Imprenditori e proprietari di piccole imprese sono noti per non aver preso le vacanze. Il sessantasei per cento dei proprietari di piccole imprese incontrano difficoltà nel prendere le vacanze, secondo l'indice Office Depot Small Business di giugno 2015.
E questo è un peccato, perché una vacanza rilassante fa bene alla tua azienda. Tornerai con idee fresche e un nuovo atteggiamento positivo. Quelli che sembravano problemi schiaccianti o preoccupazioni sempre presenti vengono messi in prospettiva.
$config[code] not foundAnche la tua vita personale ne trarrà vantaggio. Così tanti imprenditori fanno sacrifici e fanno lunghe ore ogni settimana. Una vacanza è un'opportunità per riconnettersi con il coniuge e i figli.
Il trucco per una vacanza senza preoccupazioni è una pianificazione adeguata. Segui questi suggerimenti per prepararti per le vacanze e presto ti infilerai in un paio di infradito:
1. Assegna un vice
Avrai bisogno di qualcuno per essere responsabile quando sei andato.
Se hai dirigenti nella tua azienda, conoscono già i loro ruoli. Se hai più di un manager nel tuo team e sono colleghi, potrebbe essere utile designare uno di loro come il principale responsabile, in caso di emergenza.
Accetta che accada degli errori. Assicurati che il tuo vice sappia di avere la tua piena fiducia.
Ma cosa succede se non hai manager? Questo è quando devi essere più chiaro con i tuoi dipendenti. Potrebbero aver bisogno di istruzioni speciali riguardo alla loro autorità e fino a che punto si estende tale autorità. Assicurati che sappiano quando raggiungerti.
2. Cancella il tuo piatto
Non ti piacerà pensare a quella pila di progetti incompiuti quando stai scavando le dita dei piedi nella sabbia, con la crema solare in una mano e un margarita nell'altra.
Se non hai uno staff da delegare a quando esci fuori dalla porta, ecco come cancellare parte di questa roba dal tuo piatto prima di partire. Basta registrare un'ora o due in più ogni giorno per una settimana o due in anticipo, riducendo i progetti. È molto meglio che tirare una notte intera prima che tu debba guidare per 12 ore fino alla spiaggia.
Se sei un procrastinator, inizia prima con il compito più semplice. Finiscila - e la sensazione di realizzazione potrebbe farti sparare abbastanza per affrontare un altro progetto. E un altro.
I progetti consegnati prima della scadenza rendono felici i clienti. E i clienti felici sono meno propensi a riempire la tua casella di posta elettronica con missive o bug al telefono mentre stai cercando di decomprimere in paradiso.
3. Che le persone sappiano
Informa le persone chiave, come i clienti e altri che sono abituati a trattare con te personalmente, che starai via. Stabilisce aspettative. Sapendo che, molte persone non faranno richieste urgenti prima di partire.
Informali qualche settimana prima della partenza. Quindi fornire un altro promemoria alcuni giorni prima di imballare le valigie. Ecco un esempio di "email in vacanza" da inviare ai clienti e ad altre persone chiave:
"Solo una breve nota per ricordarti che sarò in vacanza dal 10 al 25 agosto, godendomi l'oceano soleggiato a Myrtle Beach. Per qualsiasi problema con prodotti o servizi, Joe può aiutarti a telefono / email. Per qualsiasi altra cosa, si prega di contattare Maria in mia assenza al telefono / email. "
C'è un altro vantaggio nel mantenere i clienti nel giro. Discutere i tuoi piani di vacanza ti rende un po 'più umano nei loro occhi. Non sei più solo il proprietario di un'azienda. Tu e l'altra persona potresti scoprire di avere un interesse comune per lo snorkeling, ad esempio, e puoi connetterti meglio.
4. Aggiorna i tuoi messaggi
Ad alcune persone piace creare un messaggio di risposta automatica per la propria email. In questo modo, quando arriva una nuova email, il mittente riceve immediatamente una risposta che è fuori dall'ufficio. Basta adattare il messaggio nel Suggerimento 3 sopra.
Per Microsoft Office 365, impostare la funzione Risposte automatiche. Oppure utilizzare la funzionalità Regole e modelli per le versioni desktop di Outlook.
Le email di Gmail e Google Apps hanno una funzione di risposta fuori sede facile da configurare.
Non dimenticare nemmeno la tua segreteria telefonica. Prendi in considerazione la possibilità di lasciare un messaggio registrato avvisando le persone che sei fuori e che restituiranno i messaggi più lentamente del solito. Ecco un messaggio di posta vocale di esempio per le vacanze:
"Ciao, questo è io. Grazie per avere chiamato! Sono fuori ufficio fino al data. Se hai una questione urgente, chiama Brittany al numero numero. Lei sarà felice di aiutare. Altrimenti, per favore, lascia un messaggio e ti risponderò quando torno. "
Importante: metti un promemoria nel tuo calendario per scambiare quei messaggi non appena torni. Non essere la persona che ha ancora quel vecchio messaggio di segreteria per le vacanze che gioca settimane dopo.
5. Pianificare i problemi
Non assumere automaticamente che tutto vada storto in tua assenza - non lo farà! Ma mentre ti stai preparando per le vacanze, prova ad anticipare potenziali scenari che potrebbero esplodere.
Segna la tua squadra. Spiega cosa faresti in ogni situazione.
E assicurati che è giusto contattarti se sentono che la situazione è al di là di loro.È meglio interrompere le vacanze per un'ora, piuttosto che passare giorni a riparare un mini disastro al tuo ritorno.
6. Specificare i numeri di emergenza
Fai una lista di due tipi di numeri di emergenza da dare ai dipendenti chiave.
Il primo set di numeri di emergenza è il tuo, per i dipendenti che potrebbero aver bisogno di contattarti.
Un numero di cellulare è il migliore Dare un altro, nel caso in cui il tuo è spento o la batteria è morta - forse il cellulare del coniuge.
Specifica se vuoi testi o chiamate. Un breve scambio di messaggi di testo può essere meno invadente di una chiamata vocale, ma più immediata della posta elettronica.
Successivamente nell'elenco dei contatti di emergenza, designare persone che potrebbero essere in grado di rispondere alle domande in tua assenza. Questo elenco potrebbe includere l'agente assicurativo aziendale, l'avvocato o il consulente IT.
7. Annotare le procedure
Passa le procedure aziendali importanti che ti verranno delegate in tua assenza. Ad esempio, una persona diversa da te potrebbe aver bisogno di aprire il negozio al mattino o chiudere l'ufficio di notte. Le procedure tipiche che coinvolgono le persone includono:
- impostare l'allarme di sicurezza o spegnerlo nel caso in cui sia stato accidentalmente attivato,
- eseguire transazioni con carta di credito,
- elaborazione del libro paga,
- riavviare i server,
- accedere come amministratore ai principali sistemi software, o
- tutto ciò che la persona non è abituata a gestire.
Chiedi al dipendente di eseguire le procedure per te un paio di volte prima di partire.
Annota sempre anche le procedure come backup. (La memoria è una cosa difficile).
Un rapido video su come eseguire le procedure chiave potrebbe essere ancora migliore. Chiedere al dipendente di utilizzare il proprio telefono cellulare per registrarlo, quindi può essere un comodo aggiornamento.
8. Paga le bollette
Le fatture non pagate hanno un modo di tormentarsi e intromettersi nelle nostre menti. Chi ha bisogno di questo?
Parti per le tue vacanze con una lista pulita di conti da pagare. Paga fatture, estratti conto della carta di credito e fatture che verranno dovute mentre te ne sei andato. Assicurati che il libro paga sia impostato per essere elaborato anche quando non ci sei.
9. Cancella il tuo calendario
Questo potrebbe sembrare ovvio, ma il problema sorge quando le persone cercano di andare a memoria. Oppure dimenticano le teleconferenze ricorrenti e le riunioni permanenti che non compaiono sul loro calendario.
In realtà controlla il tuo calendario - prima di partire. E prenditi un momento per pensare consapevolmente a quegli incontri in piedi e alle chiamate, in modo che tu possa dire alla gente di non aspettarti.
10. Non essere disponibile (molto)
Resisti alla tentazione di lavorare con te. Se sei incollato al tuo laptop o al tuo telefono, non solo ti farà perdere tempo ma anche il tempo della tua famiglia. Immagina i volti scontrosi della tua famiglia mentre si siedono in attesa che tu torni dal telefono, così puoi andare a fare escursioni.
Tuttavia, la maggior parte dei proprietari di aziende desidera rimanere in contatto. Semplicemente non vogliono coinvolgersi così tanto da smettere di sentirsi come una vacanza. Il settantasei percento degli imprenditori controlla i propri telefoni ed e-mail in vacanza, secondo il sondaggio di Office Depot Small Business Index.
Se devi rimanere in contatto con la tua attività, limitalo a una fascia oraria specifica ogni giorno. Ad esempio, puoi dedicare mezz'ora ogni mattina alle 9:00 per inviare messaggi sul campo che non possono attendere o effettuare il check-in con il personale. Trascorsi i 30 minuti, concediti il permesso di andare a giocare con la coscienza pulita.
11. Pack Light Tech
Fortunatamente, la tecnologia ha reso più facile che mai rimanere in contatto da remoto. Per coloro che non hanno personale, ma devono ancora gestire alcune attività critiche mentre sono in vacanza, i dispositivi mobili sono una manna dal cielo.
Un tablet o anche uno smartphone possono sostituire un laptop quando sono lontani. Prendi il tempo di scaricare alcune app mobili chiave in anticipo se necessario. Una buona app può rendere le transazioni mobili più veloci e più facili.
È possibile accedere ai documenti archiviati nel cloud da uno smartphone o tablet. Se non si utilizza il cloud, richiedere alcuni minuti prima di partire per trasferire i file critici su una pen drive.
12. Condividi i ricordi
Ricorda: un po 'di R e R può portare qualche ROI (ritorno sull'investimento).
Al tuo ritorno, condividi i tuoi ricordi con la tua squadra per alcuni minuti. Non annoiarli o farli sentire male che eri in vacanza e non lo erano, ma per rivelare il tuo lato umano. Rafforza le relazioni dello staff.
Un bel tocco è quello di portare qualcosa di economico per i membri del team, se possibile. Scatole di taffy di acqua salata, magliette o tazze da caffè tutto intorno ti fanno pensare alla tua squadra e ti interessa.
Suggerimento: evita i social media "Dead Giveaway"
È bene pianificare di far sapere a "quasi" che stai andando in vacanza. Ma oggi c'è una grande eccezione: i siti di social media. Ecco alcuni suggerimenti per la sicurezza:
- Resisti all'impulso di dire a tutti su Facebook che te ne sarai andato per due settimane. Non vuoi correre il rischio che qualcuno possa entrare nella tua casa o nella tua sede se non hai uno staff regolare mentre sei via. I ladri sono stati conosciuti per monitorare siti come Facebook.
- Non utilizzare "app di check-in" come Foursquare che ti mostrano in aeroporto o cenare in un posto lontano.
- Evita di caricare divertenti foto di famiglia da una destinazione remota a Instagram o Twitter mentre sei lontano. Salva le foto e le pittoresche descrizioni di quella spiaggia perfetta a Maui fino al tuo ritorno. Le foto e i ricordi manterranno. I tuoi colleghi, clienti, amici e famiglia allargata ameranno sentirti parlare delle tue avventure altrettanto quando sarai di nuovo al sicuro a casa.
Foto di vacanze tramite Shutterstock
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