi di team building, fornisci al tuo personale l'opportunità di esercitarti a comunicare in un ambiente di pratica non minaccioso. Ad esempio, dividere un gruppo di dipendenti da posizioni diverse in coppie. Chiedi ai partecipanti di pensare a una conversazione difficile, come quella di licenziare un dipendente. Una persona svolge il ruolo di manager e l'altra persona svolge il ruolo di dipendente. Dopo cinque minuti dal recapito del messaggio, chiedi ai partecipanti di discutere della conversazione e di cosa ha funzionato o non ha aiutato il processo. Non possiamo evitare disaccordi o negoziati sul posto di lavoro. Tuttavia, imparando a decifrare schemi che non contribuiscono alla risoluzione, possiamo conversare senza difensività, ascoltare il vero significato in ciò che viene detto, stare calmi nonostante le accuse e la rabbia, e concentrarsi sulla risoluzione dei problemi produttiva.
Premiare e riconoscere i buoni comunicatori
Una volta stabiliti modelli di comunicazione efficace, perpetua la tendenza premiando e riconoscendo le persone che diffondono il conflitto e collaborano. Ad esempio, puoi ricompensare i giocatori della squadra che utilizzano i social media in modo responsabile per promuovere i prodotti dell'azienda distribuendo piccoli token del tuo apprezzamento, come buoni regalo, biglietti per il cinema o coupon. Puoi anche ringraziare pubblicamente i dipendenti per la loro capacità di tenere le persone informate durante riunioni aziendali, eventi e cerimonie. Ad esempio, fornire un certificato di realizzazione per la migliore newsletter distribuita presso la vostra azienda.
