La documentazione cartacea tradizionale è stata ampiamente sostituita o aiutata dall'archiviazione di file nei database di computer. Ci sono vantaggi e svantaggi per il deposito tradizionale. Anche se i file cartacei sono a portata di mano e facilmente accessibili, occupano anche una grande quantità di spazio e di carta da macero. Determinare se un sistema di archiviazione tradizionale è giusto per te dipende dalla tua attività. Gli studi legali e le aziende che detengono documenti medici potrebbero scoprire che i loro file cambiano o crescono così rapidamente che il deposito cartaceo tradizionale è l'unico modo per tenere il passo con gli sviluppi quotidiani.
$config[code] not foundFacile accesso
L'organizzazione dei file tradizionale è di facile accesso. I file sono fisicamente in una posizione centrale. Se non riesci a trovare qualcosa, puoi spendere tutto il tempo necessario per passare attraverso ogni file finché non trovi esattamente quello che stai cercando. La capacità di vedere, toccare e leggere i tuoi file ogni volta che è necessario può aiutarti a pensare a come innovare aspetti della tua attività.
Facile da capire
I sistemi di archiviazione tradizionali sono in genere facili da comprendere. I file possono essere organizzati in diversi modi, anche in ordine alfabetico, per argomento o serie di competenze, numericamente, per data, per posizione o in ordine di importanza. Anche se inizialmente non si comprende il sistema di archiviazione utilizzato, è possibile individuarlo esaminando i file e prestando attenzione ai loro fattori di definizione.
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D'altra parte, i file cartacei tradizionali sono stati sostituiti in molte organizzazioni con il deposito di computer. Più aziende stanno scannerizzando e scaricando i loro file nei computer dell'ufficio. Con questo metodo, i lavoratori possono trovare i file e caricarli istantaneamente con il software del database di ricerca, risparmiando tempo e aumentando la produttività.
Difficile da proteggere
I file organizzati tradizionalmente sono difficili da proteggere. Incendi o altri disastri naturali possono distruggere i file, con conseguenti perdite di affari. Il backup di file tradizionali richiede molto tempo e richiede ore di copia, etichettatura e re-file.
Mancanza di spazio ed efficienza
L'organizzazione tradizionale dei file può sfuggire di mano. Il numero di file da organizzare cresce con la tua azienda; può essere una sofferenza nel database trovare spazio per tutte quelle pratiche burocratiche. Anche archiviare gli articoli in modo efficiente può diventare una sfida.
