Come mantenere le applicazioni di lavoro su file

Il Civil Rights Act del 1964 richiede che le domande di lavoro siano conservate in archivio per almeno un anno. Se si sa che un richiedente ha più di 40 anni, la sua domanda deve essere conservata per due anni, in base alla Discriminazione per età nella legge sull'occupazione. Le leggi dello stato potrebbero richiedere anche un periodo più lungo per trattenere i record dei candidati al lavoro. A causa delle normative statali e federali, un accurato sistema di archiviazione e archiviazione dei candidati è una parte importante del business. Potrebbe anche essere necessario ricontrollare con questi candidati se il dipendente che hai assunto non funziona.

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Utilizzare un software di gestione elettronica per creare e archiviare applicazioni di lavoro. Diversi programmi online consentono agli utenti di creare tali moduli elettronici come applicazioni di lavoro. Questi moduli di lavoro vengono inviati e salvati elettronicamente e consentono lo stoccaggio senza carta. Poiché la maggior parte delle applicazioni arriva via e-mail, questo è un modo semplice per archiviare materiale in file che non occupano spazio fisico. L'utilizzo di un flusso di lavoro elettronico archiviato nel sistema di gestione dei documenti della tua azienda richiede sicurezza, pertanto i file di lavoro non saranno hackerati o visualizzati da personale non autorizzato. Imposta il tuo computer in modo che ti invii automaticamente degli avvisi per ricordarti quando i file devono essere cancellati o revisionati.

Impostare i file del personale dell'applicazione di lavoro in cartelle di carta. Pianifica un sistema di archiviazione efficiente utilizzando cartelle di file con codice colore conservate in cassetti, scaffali o schedari. Stampa curriculum e domande di lavoro pervenute via e-mail e archiviale con le domande compilate di persona o inviate per posta. I candidati possono essere registrati per nome o numero di previdenza sociale in sezioni determinate dal tipo di lavoro. Ad esempio, i lavori di vendita verrebbero elencati in una cartella denominata "Vendite" e i candidati sarebbero messi in ordine in base al cognome o numericamente mediante numeri di identificazione. Proteggi i file in un armadietto o stanza chiusa.

Conservare i documenti per almeno quattro anni se un candidato di lavoro ti fa causa per assunzione di discriminazione. Normalmente la Commissione per l'occupazione equa richiede di mantenere le richieste richieste per almeno un anno, ma se si sta affrontando un'azione legale, l'EEOC raccomanda di mantenere le domande di lavoro per almeno quattro anni. Se non archivi le tue applicazioni correttamente, l'EEOC potrebbe addebitarti pratiche di assunzione discriminatorie o violazioni alla registrazione.

Distruggi le domande di lavoro dopo il periodo legale per averle chiuse. Stabilire un sistema con promemoria per farlo. Contatta il tuo dipartimento IT per rimuovere i tuoi file elettronici in modo corretto e distruggere le applicazioni di lavoro su carta. Questo è importante perché i file dell'applicazione di lavoro contengono informazioni personali come numeri di previdenza sociale e dati sull'occupazione che devono essere mantenuti strettamente riservati.