Come scrivere i verbali aziendali

I verbali aziendali servono come documento ufficiale dell'incontro di un'azienda. I verbali correttamente conservati offrono una sintesi oggettiva dei lavori di commissione e di comitato, mentre servono come prova del rispetto degli obblighi normativi e fiduciari.

Compila prima i dettagli di base

Registrare fatti essenziali nel primo paragrafo. Annotare quando e dove si è verificato l'incontro e quanto è durato, nonché la presenza o l'assenza di un quorum. Identifica tutti i partecipanti, a partire dai membri del consiglio di amministrazione e dai direttori. Indica se sono assenti. Notare i nomi dei membri dello staff o degli ospiti su una riga separata. Inoltre, indica se l'evento è stato un incontro regolare o speciale.

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Identificare le azioni chiave

Dedicare un paragrafo per ogni movimento, iniziando con l'approvazione dei minuti dell'ultima riunione. Identifica chi ha fatto la mozione e il risultato, ma non preoccuparti di nominare coloro che hanno appaltato la mozione. Se il voto è un appello, indicare il nome di ciascuna persona. Assicurati di registrare i movimenti parola per parola.

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Se non sei sicuro di chi ha fatto una mozione, non aver paura di chiedere. Tuttavia, se non si capisce un punto specifico, evidenziarlo sul tuo stenopad - o note ruvide sul tuo laptop - in modo da poterlo chiedere al presidente in seguito.

Riepiloga i punti essenziali

Condensa lunghe discussioni. Come i membri del consiglio di amministrazione decidono che un problema è più rilevante dei metodi utilizzati per raggiungere un consenso su di esso. Se obblighi normativi o fiduciari richiedono la registrazione di determinate informazioni, solo i fattori di registrazione che hanno interessato un determinato voto, come il dibattito sui pro e contro di una proposta.

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Utilizza le parole chiave, laddove possibile, per aiutarti a registrare le note. Scrivi parole chiave sul lato sinistro del tuo tappetino per steno, se ne stai usando uno. Prendere appunti su ciascuna parola chiave sul lato destro.

Registra dissensi e astensioni

Identificare eventi come dissensi o astensioni quando i membri del consiglio di amministrazione o i direttori desiderano che quelle viste vengano annotate per la cronaca, o le regole procedurali lo richiedono. Ad esempio, un membro potrebbe non essere in grado di votare su un problema a causa di conflitti di interessi reali o presunti. In tal caso, scriverai: "Il membro del consiglio X è stato esentato dal discutere o votare su Motion Y."

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Evita di prendere appunti dettagliati per le sessioni esecutive, se il forum ne chiama uno. Basta annotare i partecipanti, così come la data, l'ora, la sede e la durata.

Controlla il tuo lavoro

Correggi e correggi i tuoi minuti di bozza, preferibilmente dopo la riunione, e poi sottoporli alla revisione da parte del presidente. Non incoraggiare modifiche importanti perché potrebbero compromettere la precisione del tuo lavoro. Firma e data i tuoi minuti dopo che il consiglio di amministrazione li ha approvati. Allegateli a tutte le copie originali firmate di relazioni di commissione, corrispondenza e relazioni scritte. Inserisci la copia ufficiale nel libro dei verbali dell'organizzazione.

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Una volta che i membri del consiglio di amministrazione e i direttori ricevono i minuti, non è necessario includere gli allegati. Invece, riassumili nei tuoi minuti.