La gestione della farmacia richiede una combinazione di competenze, tra cui la gestione degli account, la gestione del personale, la gestione del marketing, le vendite e le scorte e una forte dose di assistenza ai clienti. I responsabili delle farmacie al dettaglio sono responsabili dell'intero spazio di vendita, ad eccezione del reparto prescrizione che rientra nel campo di applicazione del farmacista. Nonostante la duplice gestione dello spazio della farmacia, il manager è responsabile della maggior parte delle questioni al di fuori del dispensario.
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I manager delle farmacie sono responsabili della gestione degli account, dai pagamenti dei fornitori all'assicurazione di terze parti e tutte le periferiche che possono entrare in gioco. Tutti i proventi presi dalla farmacia devono essere valutati giornalmente e confrontati con le spese, in modo che il denaro che arriva non sia mai inferiore ai soldi che escono. Poiché molti dei conti trattati hanno date di scadenza differenti, è essenziale mantenere il controllo di tutte le finanze in ogni momento. La maggior parte delle farmacie sono pagate principalmente da compagnie assicurative di terze parti per i farmaci prescritti che dispensano. I pagamenti arrivano su base mensile e devono essere controllati per la precisione e le carenze contro il registro delle prescrizioni per il mese. In caso di discrepanze, il gestore deve contattare la compagnia di assicurazione in difetto e richiedere la differenza.
Personale
La gestione delle persone è una parte importante di qualsiasi posizione di gestore di negozi al dettaglio. Il personale delle farmacie spazia dal registro part-time e dalla guida di scorta ai farmacisti e ai tecnici farmaceutici autorizzati. I manager delle farmacie hanno il compito di creare un programma di lavoro per tutti i membri dello staff. Un farmacista autorizzato deve essere presente in qualsiasi momento o il negozio non può aprire legalmente. Ciò significa che il gestore deve assicurarsi che il farmacista sia sempre in orario e sul posto e che ci sia una compilazione pronta in caso di malattia o altra assenza. Ci sono casi in cui un dipartimento di farmacia è dotato di cancelli a discesa separati che possono essere bloccati anche mentre il resto del negozio è aperto. In tali casi, il negozio può funzionare anche se non c'è un farmacista nei locali.
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I farmaci con obbligo di prescrizione medica e altri prodotti controllati, come gli oggetti taglienti o l'insulina, devono essere ordinati su base regolare in modo che siano disponibili in magazzino quando necessario. La maggior parte delle aziende fornitrici di droga ha due consegne al giorno in modo che, anche quando la fornitura è bassa o completamente esaurita, le sostituzioni possono essere erogate più tardi nel corso della giornata al ricevimento di una seconda consegna. In genere, le società fornitrici di prodotti farmaceutici dispongono anche di articoli OTC (over the counter) che svolgono un ruolo importante nella solvibilità finanziaria del punto vendita. Nella maggior parte dei casi, le farmacie ottengono più dalle loro vendite OTC che dal loro dispensario di farmaci. Da qui il numero crescente e la varietà di prodotti trasportati dalle grandi catene di farmacie in tutto il paese che guadagnano più profitto dal banco anteriore che dal retro.
periferiche
La gestione della farmacia viene fornita con un elenco di compiti periferici che non rientrano nel campo medico e dell'OTC. Molte farmacie vendono articoli come biglietti della lotteria statale, birra e vino o generi alimentari. Questi articoli tendono ad avere i propri account da gestire, i propri problemi di archiviazione (un negozio sicuro per gli articoli del lotto, un contenitore refrigerato per alcuni generi alimentari) e i loro grossisti da trattare. I rivenditori di biglietti della lotteria sono obbligati a pagare i vincitori fino a un certo importo come dettato dal governo dello stato e questo può portare a confusione nella contabilità. I generi alimentari hanno scadenze che devono essere costantemente monitorate in modo che la merce vecchia non finisca nella cucina del cliente.
Marketing
Mentre le principali catene tendono a dettare periodi promozionali e linee guida da una sede centrale aziendale, i responsabili delle farmacie indipendenti sono spesso responsabili di ideare speciali e altre campagne di marketing per conto proprio. Poiché il gestore conosce il costo all'ingrosso di ogni articolo, ciò che vende meglio e meno, e come i consumatori acquistano il negozio, è più adatta alla gestione promozionale. Le promozioni possono includere prezzi speciali, creazione di volantini, distribuzione e pubblicità generali per il negozio. Le promozioni devono essere mantenute per tutto l'anno e spesso richiedono un aggiustamento man mano che cambiano le stagioni e le abitudini di acquisto dei consumatori. La spesa di ogni campagna deve essere presa in considerazione nel budget e contabilizzata nel calcolo dei profitti e delle perdite mensili.
