Ci sono attività banali in ogni azienda. Si tratta di attività che richiedono tempo ed energia ma, francamente, sono gestite meglio da qualcun altro in modo da poter concentrarsi sul core business della tua azienda.
Ma dove puoi trovare qualcuno per gestire questi compiti? Inserisci l'assistente virtuale!
"Un assistente virtuale può prendere oggetti quotidiani che causano stress, ma in realtà non sono così difficili, e portarli a termine dietro le quinte in modo da poter continuare a lavorare sulle cose più importanti che contano", spiega Jess Ostroff, Direttore di Calm a Do not Panic Management, un'agenzia di assistenza virtuale specializzata in servizi di gestione di Facebook end-to-end per le aziende.
$config[code] not foundConsiderando il ruolo importante che svolgono, è fondamentale selezionare con saggezza quando si assumente un assistente virtuale. Di seguito sono riportati alcuni segreti per assumere l'assistente virtuale giusto.
Quando assumi gli assistenti virtuali, assicurati…
Mantenere chiare le comunicazioni
Una differenza fondamentale tra l'assunzione di un dipendente a tempo pieno e un assistente virtuale è la presenza fisica. A differenza di un dipendente normale, un assistente virtuale non può entrare nella tua cabina per ottenere risposte. Ciò rende la comunicazione estremamente cruciale. Pertanto, dovresti cercare un assistente virtuale che mantenga una completa trasparenza nella comunicazione in ogni momento.
Avere esperienza nel settore
Supponete di possedere un piccolo business B2B e il vostro target di riferimento è il gruppo di persone e decision maker più serio ed evoluto. Ti piacerebbe assumere un principiante senza esperienza nel settore? Probabilmente no. Piuttosto dovresti cercare qualcuno che abbia una conoscenza sufficiente del settore in cui lavori. Una persona con una forte esperienza nel settore sarà in grado di capire ciò che il pubblico vuole davvero.
Prendi la proprietà per gli errori
Un assistente virtuale professionista non ha mai paura di assumersi l'onere degli errori commessi sul lavoro. È questa qualità che ti rende più facile lavorare con loro. Come dice Ostroff: "Apprezzano il loro lavoro e il loro contributo al tuo successo, e si assumono la responsabilità di errori o incomprensioni in modo da poter fare meglio in futuro." Assumere responsabilità per gli errori indica anche la responsabilità della persona, che è una grande qualità avere in un assistente virtuale.
Avere riferimenti verificabili
Un modo semplice ma efficace per valutare le capacità e le qualità di un potenziale assistente virtuale è quello di cercare riferimenti e testimonianze dei datori di lavoro del passato. Assicurati di prestare molta attenzione a ciò che i loro precedenti datori di lavoro hanno da dire sul loro lavoro, personalità e abilità. Sulla base delle testimonianze, sarai in grado di trovare la persona giusta per il lavoro.
Capire come funziona il social media
Se stai assumendo qualcuno per, ad esempio, gestire il tuo account Facebook, è importante per loro capire appieno come funziona il sito. Oltre a una comprensione completa delle funzionalità di Facebook, è importante sapere chiaramente cosa può fare per le aziende. Un buon track record sarà utile per aiutarvi ad esaminare le capacità di un potenziale assistente virtuale nell'esecuzione del lavoro a portata di mano.
Condividi suggerimenti
Gli assistenti virtuali professionisti hanno sufficiente fiducia nelle loro capacità ed esperienze per condividere suggerimenti che possano aiutare il loro lavoro e avvantaggiare la tua azienda. "Possono anche dare suggerimenti quando si tratta di processi ed efficienze basate sulle proprie esperienze che ti aiuteranno a gestire la tua attività in modo più fluido", afferma Ostroff. Input e suggerimenti utili possono infine aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi di business.
Fai domande sul lavoro e le responsabilità
Quando un potenziale assistente virtuale pone domande sul ruolo e le responsabilità del lavoro, dimostra il suo interesse nel soddisfare le vostre aspettative. Le domande valide sono anche utili per aiutarti a cogliere responsabilità lavorative ben definite. "È importante guardare in profondità dentro te stesso e il tuo business per capire cosa devi veramente fare e cosa potrebbe fare qualcun altro. Quindi, è necessario capire quale delle cose che gli altri possono fare in realtà dovrebbero essere delegate a un VA ", dice Ostroff.
Esegui bene in una corsa di prova
Non sei sicuro di come andrà a finire il tuo rapporto con l'assistente virtuale? Prova un progetto di prova per testare le acque. "È importante iniziare con attività o progetti piccoli e specifici in modo da poter iniziare a creare fiducia senza rischiare che qualcosa di grave vada storto se l'assistente non è adatto", spiega Ostroff. Se il piccolo progetto va bene, puoi fidarti dell'assistente con compiti più grandi.
Excel alla gestione del tempo
Una qualità importante di un buon assistente virtuale, secondo Ostroff, è la loro capacità di "prendere oggetti quotidiani che causano stress, ma in realtà non sono così difficili". Per fare ciò, l'assistente virtuale deve possedere ottime capacità di gestione del tempo. In altre parole, dovrebbero sapere come assegnare priorità a lavori diversi e multi-task senza perdere la scadenza. Dovrebbero anche valutare il tempo e assicurarsi di avere un accordo sulle scadenze.
Maglia con la tua personalità
Considerando quanto devi lavorare con il tuo assistente virtuale, è fondamentale trovare qualcuno la cui personalità sia compatibile con la tua. Ad esempio, ti sentiresti a tuo agio lavorando da remoto con qualcuno che non parla affatto? Devi avere una chiara comprensione delle qualità interpersonali che stai cercando in una persona che non incontrerai faccia a faccia ogni giorno.
Comprendi il tuo pubblico di destinazione
Quando stai cercando di entrare in contatto con il tuo pubblico attraverso i social media o qualsiasi altro approc, dovresti fare affidamento su qualcuno che conosce il tuo pubblico, o almeno è disposto a migliorare la sua conoscenza. Dite che il vostro pubblico di riferimento è un adolescente americano medio che vive in una piccola città. Avrai il vantaggio di assumere un assistente virtuale che conosce il polso di quel tipo di pubblico.
Rimanere Raggiungibile
Rimanere connessi è fondamentale quando si lavora con un assistente virtuale. Grazie a Internet, ci sono diversi modi per interfacciarsi con le persone che siedono a miglia di distanza. Ma è anche importante trovare qualcuno che stia bene con le ore di lavoro. Ad esempio, se sei seduto negli Stati Uniti, aiuterebbe l'assunzione di un assistente virtuale in Malesia quando devi essere in contatto ogni giorno?
Possedere competenze specifiche
Oltre a possedere abilità interpersonali desiderabili, la persona deve anche avere qualità specifiche per portare a termine il lavoro. Ostroff ha un consiglio: "È importante determinare il proprio set di abilità, concentrarsi su quello e delegare il resto." L'idea qui è trovare il giusto equilibrio nell'allocazione del lavoro, e per questo è necessario selezionare una persona con il giusto set di abilità.
Prendi parte alla comprensione del tuo business
Secondo Ostroff, "La maggior parte degli assistenti virtuali non trova motivi per investire nella tua attività. E ottieni quello per cui paghi. "L'assistente virtuale giusto diventa più coinvolto. Lui o lei sa che per aiutarti a entrare in contatto con il tuo pubblico devono capire di cosa tratta la tua azienda. È questa comprensione che li aiuta a conoscere la tua strategia e a contribuire nel modo più efficace.
Mostra l'intenzione di imparare
Potrebbe non essere sempre necessario assumere un assistente virtuale con diversi anni di esperienza. Una persona relativamente meno esperta può anche fare un ottimo lavoro purché abbia la volontà di imparare. Potrebbe essere necessario organizzare prima quella persona, ma i guadagni sono maggiori se si considera il loro costo considerevolmente basso.
Cerca un feedback
Un assistente virtuale serio sul suo lavoro sarà più propositivo nel cercare feedback per trovare aree di miglioramento. Il desiderio di ricevere feedback è un chiaro indicatore della serietà dell'assistente riguardo al lavoro. Ostroff aggiunge: "È anche importante dare feedback continui, sia buoni che cattivi, in modo che il tuo assistente possa imparare e crescere."
Ti tengo aggiornato
È difficile tenere d'occhio cosa sta facendo l'assistente virtuale perché non sei fisicamente vicino l'uno all'altro. Ma un buon assistente virtuale capisce questo, ed è per questo che ti tiene aggiornato di volta in volta. Un buon assstant virtuale condividerà gli aggiornamenti per tenerti informato sui progressi e aiutare a eliminare i problemi di comunicazione.
Fornire un rapporto dettagliato sul progetto
Gli assistenti virtuali professionisti sono attenti ai dettagli. Riconoscono il ruolo di un rapporto dettagliato per monitorare lo stato, i progressi e le aree di miglioramento del progetto. Un report dettagliato sul progetto ti aiuta anche a sapere cosa stai ottenendo dal coinvolgimento, il che è utile per monitorare il ritorno sull'investimento.
Anticipa i tuoi bisogni
Un assistente virtuale professionista prende il tempo per capire la tua attività e le sue esigenze. Nel tempo, l'assistente virtuale inizia ad anticipare i requisiti aziendali e può prendere decisioni informate. Come dice Ostroff, "I migliori assistenti virtuali sono quelli che, dopo qualche tempo, possono anticipare i tuoi bisogni e arrivare a loro prima ancora di doverli pensare".
Immagine di aiuto tramite Shutterstock
Altro in: Cose che non sapevi 8 Commenti ▼
