Negare la richiesta di trasferimento di un dipendente, l'aumento di stipendio o solo il tempo libero per motivi personali o medici probabilmente classifica il n. 2 - subito dopo aver condotto una riunione di cessazione - come i compiti più difficili per il personale delle risorse umane. È particolarmente difficile se il dipendente invia una richiesta di congedo adeguatamente documentata e tempestiva, se si è certi che il tempo libero è necessario e andrebbe a beneficio del dipendente. La scrittura di una lettera per negare la richiesta di un dipendente, tuttavia, è necessaria per l'applicazione coerente delle politiche sul posto di lavoro, le pratiche di lavoro equo e, in alcuni casi, richieste dai regolamenti federali o statali.
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Fai sapere al dipendente che hai ricevuto la sua richiesta, e se il tempo è un problema, includi la data in cui hai ricevuto la richiesta. Il tempismo potrebbe essere un problema quando il dipendente non ha inviato una richiesta tempestiva o non ha seguito la procedura per richiedere il congedo. Nella tua lettera, riapri le basi per la richiesta del dipendente, ad esempio "La tua richiesta di sei settimane di congedo ai sensi della legge sulla famiglia e il congedo per malattia è stata ricevuta il 1 ° agosto 2013."
Politica aziendale
Se si deve negare la richiesta di permesso del dipendente in base alla politica aziendale, citare la politica e dove trovarla nel manuale del dipendente. Inoltre, includere la parte pertinente della politica aziendale che supporta la negazione della richiesta del dipendente. Potresti scrivere: "Secondo la politica di ABC Enterprises sulle richieste di congedo personale, i dipendenti sono tenuti a presentare una dichiarazione scritta per richiedere il congedo almeno 30 giorni prima dell'inizio del congedo personale. Questa politica si applica alle richieste di ferie personali non FMLA. Si prega di fare riferimento a pagina 30 del manuale dei dipendenti ABC per una spiegazione completa del processo. "
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Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingRegolamento del datore di lavoro
Controlla i tuoi regolamenti federali o statali in materia di congedo mandato. I regolamenti FMLA richiedono che i datori di lavoro seguano determinate regole nel fornire una comunicazione scritta ai dipendenti che richiedono il congedo. Inoltre, alcune leggi statali sul congedo parentale richiedono che tu segua determinati protocolli per notificare al dipendente l'ammissibilità al congedo. Ad esempio, se ti trovi in California, la tua azienda potrebbe avere obblighi di notifica del datore di lavoro imposti dallo Stato ai sensi del California Family Rights Act o della legge sulla gravidanza.
Idoneità del dipendente
In molti casi, l'idoneità dei dipendenti può essere un fattore nel negare una richiesta.Oltre a puntare alla politica sul posto di lavoro, se esiste un regolamento che determina se un dipendente è idoneo per le ferie, cita anche questo. Ad esempio, l'FMLA ha specifiche linee guida sull'idoneità dei dipendenti - il dipendente deve essere stato impiegato per almeno 12 mesi prima dell'inizio del periodo di ferie e durante tale periodo deve avere almeno 1.250 ore di tempo. Inoltre, l'FMLA ha linee guida su chi si qualifica come membro della famiglia, il che spesso complica le condizioni di ammissibilità al congedo. In questi casi, rivolgiti al dipendente a leggi o regolamenti appropriati e, se è disponibile una scheda informativa, come quella per il congedo FMLA, allega una copia alla tua lettera.
alternative
Preservare la relazione tra datore di lavoro e dipendente è una considerazione importante in tutte le decisioni del personale. Se sei in grado di offrire alternative, fallo per ammorbidire il colpo di un diniego categorico. Fare riferimento a un'altra politica aziendale che potrebbe soddisfare la richiesta del dipendente o suggerire che il dipendente riapplichi per un congedo o modificare la sua richiesta in modo che soddisfi i requisiti. Ad esempio, se la richiesta del dipendente non si qualifica per il congedo FMLA, spiegare la politica della società in materia di FMLA e assenze personali.
Consultazione
È inoltre possibile preservare la relazione tra datore di lavoro e dipendente spiegando in modo compassionevole le ragioni del rifiuto durante un incontro privato con il dipendente. Se possibile, rivedi la tua lettera di rifiuto con il dipendente in una consultazione faccia a faccia. Ciò potrebbe aiutare a giustificare la decisione e impressionare il dipendente che se fosse possibile approvare il congedo, lo faresti. Inoltre, fa un mondo di differenza per aiutare il dipendente a capire la posizione dell'azienda e impedisce alla percezione dei dipendenti che le decisioni in materia di risorse umane siano impersonali.
