Il ruolo degli assistenti amministrativi è di supportare lo staff professionale in modo che possano svolgere efficacemente le proprie mansioni. Sia che si tratti di organizzazioni governative, aziendali o no profit, gli amministratori mantengono l'ufficio canticchiando occupandosi di elementi essenziali come documenti cartacei e registrazioni informatiche. In genere svolgono anche alcuni compiti amministrativi, ma le attività specifiche dipendono dal livello del lavoro e dal tipo di ufficio.
$config[code] not foundResponsabilità quotidiane
Gli assistenti amministrativi svolgono compiti come organizzare riunioni, pianificare appuntamenti, tenere il calendario dell'ufficio, rispondere ai telefoni e modificare la corrispondenza. Gestiscono file e database aziendali e creano fogli di calcolo e presentazioni. Spesso le loro responsabilità comprendono anche l'acquisto di forniture e la gestione della stanza delle forniture.
Le loro mansioni di servizio al cliente includono ricevere i visitatori dell'ufficio e vedere che ottengono l'assistenza di cui hanno bisogno.
Doveri aggiuntivi
L'altro lavoro degli assistenti amministrativi spesso dipende dall'industria in particolare. Negli uffici legali, gli amministratori aiutano a preparare documenti legali, mentre negli uffici medici fatturano le compagnie di assicurazione. Negli uffici scolastici, il mantenimento degli archivi degli studenti e la comunicazione con i genitori sono tra i loro compiti.
Il livello e il titolo del lavoro determinano quanta responsabilità ricade su un assistente amministrativo. Gli amministratori di primo livello si concentrano su funzioni di segreteria e compiti informatici di base, ma gli amministratori senior con competenze informatiche avanzate assumono solitamente compiti amministrativi, tra cui la supervisione del personale amministrativo e la formazione di nuovi assunti. Gli assistenti amministrativi dei dirigenti possono anche fare ricerche, scrivere rapporti, prendere appunti alle riunioni, supervisionare altri amministratori e organizzare i viaggi.
Conoscenze e abilità
L'abilità organizzativa è essenziale perché il compito principale dell'amministratore è quello di conservare i record dell'ufficio e tenere traccia delle riunioni e degli appuntamenti. Gli amministratori devono anche essere in grado di comunicare bene in inglese oralmente e per iscritto ed eseguire ricerche su Internet. Il lavoro richiede competenza con le apparecchiature per ufficio, inclusi computer, fotocopiatrici, sistemi telefonici, fax e apparecchiature per videoconferenza.
A seconda della posizione e dell'industria, gli amministratori hanno bisogno di competenza con vari programmi per computer, come e-mail, contabilità, database, fogli elettronici e software di elaborazione testi.
Qualificazione per il lavoro
Gli assistenti amministrativi hanno bisogno di un minimo di un diploma di scuola superiore che include lezioni in pratiche d'ufficio e software. È inoltre utile una formazione supplementare in inglese e in informatica e molti amministratori hanno frequentato corsi tecnici di scuola o college o hanno una laurea associata. I datori di lavoro di solito addestrano anche nuovi assunti nelle loro procedure d'ufficio e nel vocabolario del business in particolare - ad esempio, il vocabolario giuridico.
Gli amministratori possono ottenere la certificazione volontaria dall'associazione internazionale dei professionisti amministrativi. La certificazione richiede da due a quattro anni di esperienza, a seconda dell'istruzione di un amministratore, e i candidati devono anche superare un esame.
