Nel mio ultimo articolo, "Where Recovery Begins", ho discusso l'importanza di dare la priorità ai dati critici. Le aziende devono determinare quali dati avrebbero bisogno immediatamente per continuare a funzionare dopo un disastro o perdita di dati aziendali. Una volta che l'azienda definisce il significato di tutti i loro dati, possono iniziare a sviluppare il loro piano di disaster recovery. Un piano adeguatamente strutturato è composto da tre componenti: dati, comunicazione e persone.
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Dati
Il tipo più comune di ripristino di emergenza è il recupero di dati persi o distrutti. Un'azienda non può funzionare in futuro se non è in grado di recuperare i dati critici dopo un disastro. Ecco alcuni passi da seguire quando sviluppi il tuo piano di recupero dati:
- Opzioni di backup: I dati aziendali devono essere salvati in modo sicuro fuori sede e disponibili per il recupero in qualsiasi momento. Un ottimo modo per farlo è tramite il backup online in cui i dati di un'azienda vengono salvati ogni notte e archiviati lontano dalla posizione dell'azienda.
- Delegare: Determina la persona responsabile per il piano di backup dei dati. Devono verificare che i backup siano eseguiti senza problemi e testati regolarmente.
- Prova generale: Esegui un processo di recupero ogni pochi mesi per assicurarti che tutto funzioni senza intoppi. Assicurarsi che i dati archiviati siano facilmente recuperati.
- Controlla la posizione dei tuoi dati critici: Assicurati di sapere dove sono archiviati i dati critici nella tua azienda. Se le persone memorizzano i propri dati sui propri desktop anziché sul server di file, assicurarsi che tutti i desktop siano sottoposti a backup.
Contatto e comunicazione
Supponiamo che i normali metodi di comunicazione durante un disastro o un'emergenza non funzionino. Invece, considera i veicoli di comunicazione alternativi:
- Le alternative: Se le linee telefoniche dell'ufficio non funzionano, è consigliabile prendere in considerazione l'utilizzo di AOL Instant Messaging e / o Skype. Assicurati che tutti nella tua azienda abbiano i rispettivi numeri di cellulare.
- VOIP / virtuale: VOIP e telefoni virtuali sono utili in situazioni in cui l'accesso a una posizione fisica centrale non è possibile. Questi servizi consentono di inoltrare linee di ufficio o persino di creare linee virtuali accessibili da qualsiasi luogo. Sono pratici per mettere in campo le chiamate in arrivo dai clienti. Una volta abbiamo usato Grasshopper come nostro sistema telefonico failsafe. Se i nostri telefoni venissero interrotti, saremmo in grado di inoltrare immediatamente le nostre chiamate al numero di Grasshoppers 800 che poi inoltrerebbe le nostre chiamate ai nostri numeri di cellulare personali. Ora usiamo M5net e funziona perfettamente per le nostre esigenze VOIP.
- Elenchi di contatti: È molto importante avere sia un elenco di contatti fisici di clienti e fornitori sia una copia virtuale archiviata in un sito di archiviazione online in cui è possibile accedervi da qualsiasi luogo (LockYourDocs o VSafe, LockYourDocs è parte della mia azienda solo per garantire la divulgazione completa). Avere il tuo elenco di contatti sul tuo gestore di file non disponibile è inutile durante un'emergenza.
Persone
È fondamentale che i tuoi dipendenti sappiano dove andare e cosa fare se il tuo ufficio oi tuoi computer non funzionano. Ecco alcuni ruoli e funzioni che dovresti designare:
- Identificare le funzioni critiche e determinare chi le riempirà. Ad esempio, chi contatterà i clienti e gestirà l'assicurazione?
- Determina i punti di rendez-vous per gli scenari di evacuazione.
- Designare e preparare siti di lavoro alternativi e suggerire strutture di lavoro remote per un periodo temporaneo.
- Distribuisci il piano a tutti i dipendenti e carica una copia a cui tutti possano accedere.
- Metti una copia del piano da qualche parte che non sarà influenzata dall'avaria dei dati o dall'evacuazione dell'ufficio. Non mettere la copia solitaria sul server.
- Condividi il piano con tutti i nuovi assunti come parte della presentazione della loro azienda. Inoltre, rivedere il piano con tutti i dipendenti su base trimestrale.
Tutte le aziende sperimentano una sorta di errore nei dati o situazione di emergenza. È solo una questione di tempo e magnitudine. La maggior parte delle persone non pensa che accadrà a loro, ma basta un piccolo caso per rovinare un'azienda. La migliore protezione contro tale scenario è un piano ben congegnato che è stato testato e comunicato a tutti. Assicurati di essere preparato.
Foto di ripristino di emergenza tramite Shutterstock
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