Ruolo di un gestore documenti

Un document manager è membro dello staff IT il cui obiettivo è organizzare, aggiornare e migliorare il flusso di lavoro complessivo della documentazione all'interno di un'azienda. Le aziende sono i maggiori datori di lavoro di gestori di documenti, anche se alcune industrie - come grandi società immobiliari, servizi legali, finanziamenti, assistenza sanitaria e assicurazioni - hanno probabilmente un gestore di documenti a disposizione indipendentemente dalle dimensioni. La maggior parte delle posizioni dei responsabili dei documenti richiede un minimo di 1-3 anni di esperienza precedente; tuttavia, i neolaureati con una formazione specializzata possono trasferirsi direttamente nella posizione. La competenza con software specifici, come i sistemi di gestione dei documenti e / oi programmi di gestione delle relazioni con i clienti, è essenziale per la funzione di lavoro. I responsabili dei documenti hanno cinque principali responsabilità lavorative: aumentare l'accessibilità, archiviare i documenti, aggiornare le informazioni, registrare la tracciabilità e recuperare i documenti.

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Aumentare l'accessibilità

I dipendenti hanno bisogno di accedere a documenti come lettere di presentazione, materiale di marketing, tutorial e informazioni sui clienti per completare il loro lavoro. Tradizionalmente, i dipendenti hanno salvato questi file direttamente sui loro dischi rigidi per l'accesso futuro, ma c'è il rischio che i file diventino obsoleti. Inoltre, i dipendenti possono perdere tempo prezioso a pettinare i propri dischi rigidi per documenti che non hanno mai scaricato. Un sistema di gestione dei documenti risolve tutti questi problemi. Crea un punto focale in cui tutti i documenti vengono salvati. Inoltre, questi stessi documenti possono essere condivisi con lo staff e i clienti attraverso un sito web. La maggior parte dei sistemi di gestione dei documenti può essere facilmente resa disponibile su un sito Web; il vantaggio è che è accessibile a chiunque disponga di una connessione Internet e non richiede software o installazioni aggiuntivi da visualizzare (potrebbe richiedere un nome utente e una password, ma è possibile specificarlo).

Archiviazione di documenti

L'IRS richiede alle istituzioni finanziarie di conservare tutta la documentazione relativa a un cliente per cinque anni dopo la chiusura dell'account. Il Dipartimento di giustizia richiede un periodo di tempo ancora più lungo per gli uffici legali, il che significa che tutti questi file devono andare da qualche parte. I gestori di documenti archiviano in genere i documenti in ordine cronologico, anche se alcuni preferiscono in ordine alfabetico a seconda della quantità di informazioni da memorizzare. Se si tratta di un ufficio privo di supporti cartacei, i documenti devono essere sottoposti a backup (in due posizioni distinte), quindi eliminati dal server.

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Aggiornamento dei documenti

A seconda delle dimensioni dell'organizzazione, le capacità di scrittura possono essere un elemento chiave per il ruolo di un gestore di documenti. Le lettere di copertura, i modelli e le esercitazioni richiedono aggiornamenti costanti per rimanere pertinenti. Inoltre, le dichiarazioni sulla privacy, i contratti in bianco e i documenti tecnici ricevono piccole modifiche circa una volta all'anno. Indipendentemente dal fatto che il responsabile del documento apporti tali modifiche personalmente, sarà sua responsabilità garantire che tutti utilizzino le versioni più aggiornate. Il modo più semplice per farlo è utilizzare un sistema di gestione dei documenti.

Registrazione della tracciabilità

I documenti cambiano, ed è responsabilità del gestore dei documenti sapere chi ha apportato le modifiche. La tracciabilità è una caratteristica standard nella maggior parte dei software di gestione dei documenti. Tuttavia, un document manager può tracciare la tracciabilità senza il software rendendo ogni documento di sola lettura e quindi registrando le modifiche richieste così come sono state ricevute.

Recupero di documenti

Ci saranno momenti in cui un gestore di documenti deve trovare elementi già archiviati. Il più delle volte, questo è a causa di audit, cause legali e disastri naturali, che richiedono tutti record meticolosi degli eventi passati. Per questo motivo, i responsabili dei documenti devono archiviare i materiali nel modo più logico e accurato possibile. In questo modo, qualsiasi gestore di documenti può accedere a quei record necessari, indipendentemente da chi li ha memorizzati in origine. Quando si tratta di preparare i disastri naturali, memorizzare un backup del server dell'ufficio da qualche parte al di fuori dell'ufficio. Se possibile, memorizzarlo in una regione diversa, ad esempio un ufficio satellite.