C'è una responsabilità che i proprietari di piccole aziende vorrebbe probabilmente dimenticare. Ma è imperativo per chiunque gestisca qualcosa di più grande di una ditta individuale. Questa è la tua responsabilità di tenere registri sui tuoi dipendenti. Anche se questa potrebbe non essere la parte più eccitante della gestione di un'impresa, è importante.
Requisiti per la conservazione dei record dei dipendenti
I governi federale, statale e locale hanno tutti diversi requisiti quando si tratta di mantenere una documentazione accurata sulle assunzioni e altre funzioni delle risorse umane per proteggere sia i dipendenti che le imprese. Come azienda, non tenere questi documenti a portata di mano potrebbe lasciarti aperto a cause di licenziamento illecite o ripercussioni simili senza documenti per difenderti. Ecco alcuni dei requisiti che la tua azienda potrebbe dover soddisfare per quanto riguarda la conservazione dei dati dei dipendenti.
$config[code] not foundConserva i record di assunzione per un anno
Quando stai assumendo una nuova posizione, gli statuti federali come l'Americans With Disabilities Act e il Titolo VII ti impongono di essere non discriminatori nel processo di assunzione. Quindi è necessario mantenere tutte le applicazioni, i curriculum e altra documentazione dal processo di assunzione per almeno un anno dopo che il lavoro è stato completato nel caso in cui una delle parti che non ha ricevuto il lavoro decidesse di presentare una causa.
Conserva i record del libro paga per tre anni
I registri del libro paga sono essenziali per assicurarsi che i dipendenti siano equamente compensati per le ore in cui hanno lavorato e per assicurarsi che la tua azienda rispetti gli straordinari e i requisiti minimi salariali. La legge richiede che tu tenga questi documenti a disposizione per i dipendenti non esenti per tre anni. Tuttavia, i dipendenti possono anche scegliere di presentare azioni legali se ritengono di dover pagare una retribuzione per gli straordinari lavorati. Quindi può essere utile per tenerli a portata di mano per un massimo di cinque anni dopo la cessazione.
Conserva i moduli I-9 per un anno dopo il termine
I moduli I-9 sono necessari affinché le aziende dimostrino di aver verificato che un dipendente è idoneo a lavorare negli Stati Uniti. Per legge, sei tenuto a conservare questi moduli per tre anni dopo aver assunto un dipendente o un anno dopo la cessazione di un dipendente, a seconda di quale data si verifichi successivamente. È inoltre necessario archiviare questi moduli separatamente dagli altri documenti del personale.
Conservare i documenti di separazione per cinque anni dopo la risoluzione
Mantenere la documentazione relativa al licenziamento o alla separazione è essenziale anche in caso di problemi di risoluzione illeciti. Conservare le lettere di dimissioni e lasciare a casa i documenti dell'intervista per tre anni dopo che il dipendente ha lasciato e documenti di separazione per cinque anni.
Mantenere i rapporti di congedo FMLA per tre anni dopo la risoluzione
Il Family Medical Leave Act è lì per garantire che i dipendenti eleggibili ricevano un congedo non retribuito in cui il loro lavoro è protetto in caso di problemi medici o familiari. Se un dipendente presenta una richiesta di congedo FMLA, è necessario conservare tali informazioni nei propri registri per almeno tre anni dopo che il dipendente ha preso accordi con la propria attività, indipendentemente dal fatto che il congedo sia stato concesso o meno.
Mantenere i moduli di prestazioni pensionistiche per sei anni
Se fornisci prestazioni di vecchiaia ai dipendenti, dovresti mantenere tali informazioni a disposizione per almeno sei anni dopo la partenza o la cessazione del dipendente, secondo la Legge sulla sicurezza dei redditi da lavoro dipendente. Inoltre, i tribunali hanno stabilito che è responsabilità della società dimostrare di aver fornito una copertura e benefici sufficienti nel caso in cui un dipendente fa causa, piuttosto che la responsabilità del dipendente di dimostrare che la copertura era insufficiente.
Conserva i record dei test sulle droghe per cinque anni
In alcuni casi, il controllo dei precedenti e le informazioni sui test antidroga possono rientrare nello standard di altre informazioni di assunzione. Tuttavia, se il lavoro è legato al trasporto, è necessario tenere traccia di eventuali test antidroga eseguiti per cinque anni come parte delle norme di sicurezza del Dipartimento dei trasporti.
Conservare i registri fiscali dei dipendenti per quattro anni
Quando si tratta di tasse relative ai dipendenti, l'IRS raccomanda di tenere registri a disposizione per quattro anni nel caso di una verifica. Ciò dovrebbe includere tutte le retribuzioni, i pagamenti delle pensioni, le informazioni sulle mance, i moduli W-2 e W-4 e qualsiasi altra informazione correlata.
Conserva i dati sulla salute e la sicurezza dei dipendenti per cinque anni
La legge sulla sicurezza e la salute sul lavoro richiede che tu tenga e tenga registri di eventuali infortuni e malattie dei dipendenti ottenuti sul luogo di lavoro, con una breve descrizione e ogni altra informazione pertinente. Questo per garantire che i dipendenti siano dotati di un ambiente di lavoro sicuro e che qualsiasi problema venga gestito di conseguenza.
Conservare le informazioni sull'assicurazione contro la disoccupazione per un massimo di sette anni
I requisiti per l'assicurazione contro la disoccupazione variano in base allo stato. Tuttavia, in alcuni casi, potrebbe essere richiesto di conservare tali registrazioni per un periodo compreso tra quattro e sette anni. Nello specifico, Washington D.C. richiede alle aziende di conservare tali documenti per sette anni.
Mantieni contratti fino a cinque anni
Se lavori con appaltatori indipendenti o terze parti, potresti dover soddisfare anche alcuni requisiti di tenuta dei registri dello stato. In Virginia, le imprese sono tenute a mantenere i contratti a disposizione per cinque anni dopo la stipula di un accordo. E alcuni altri stati hanno anche requisiti simili tra tre e quattro anni.
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