In questo giorno dell'ufficio elettronico, è possibile dare per scontato il concetto di documenti di deposito. Lo sviluppo di efficaci politiche di archiviazione degli uffici può aiutare a mantenere documenti importanti disponibili e documenti attivi facili da trovare. Indipendentemente da quanta documentazione viene eseguita sui computer, ci sarà sempre una certa quantità che deve essere stampata e archiviata a mano. Tieniti aggiornato sull'archiviazione in ufficio e puoi gestire un ufficio più efficiente.
$config[code] not foundResponsabilità
A prescindere da quanto dettagliata possa essere la politica di archiviazione di un ufficio, qualcuno deve essere responsabile dell'attuazione della politica su base giornaliera affinché sia efficace. La delega dell'autorità di deposito può variare a seconda del volume di informazioni da archiviare, della complessità del sistema di archiviazione e della frequenza con cui le informazioni vengono recuperate e devono essere nuovamente archiviate.
Con una buona politica di archiviazione, il deposito deve essere effettuato solo dalla persona responsabile. Se qualcun altro rimuove un documento, dovrebbe esserci una regola in base alla quale il documento viene inserito in un paniere "in" per essere archiviato dalla parte responsabile. Se ci sono diverse persone responsabili dell'archiviazione, è necessario creare un sistema su ciascuna cartella in cui l'ultima persona che ha archiviato qualcosa deve firmare le proprie iniziali. Al fine di mantenere un buon sistema di archiviazione, le persone responsabili devono essere ritenute responsabili.
Codificazione del colore
Secondo PowerHomeBiz.com, uno dei modi per mantenere organizzati i file è la codifica a colori. È possibile colorare i file di codice utilizzando adesivi con linguette colorate oppure è possibile acquistare cartelle di file di vari colori da utilizzare nei propri cabinet.
Quando si separa per colore, può essere più efficiente utilizzare il sistema di codifica a colori per le intestazioni più complete e quindi un diverso sistema per i sottotitoli. Ad esempio, tutti i documenti finanziari possono essere inseriti in file verdi, ma i documenti relativi alle informazioni fiscali dovrebbero disporre del proprio sistema. Sperimenta con la codifica a colori del tuo sistema di codifica dei colori. Le cartelle verdi possono essere utilizzate per i documenti finanziari, ma gli adesivi con le etichette rosse possono essere inseriti nelle informazioni relative alla tassa.
Video del giorno
Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingAttivo e archiviazione
I tuoi file più usati saranno quelli che dovrebbero essere considerati attivi e quelli che non saranno riferiti su base regolare possono essere archiviati. Un file system attivo è dinamico e lascia spazio all'espansione e all'aggiunta. Una volta che un documento è stato considerato oltre la sua fase attiva, viene spostato nell'archiviazione. Mantieni i tuoi file attivi disponibili per coloro che ne avranno bisogno e continua a organizzare i tuoi file attivi ogni giorno.
