Spesso chiamato assistente amministrativo, un segretario può fornire supporto a tutti in ufficio, un piccolo gruppo di dirigenti o un dirigente. Un segretario junior di solito riporta o prende la direzione di un alto segretario. L'obiettivo generale di un segretario è garantire che le procedure d'ufficio procedano senza intoppi.
responsabilità
In generale, i segretari junior sostengono i segretari senior nei loro compiti, svolgendo compiti delegati dal segretario anziano. Le responsabilità comprendono la fornitura di assistenza amministrativa e clericale ai professionisti, la creazione di memorandum, l'accoglienza dei visitatori, la risposta ai telefoni, la tenuta degli orari, la preparazione del viaggio e l'organizzazione di eventi aziendali.
$config[code] not foundLe responsabilità di un segretario variano da una società all'altra e di solito dipendono dalla natura dell'attività dell'azienda. In alcuni casi, i segretari sono impiegati part-time.
Titoli di studio
I candidati alla segreteria junior devono possedere ottime capacità di comunicazione scritta e orale, oltre ad avere un forte background nella digitazione. La conoscenza dei programmi di Microsoft Office inclusi Microsoft Word, Excel e PowerPoint è importante, così come la familiarità con vari sistemi telefonici. I candidati devono anche lavorare bene sotto pressione, multitasking con efficienza e sentirsi a proprio agio a fare telefonate.
A seconda della natura dell'attività dell'azienda, un candidato alla segreteria junior potrebbe aver bisogno di conoscenza in un'area specifica o in un programma per computer. Molte volte, il candidato giusto verrà addestrato in queste aree.
In casi specifici, è richiesta una laurea. Nella maggior parte dei casi, i requisiti includono un'istruzione superiore o equivalente, nonché esperienze precedenti o esperienze correlate.
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Pur avendo le giuste qualifiche, i segretari avranno bisogno di formazione per apprendere le politiche e le procedure aziendali. Spesso questa formazione viene svolta da un segretario senior che delega compiti. I segretari junior di nuova assunzione possono ricevere materiale di formazione come manuali o guide. La formazione varia a seconda delle aziende e dell'industria.
Spazio per la crescita
Spesso, in assenza o in partenza di un segretario anziano, verrà promosso un segretario junior. Un nuovo candidato riempirà la posizione aperta del segretario junior.
Lavorare come segretario consente a un individuo di dimostrare abilità e familiarizzare con le varie sfaccettature di un'azienda, formare relazioni con professionisti di vari dipartimenti. In molti casi, un segretario può essere promosso a un'altra posizione all'interno dell'azienda che consente maggiori opportunità e retribuzioni più elevate.
Informazioni sul salario
Il risarcimento si basa su anni di esperienza, anni con l'azienda e le qualifiche. Secondo Salary.com, il reddito medio annuo per un segretario è di $ 32.030 a novembre 2009, ma il compenso varia in ciascuna azienda e in ogni settore.
