Nota del redattore: Siamo molto lieti di presentarvi questa colonna ospite dello scrittore ospite Dan Hoffman. Ho avuto il piacere all'inizio di quest'anno di ospitare Dan Hoffman nel mio programma radiofonico e lo spettacolo ha suscitato molto interesse. Dan spiega i vantaggi del VoIP e quando ha senso per la tua azienda.
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Il VoIP, abbreviazione di Voice over Internet Protocol, è una tecnologia che traduce il parlato in piccoli pacchetti di dati, invia questi pacchetti su connessioni dati a banda larga piuttosto che linee telefoniche tradizionali e li traduce in voce una volta raggiunta la destinazione. Il Gruppo Radicati ha recentemente previsto che il 74% di tutte le linee telefoniche aziendali utilizzerà il VoIP nei prossimi tre anni. Per gli imprenditori che fanno il salto al VoIP dai tradizionali servizi telefonici, la possibilità di inviare traffico vocale su reti dati si traduce in grandi vantaggi.
Cosa c'è di così bello nel VoIP?
Molti proprietari di aziende identifichino il VoIP con risparmi sui costi, in gran parte a causa di campagne pubblicitarie diffuse che pubblicizzano le offerte VoIP dei consumatori. Tuttavia, le chiamate meno costose sono solo una piccola parte della storia per il mercato aziendale, che richiede capacità del sistema telefonico abbastanza diverse. Per il mercato aziendale, l'investimento iniziale in attrezzature e le risorse tecniche continue necessarie per installare e gestire con successo un sistema telefonico basato su IP possono essere notevoli e costosi, a seconda della distribuzione. La piena comprensione dell'impatto del VoIP oltre ai risparmi mensili a lunga distanza richiede una valutazione completa dei vantaggi, dei costi e delle scelte associati al VoIP.
Oltre all'investimento iniziale, molte piccole e medie imprese sono riluttanti a implementare i sistemi telefonici VoIP perché dispongono di risorse tecniche e competenze interne limitate e non hanno accesso al vasto personale IT di cui godono le grandi imprese. Inoltre, le piccole e medie imprese spesso non possono rischiare l'affidabilità e la qualità dei problemi che affliggono il servizio telefonico VoIP di consumo fornito via Internet.
Tuttavia, molte aziende concordano sul fatto che i vantaggi del VoIP superano sostanzialmente i costi. Con VoIP, è possibile riconfigurare facilmente il sistema telefonico su un computer senza ricorrere a un tecnico esterno per riprogrammare manualmente il sistema telefonico e adattare spostamenti, aggiunte o modifiche dei dipendenti. Aggiungere nuovi dipendenti e spostare le workstation diventa un processo semplice ed economico, creando un'organizzazione snella e più snella.
Lavoratori remoti, telelavoratori e dirigenti viaggianti apprezzano anche le capacità di utilizzo remoto del VoIP. Che siano a casa o in aeroporto, i lavoratori fuori sede possono utilizzare le estensioni virtuali per connettersi al sistema telefonico dell'ufficio da qualsiasi postazione remota con accesso a Internet a banda larga. I lavoratori remoti e in viaggio possono anche utilizzare un telefono abilitato IP o un softphone (software speciale installato su un laptop o PC per consentirne il funzionamento come telefono) per effettuare e ricevere chiamate come se stessero lavorando alla propria scrivania.
"Proprio come un PC, posso collegare e riprodurre telefoni sia all'interno che all'esterno dell'ufficio ed eseguire mosse, aggiunte e modifiche senza la necessità di invio di servizi", afferma Jeff Edelstein, vicepresidente dell'information technology di Lazare Kaplan, un primo taglio di diamanti azienda. Edelstein passò a un sistema telefonico basato su IP quando la sua azienda trasferì la sua sede centrale a New York City.
Il VoIP consente inoltre una connessione senza interruzioni tra più uffici di un'azienda attraverso un unico sistema di receptionist, auto-attendant e segreteria telefonica. Le aziende con più uffici possono anche utilizzare chiamate interne a quattro cifre tra le posizioni. Ad esempio, Lazare Kaplan ha uffici in tutto il mondo - in luoghi come Israele, Giappone, Belgio e Africa - e utilizzando un sistema di telefonia VoIP, i dipendenti evitano costosi oneri internazionali. Queste funzionalità aiutano a fornire alle aziende una presenza coerente sia per i componenti esterni che interni.
Ulteriori vantaggi dei sistemi telefonici IP sono reti voce e dati consolidate. Mentre i sistemi telefonici analogici richiedono infrastrutture voce e dati separate, VoIP consente a un'unica rete convergente di eseguire entrambi i tipi di applicazioni, riducendo i costi di larghezza di banda per le organizzazioni.
Quali sono le mie opzioni VoIP?
Il VoIP di livello aziendale viene principalmente in due versioni: basata sui locali e in outsourcing. Come un PBX tradizionale o un sistema di chiavi, un sistema telefonico IP basato su locali risiede sul sito del cliente. In questa configurazione, i clienti sono solitamente responsabili dell'acquisto, dell'installazione e della manutenzione di tutte le attrezzature necessarie e della negoziazione di contratti di servizi locali, di lunga distanza, di conferenza e di servizi Internet da più fornitori di servizi.
Al contrario, con un modello in outsourcing il cliente non ha hardware fisico in loco oltre ai telefoni su ogni scrivania e un router gestito. Un singolo fornitore fornisce un servizio tramite un hosted condiviso, un PBX ospitato su connessioni IP private, che di solito sono linee T-1 o DSL. I fornitori in outsourcing offrono in genere servizi all-inclusive per un canone mensile fisso, fornendo il servizio di linea, locale, a lunga distanza e internazionale, servizi di conferenza, manutenzione e supporto e accesso a Internet.
Le soluzioni per sistemi telefonici IP in outsourcing stanno guadagnando popolarità tra le piccole imprese, in particolare quelle che mancano del personale interno e delle risorse interne necessarie per gestire un sistema così complesso da soli. La domanda anticipata di sistemi telefonici VoIP in outsourcing è così forte che la società di servizi di consulenza InfoTech Research Group, che si concentra sulle esigenze IT delle organizzazioni di medie dimensioni, prevede che il 48% dei siti di piccole e medie imprese utilizzeranno una soluzione ospitata entro il 2010 Poiché una terza parte fornisce installazione, aggiornamenti, manutenzione e supporto, il prezioso personale interno è libero di concentrarsi su aspetti strategici più importanti, come la crescita del business.
Le aziende che considerano soluzioni VoIP in outsourcing possono anche lavorare in tandem con consulenti IT o system integrator che capiscono le loro esigenze di rete e dati. In questi casi, è importante che il consulente o l'integratore lavorino a stretto contatto con il fornitore di servizi VoIP in modo che eventuali problemi che si presentano durante l'integrazione vengano gestiti tempestivamente. "Consigliamo il sistema IP Phone in outsourcing di M5 a molti dei nostri clienti che sono alla ricerca di un nuovo sistema telefonico", afferma Jayesh Punater, presidente, fondatore e CEO di Gravitas Technology, un'azienda di servizi IT specializzata nei mercati di hedge fund e private equity. "L'outsourcing della tecnologia dell'informazione e delle comunicazioni consente alle aziende di concentrarsi sulla crescita delle loro attività e soddisfare le esigenze dei loro clienti, piuttosto che spendere cifre preziose per il mantenimento delle apparecchiature del sistema telefonico". Sei pronto per il VoIP?
I sistemi telefonici VoIP offrono maggiore flessibilità e capacità di miglioramento della produttività precedentemente ottenibili solo dalle aziende Fortune 500. Ora accessibile a un pubblico più ampio, la tecnologia può rendere le piccole e medie imprese affidabili, accessibili e orientate ai servizi come le loro controparti aziendali più grandi. Se non è ancora chiaro se la tua azienda è pronta per il VoIP, rispondere alle seguenti domande può facilitare la tua decisione: Quando sei pronto per presentare la tua azienda al VoIP, assicurati di lavorare con un fornitore di servizi competente e affidabile di cui ti fidi. Incontra tutti i principali attori dell'organizzazione e parla ai clienti esistenti con requisiti simili ai tuoi. E se non si dispone delle risorse interne, consultare una terza parte qualificata per valutare la tecnologia prima di effettuare la selezione. Circa l'autore: Dan Hoffman è Presidente e CEO di M5 Networks, con sede a Manhattan (www.m5net.com). La società attualmente fornisce il suo sistema IP Phone in outsourcing a oltre 450 piccole e medie imprese nell'area metropolitana di New York. Dan può essere raggiunto a email protected
